秘書常識：接打電話和處理電話中問題的方法

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1、我真正系統(tǒng)地接觸和學習黨的基本知識是在這次中級黨校的培訓班上。通過學習，了解了黨的發(fā)展歷程，對黨的性質、宗旨、任務等基本知識有了進一步的了解秘書常識：接打電話和處理電話中問題的方法　　(一)、處理電話留言的一般原則　　1、簡潔：在記錄留言時，要抓住要點，排除無用的話語，讓受讓人一看就明白;　　2、完整：留言中若提到有關日期、時間、數字等重要信息，要非常仔細地記全，不要遺漏;　　3、準確：要確保信息記錄的正確，包括雙方的姓名，對方的單位、電話號碼，來電日期、時間，來電的內容等。一定要在留言上簽字，以防收到信息的人有什么

2、疑問。在記錄完留言后應將留言中的數字信息、地址等重要內容與地方作核查，確認準確;　　4、及時送達留言：記錄者應盡早傳遞留言，如果留言是緊急內容，應將留言表中緊急一項標出，提醒接收者。當留言出錯的時候。最好坦然向對方承認，取得諒解，并盡快采取補救措施。　　(二)、接電話的方法　　1、“響鈴不過三”　　秘書在電話鈴響后，應迅速接聽。鈴聲響了三次以上才拿起話筒是缺乏效率的表現(xiàn)，勢必給來電話者留下不好的第一印象。如果耽擱了一會兒，拿起電話后，要先向來電者真誠地表示歉意：“對不起，讓您久等了?！睂h的認識也有了進一步的提高。才

3、真正體會到了中國共產黨的偉大、光榮和正確，更感到只有中國共產黨是全中國最廣大人民利益的忠實代表我真正系統(tǒng)地接觸和學習黨的基本知識是在這次中級黨校的培訓班上。通過學習，了解了黨的發(fā)展歷程，對黨的性質、宗旨、任務等基本知識有了進一步的了解　　2、接電話的問候語　　先要問候，對外接報出單位名稱，對內線報出部門名稱。　　比如：“你好!天地公司?！被颍骸澳愫?，銷售部辦公室，我是劉海。”　　3、如果來電要找的人不在或因開會不能接電話，秘書可有以下三種選擇：　?、偃绻郎纤竞螘r回來，可以告訴對方到時再打過來。如：　　“很抱歉，劉

4、海先生正巧不在，您過一會兒再打來好嗎?估計他9點鐘左右回來?！薄　、诳烧垖Ψ搅粝滦彰碗娫捥柎a，等上司回來后再同他聯(lián)系。如：　　“請您留下電話號碼好嗎?這樣劉經理可以給您回電話。”　?、劭稍儐枌Ψ绞欠裨敢馀c其他人通話，但要告知對方你要轉給人員部門，并征求對方同意。如：　　“關于合同一事，你想同其他人談一談嗎?我們的銷售部馬經理正在辦公室，要不要我把你的電話轉過去?”　　4、記錄并引用對方的名字　　秘書應該有意識的訓練自己的聽辯能力，假如對方是老客戶，經常打來電話，你開口就弄清楚他的聲音時，秘書可以用合適的稱謂問好：“

5、您好，王經理”這將給對方留下受到特別重視的印象。對黨的認識也有了進一步的提高。才真正體會到了中國共產黨的偉大、光榮和正確，更感到只有中國共產黨是全中國最廣大人民利益的忠實代表我真正系統(tǒng)地接觸和學習黨的基本知識是在這次中級黨校的培訓班上。通過學習，了解了黨的發(fā)展歷程，對黨的性質、宗旨、任務等基本知識有了進一步的了解　　5、接電話的語調　　利用清晰而愉快的語調接電話能顯示出說話人的職業(yè)風度和可親的性格。在說過“你好”并自報姓名后，你是熱情還是心不在焉全都會通過說話語調暴露出來?！　≌f話應稍慢而清晰，要注意措詞。說話時要面

6、帶微笑，使聲音聽起來更為熱情?！　≌Z調要平穩(wěn)、安詳，不可時兒細語時而高聲大叫，更不能陡然提高音調?！　‰娫捳Z言溝通的3大特點是：聲音和諧有序、態(tài)度和靄可親，言辭得體準確?！　?、排除干擾　　要是在通話時想要打噴嚏或咳嗽，應偏過頭，掩住話筒，并說聲“對不起”。千萬不要邊打電話邊嚼口香糖或吃東西?！　苊獯螂娫挄r和旁邊的人交談?！　∽⒁獠灰尫块g里的背景聲音干擾電話交談?！　∪绻ㄔ捴杏龅骄€路出現(xiàn)毛病或串線，應盡快處理，并建議對方待會兒再打。這樣做，也許會耽誤一點時間，但比較禮貌。　　7、要做好電話記錄　　(三)、撥打

7、電話的方法　　1、首先報出本人的姓名和單位名稱對黨的認識也有了進一步的提高。才真正體會到了中國共產黨的偉大、光榮和正確，更感到只有中國共產黨是全中國最廣大人民利益的忠實代表我真正系統(tǒng)地接觸和學習黨的基本知識是在這次中級黨校的培訓班上。通過學習，了解了黨的發(fā)展歷程，對黨的性質、宗旨、任務等基本知識有了進一步的了解　　為了使對方能聽清楚，說話節(jié)奏應比交談時稍慢些。建議報出自己的全名。這實際上是一種自我推銷的方式，可以使對方加深對你的印象。比如，您可以這樣說：“您好!我是天地公司的劉海。請問王先生在嗎?”如果是秘書接的，等

8、本人來接時，還須再報一次姓名和單位?！　∶貢榻B自己的方法主要取決于兩個因素：　　一是確定電話是內線還是外線;二是能否清楚接電話的人是誰?！　∪绻蛲饩€，秘書不認識對方，應作詳細的自我介紹，如“您好，我是劉海。天地公司銷售部的秘書。”　　如果打內線，秘書可區(qū)別對待。以下幾種自我介紹可視不同情況采用。　　“我是劉海，王先生的秘書?！薄　　拔沂卿N售