內(nèi)部控制手冊簿-規(guī)定合同管理系統(tǒng)

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1、實(shí)用標(biāo)準(zhǔn)19.1合同管理1.1概述規(guī)定了XX股份有限公司集團(tuán)總部及其下屬公司（下屬公司是指XX股份有限公司投資（參股或控股）或托管或由上海XX有限公司托管的公司）合同管理工作，旨在確保合同管理符合國家法律、法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)章制度的要求，規(guī)范合同管理制度及管理模式，依據(jù)公平公正及誠實(shí)信用原則訂立合同，依法有效監(jiān)督、管理，保證履約順利進(jìn)行，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益。1.2適用范圍適用于XX股份有限公司集團(tuán)總部及其下屬公司。1.3相關(guān)制度合同管理制度。1.4職責(zé)分工合同經(jīng)辦部門：對合同簽訂和全面履行負(fù)責(zé)，具體包括：確定經(jīng)辦人，合同招投標(biāo)，合同談判，相對人資信調(diào)查，起草合同文本，辦理合同評審流程，負(fù)責(zé)合

2、同的簽署、用印流程，全面履行合同并跟蹤履行情況，及時(shí)保存證據(jù)，協(xié)助法律事務(wù)部處理合同糾紛。財(cái)務(wù)部：負(fù)責(zé)評審合同的單價(jià)、總價(jià)、付款方式、結(jié)算辦法、稅務(wù)、保險(xiǎn)等條款。法律事務(wù)部：負(fù)責(zé)制定合同管理制度，制作合同范本，評審合同的完整性、有效性、用語準(zhǔn)確性、合法性、合規(guī)性，監(jiān)督合同履行情況。質(zhì)量部：負(fù)責(zé)品質(zhì)協(xié)議、環(huán)保協(xié)議、買賣合同中有關(guān)質(zhì)量條款的評審。其他相關(guān)業(yè)務(wù)部門：按照部門職責(zé)權(quán)限結(jié)合合同的實(shí)際情況進(jìn)行評審。行政部：對公司合同檔案進(jìn)行管理，登記簽訂合同的情況；督促合同及時(shí)歸檔。文檔實(shí)用標(biāo)準(zhǔn)運(yùn)營中心：負(fù)責(zé)合同專用章保管和按規(guī)定使用。文檔實(shí)用標(biāo)準(zhǔn)1.5流程圖文檔實(shí)用標(biāo)準(zhǔn)1.6控制目標(biāo)序號《內(nèi)控手冊

3、》唯一具體控制目標(biāo)編號控制目標(biāo)目標(biāo)類別119.1-CT1確保有明確的合同歸口管理部門相關(guān)規(guī)章制度經(jīng)營效率目標(biāo)219.1-CT2確保合同條款符合公司利益經(jīng)營效率目標(biāo)319.1-CT3確保合同簽訂得到適當(dāng)授權(quán)審批經(jīng)營效率目標(biāo)419.1-CT4確保合同按照條款履行合法合規(guī)目標(biāo)519.1-CT5確保合同及時(shí)、完整歸檔經(jīng)營效率目標(biāo)619.1-CT6確保合同及時(shí)至相關(guān)監(jiān)管部門進(jìn)行登記合法合規(guī)目標(biāo)719.1-CT7確保合同爭議得到妥善處理經(jīng)營效率目標(biāo)819.1-CT8確保與合同有關(guān)的證據(jù)得到妥善保存經(jīng)營效率目標(biāo)文檔實(shí)用標(biāo)準(zhǔn)1.6控制矩陣風(fēng)險(xiǎn)編號風(fēng)險(xiǎn)描述對應(yīng)控制目標(biāo)編號關(guān)鍵控制措施編號關(guān)鍵控制措施不相容

4、職務(wù)控制活動類型對應(yīng)制度控制痕跡會計(jì)報(bào)表認(rèn)定會計(jì)報(bào)表項(xiàng)目1存在和發(fā)生/真實(shí)性；2完整性；3權(quán)利與義務(wù)；4估價(jià)或分?jǐn)偅?表達(dá)和披露1234519.1-R1沒有重大合同和一般合同的區(qū)分，導(dǎo)致重大合同和一般合同審批簽訂流程完全相同，可能導(dǎo)致公司利益損失，影響公司經(jīng)營效率目標(biāo)19.1-CT219.1-CA1公司應(yīng)當(dāng)制定合同管理規(guī)定，并在合同簽署授權(quán)時(shí)，應(yīng)根據(jù)合同金額、合同類型授予審批權(quán)限，明確相關(guān)授權(quán)人審批的權(quán)限范圍。　預(yù)防型合同管理制度　　　　　　　　　　19.1-R219.1-CT219.1-CA2合同經(jīng)辦人負(fù)責(zé)對指定業(yè)務(wù)進(jìn)行前期調(diào)研、市場詢價(jià)、對方資信調(diào)查和制作招標(biāo)文件等業(yè)務(wù)。　預(yù)防型合同

5、管理制度　　　　　　　文檔實(shí)用標(biāo)準(zhǔn)未對擬簽約對象進(jìn)行針對合同條款中的履約能力和獨(dú)立承擔(dān)民事責(zé)任的能力進(jìn)行評審，影響后續(xù)合同的執(zhí)行，產(chǎn)生法律風(fēng)險(xiǎn)，影響公司合法合規(guī)目標(biāo)合同經(jīng)辦人應(yīng)對所簽訂合同的真實(shí)性、完整性和可行性負(fù)責(zé)，在簽約前，合同經(jīng)辦人應(yīng)到合同相對人現(xiàn)場對其主體資格、經(jīng)營狀況、資信情況、履約能力進(jìn)行調(diào)查和審核。必要時(shí)應(yīng)要求其出具資產(chǎn)負(fù)債表、資金證明、注冊會計(jì)師簽署的驗(yàn)資報(bào)告等相關(guān)文件，交由公司財(cái)務(wù)部審核確認(rèn)。19.1-R3合同談判的重要事項(xiàng)沒有形成文件記錄，出現(xiàn)爭議時(shí)無據(jù)可依，影響后續(xù)合同的簽訂，影響公司經(jīng)營效率目標(biāo)19.1-CT819.1-CA3合同經(jīng)辦部門與對方進(jìn)行合同談判時(shí)，應(yīng)形

6、成雙方認(rèn)可的會議紀(jì)要（一式二份），作為合同簽訂依據(jù)由雙方妥善保管?！☆A(yù)防型合同管理制度會議紀(jì)要　　　　　　19.1-R419.1-CT219.1-CA4編制/審核預(yù)防型合同管理制度OA審批流程　　　　　　文檔實(shí)用標(biāo)準(zhǔn)合同審批中提出的審核意見未具體落實(shí)到最終合同條款中，導(dǎo)致法律風(fēng)險(xiǎn)及經(jīng)濟(jì)損失，影響公司合法合規(guī)目標(biāo)合同簽訂前，經(jīng)辦人須將各合同審核監(jiān)督部門及領(lǐng)導(dǎo)審核意見予以落實(shí)，添加或修改合同文本后，方可提交合同審核OA流程。要求經(jīng)辦人嚴(yán)格按照OA流程中的合同內(nèi)容打印正本。后續(xù)OA流程中合同經(jīng)法務(wù)審批通過后將標(biāo)注電子水印。19.1-R5合同對違約約定條款不夠明確，導(dǎo)致出現(xiàn)違約，進(jìn)而公司追償困難

7、，造成經(jīng)濟(jì)損失和法律風(fēng)險(xiǎn)，影響公司合法合規(guī)目標(biāo)19.1-CT219.1-CA5合同審核監(jiān)督部門對合同中的違約處理進(jìn)行嚴(yán)格評審，法律事務(wù)部負(fù)責(zé)違約責(zé)任的準(zhǔn)確、完整、合規(guī)，合同經(jīng)辦部門及財(cái)務(wù)部對違約處理?xiàng)l款的合理性進(jìn)行審批。編制/審核預(yù)防型合同管理制度　　　　　　　19.1-R6合同約定的處理糾紛方式不合理，導(dǎo)致對公司處理糾紛不利，影響公司合法合規(guī)目標(biāo)19.1-CT219.1-CA6在合同會審過程中，法務(wù)管理人員須對合同條款中的爭議/糾