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《whl公司管理系統(tǒng)規(guī)定合同管理系統(tǒng)規(guī)定》由會員上傳分享,免費在線閱讀,更多相關(guān)內(nèi)容在應(yīng)用文檔-天天文庫。
1、實用文案合同管理規(guī)定1.目的和范圍為加強公司的合同管理,保證合同的簽訂、履行、變更、解除的規(guī)范化、嚴(yán)謹(jǐn)化,維護(hù)公司及所屬子公司、分公司對自身和對外經(jīng)濟(jì)交往中的合法權(quán)益,提高整體經(jīng)濟(jì)效益,避免因合同管理出現(xiàn)漏洞而給公司造成不必要的損失,特制定本規(guī)定。本規(guī)定適用于公司內(nèi)所有協(xié)議類文本的審核工作。2.規(guī)范性引用文件《文件控制程序》《合同管理規(guī)定》3.術(shù)語解釋3.1本規(guī)定所稱合同是指公司及所屬子公司、分公司與自然人、法人、其他經(jīng)濟(jì)組織之間所簽訂的涉及設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的所有合同。包括設(shè)計、制作、印刷、銷售
2、、租賃、采購、借款、融資、合作、保險、廣告宣傳、培訓(xùn)、工程、招聘等涉及公司對外經(jīng)濟(jì)方面的合同。不包括人事勞動合同的管理。3.2合同管理是指公司對自身及所屬子公司、分公司與自然人、法人、其他經(jīng)濟(jì)組織之間簽訂、履行、變更、終止、解除合同的各個環(huán)節(jié)所實施的全過程管理。4.職責(zé)和權(quán)限標(biāo)準(zhǔn)文檔實用文案公司的合同管理部門涉及:經(jīng)理辦公會、行政管理中心、財務(wù)管理中心、合同簽訂部門、審計部。4.1經(jīng)理辦公會負(fù)責(zé)對合同管理規(guī)定、重大合同進(jìn)行審批。4.2行政管理中心的具體職責(zé)包括:4.2.1審查合同,參加重大合同的預(yù)言和談判;4.
3、2.2合同專用章的保管和使用;4.2.3合同的存檔;4.2.4參與合同糾紛的調(diào)解和相關(guān)訴訟;4.2.5檢查各部門合同的履行情況。4.3財務(wù)部的具體職責(zé)為:4.3.1建立合同臺帳;4.3.2負(fù)責(zé)并審核合同付款工作;4.3.3對具有下列情形的業(yè)務(wù),應(yīng)當(dāng)拒絕付款:4.3.3.1應(yīng)當(dāng)訂立書面合同而未訂立的;4.3.3.2收款單位與合同對方當(dāng)事人名稱不一致,且無相關(guān)證明材的;4.3.3.3不符合合同簽訂流程的。4.4合同經(jīng)辦部門、經(jīng)辦人員的職責(zé):4.4.1合同簽訂部門負(fù)責(zé)公司合同的談判、起草合同文件、辦理授權(quán)委托,參與招
4、標(biāo)、投標(biāo)、進(jìn)行法律論證,對合同簽訂、履行的全過程負(fù)直接責(zé)任。標(biāo)準(zhǔn)文檔實用文案4.4.2合同簽訂人員具體負(fù)責(zé)合同的立項、可行性研究、對方當(dāng)事人資信情況調(diào)查、合同談判、文本起草、報批、簽約、履行、變更或解除并參與合同糾紛處理。4.4.3合同簽訂部門分管領(lǐng)導(dǎo)對合同的簽署及履行有批準(zhǔn)及監(jiān)督權(quán),為合同的直接責(zé)任人。4.4.4合同簽訂部門應(yīng)自始至終對合同談判、簽訂、履行的工作認(rèn)真負(fù)責(zé),并就上述環(huán)節(jié)的相關(guān)事宜及時與行政管理中心溝通。4.5審計部負(fù)責(zé)對合同及合同的履行、款項的支付進(jìn)行審計。5.工作程序5.1訂立合同應(yīng)當(dāng)遵循以下
5、原則:5.1.1平等原則;5.1.2公平原則;5.1.3誠實信用原則;5.1.4遵守法律,不得損害社會公共利益和公司利益的原則。5.2合同的訂立和審核5.2.1凡以公司名義對外發(fā)生經(jīng)濟(jì)活動的,除經(jīng)理辦公會特批處理外,所有單筆或累計交易金額在伍仟元以上的應(yīng)訂立權(quán)利義務(wù)條款。國家規(guī)定采用標(biāo)準(zhǔn)格式合同文本的,則必須依照該標(biāo)準(zhǔn)制訂。5.2.2標(biāo)準(zhǔn)文檔實用文案合同立項前,合同承辦部門或承辦人必須審查對方當(dāng)事人的合法資格,如經(jīng)營范圍、履約能力、資信狀況等,需要提供擔(dān)保的還必須審查擔(dān)保人的擔(dān)保能力。其任何一項審查不合格的不能
6、簽訂合同。5.2.3合同簽訂部門須確定合同相對方的簽約能力和資質(zhì)后,將以下材料交行政管理中心法務(wù)審核后方可進(jìn)行合同談判。5.2.3.1對方資質(zhì)復(fù)印件:(1)一般合同需提供對方經(jīng)過年檢并加蓋公章的營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件;(2)特殊(技術(shù))合同還需對方提供資質(zhì)證明(如:食品、工程等);(3)房屋租賃需提供房產(chǎn)證明。5.2.2.2代理人需提供委托書和身份證復(fù)印件等相關(guān)證明文件。5.2.3.3待審的《合同》。5.2.3.4《合同審批會簽單》。5.2.4合同談判和簽訂應(yīng)優(yōu)先使用公司合同范本,在公司沒有合同范本的情況下可使用對
7、方的合同。合同在簽訂前應(yīng)由行政管理中心法務(wù)審核。5.2.5合同審核期的確立將根據(jù)經(jīng)濟(jì)活動的內(nèi)容定為1-5天。各部門應(yīng)根據(jù)自身工作安排,應(yīng)預(yù)留出不少于3天的審查時間,標(biāo)準(zhǔn)文檔實用文案提前將合同交行政管理中心法務(wù)審核。嚴(yán)禁當(dāng)天簽訂當(dāng)天審核。5.2.6合同的談判須由部門最高負(fù)責(zé)人或指定的專人參加,必要時由行政管理中心法務(wù)人員或公司法律顧問共同參加。如需法務(wù)人員或法律顧問陪同進(jìn)行合同談判,應(yīng)提前2-3天通知法務(wù)人員以便安排日程。未經(jīng)主管本部門最高負(fù)責(zé)人同意,任何人員不得單獨進(jìn)行合同談判。5.2.7對外訂立的合同,嚴(yán)禁以
8、下行為:5.2.7.1嚴(yán)禁使用傳真件。5.2.7.2嚴(yán)禁在空白紙張上蓋章。原則上先由對方簽字蓋章后我方才予以簽字蓋章。5.2.7.3嚴(yán)禁我方簽字蓋章后以傳真、信函、特快專遞等形式交對方簽字蓋章。5.2.7.4嚴(yán)禁將對方已蓋章的合同文本提交法務(wù)審核。5.2.7.5嚴(yán)禁當(dāng)天簽訂合同當(dāng)天審核。特殊情況下的處置辦法,須由行政管理中心總監(jiān)特批。單份合同文本在兩頁以上的須加蓋騎縫章。5.2.8《合