166河北中煤旭陽焦化有限公司會議管理制度

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1、河北中煤旭陽焦化有限公司發(fā)文稿紙簽發(fā):李慶華會簽:周調(diào)會討論通過部門審核:劉景軍擬稿人:馬強(qiáng)標(biāo)題:河北中煤旭陽焦化有限公司會議管理制度發(fā)文字號:中旭發(fā)(2014)第166號附件:主送單位:公司高層領(lǐng)導(dǎo)抄送單位:各車間、部門打印份數(shù):1校對人:馬強(qiáng)2014年4月15日擬稿2014年6月27日發(fā)稿1700166河北中煤旭陽焦化有限公司文件中旭發(fā)(2014)17號簽發(fā)人:李慶華河北中煤旭陽焦化有限公司會議管理制度(本制度2008年5月第一次修訂;2010年4月第二次修訂;2014年4月第三次修訂)第一章總則第一條為規(guī)范公司會議管理

2、,提高會議效率,保證會議質(zhì)量和效果,特制定本制度。第二章會議組織第二條會前準(zhǔn)備1、通常會前準(zhǔn)備工作包括擬定并發(fā)出會議通知,與會人員準(zhǔn)備會議資料,會議室及會議用品準(zhǔn)備等。2、擬定會議通知。根據(jù)各級會議要求,會議組織部門負(fù)責(zé)草擬會議通知,包括會議議程、參會人員、會議時(shí)間、會議地點(diǎn)、會議主題、會場紀(jì)律、會議記錄人及其他會議要求等,并報(bào)會議主持人(參加會議的最高領(lǐng)導(dǎo))審批確定。173、發(fā)出會議通知。會議組織部門負(fù)責(zé)將會議主持人審批確定后的會議通知提前發(fā)至與會人員郵箱,同時(shí)抄送總管理部。公司級會議除緊急會議、臨時(shí)會議外,會議組織者需提

3、前一個(gè)工作日通知參會人員。4、與會人員準(zhǔn)備會議資料。與會人員收到會議通知后,應(yīng)根據(jù)會議準(zhǔn)備會議用資料,并在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將電子版會議資料發(fā)送送至組織部門指定郵箱。組織部門匯總整理后于會前一天發(fā)送到與相關(guān)人員郵箱,供提前閱讀以提高會議討論效率。對需打印的會議資料,與會人員應(yīng)提前通知組織部門做好準(zhǔn)備。5、會議室及會議用品準(zhǔn)備。會議組織部門根據(jù)會議要求,安排會議室及準(zhǔn)備會議用品,包括按照會議要求布置參會人員座位、擺放桌簽,調(diào)試會議用電腦、投影儀、話筒及其他照相攝錄等設(shè)備,提供鐳射筆、插線板、計(jì)算器、白板筆、錄音筆及配用電池等物品。6

4、、集團(tuán)在公司召開的重大會議或公司承辦的重要接待會議,由總管理部負(fù)責(zé)制定詳細(xì)的會議籌備方案;公司級會議或部門會議一般不準(zhǔn)備茶水、礦泉水和水果,如果有需要,經(jīng)總經(jīng)理同意后安排行政服務(wù)中心或采購部落實(shí)。需要擺放桌簽的由總管理部統(tǒng)一提供并由會議組織者根據(jù)具體會議擺放,需要照相的由總管理部安排,需要攝像、音響、視頻、筆記本電腦、投影等設(shè)備準(zhǔn)備的由信息管理部負(fù)責(zé)。第三條會中管理1、參會人員應(yīng)于會前五分鐘進(jìn)入會場就座,并應(yīng)保持維護(hù)會場秩序,保持會場肅靜。2、會議組織者應(yīng)提前將電子文件按議程確定的發(fā)言順序編號,播放過程中應(yīng)保持流暢,同時(shí)負(fù)責(zé)

5、將錄音筆置于合適位置,保證錄音效果。173、參會人員發(fā)言時(shí),要言簡意賅,簡明扼要,其他人不得隨意打斷,討論問題時(shí),要依次發(fā)言,要充分發(fā)表意見,不能場上不說,場外亂說。4、與會期間要將手機(jī)調(diào)成振動或靜音,會議期間不允許接打電話,如遇重大事項(xiàng),在不影響會議的情況下可請示主持人到場外處理。5、會議期間不得隨意出入會場,不得大聲喧嘩。第四條會后管理1、會議結(jié)束后,會議組織部門負(fù)責(zé)將現(xiàn)場剩余文件和需繳回的文件收訖,需銷毀的要及時(shí)銷毀。2、整理會議紀(jì)要與記錄。會議記錄人應(yīng)根據(jù)現(xiàn)場文字記錄及錄音文件整理會議紀(jì)要。3、格式要求。會議紀(jì)要需按

6、要求進(jìn)行編號,其他內(nèi)容要素應(yīng)全面,包括會議時(shí)間、會議地點(diǎn)、參加人員、會議議題、會議決議及布置的重點(diǎn)工作,并制作工作督辦表,要求填寫工作內(nèi)容、完成時(shí)間、責(zé)任人等。4、時(shí)間要求。會議紀(jì)要應(yīng)于會議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)完成整理,48小時(shí)內(nèi)完成審批發(fā)布。5、工作催辦。會議組織者根據(jù)工作督辦表對會議決策事項(xiàng)進(jìn)行跟蹤催辦,并在下次會議開始前匯報(bào)各事項(xiàng)的完成情況。對會議決策事項(xiàng)的完成時(shí)間要求為一個(gè)月以上的,應(yīng)以月為節(jié)點(diǎn)進(jìn)行催辦;完成時(shí)間要求超過一周、不足一個(gè)月的,應(yīng)以周為節(jié)點(diǎn)進(jìn)行催辦;完成時(shí)間為一周內(nèi)的,應(yīng)以天為節(jié)點(diǎn)進(jìn)行催辦。6、會議精神傳達(dá)。

7、各級會議的主要決議事項(xiàng)應(yīng)及時(shí)向相關(guān)人員傳達(dá)。17第三章會議紀(jì)律第五條會議紀(jì)律由總管理部監(jiān)督并執(zhí)行考核。第六條會議出勤。參會人員無正當(dāng)理由遲到或早退的,處以每次100元的罰款。如不能參加會議,應(yīng)向主持人請假,對未請假的缺席人員處以每次200元的罰款。凡請假未獲批準(zhǔn)而擅自不參會人員處以每次300元的罰款。第七條參會者必須自覺遵守會場紀(jì)律:(一)會議期間,須將手機(jī)調(diào)為靜音、震動或關(guān)機(jī),會議中手機(jī)鈴響一次,罰手機(jī)持有者50元;會議期間一般不允許接打手機(jī),確因特殊情況需要接打手機(jī)的,須向會議主持人說明情況,經(jīng)同意后到會議室外接打手機(jī)。

8、(二)會議期間不準(zhǔn)隨意走動,不準(zhǔn)交頭接耳、開小會、閑聊,不準(zhǔn)打瞌睡、玩手機(jī)或看與會議無關(guān)的資料,發(fā)現(xiàn)一次罰款50元,并當(dāng)場批評。因特殊情況需要臨時(shí)離開會場者,須經(jīng)主持人同意,并輕手輕腳,盡量不影響他人;對會議期間做與會議無關(guān)事情者,會議主持人應(yīng)當(dāng)場批評教育。(三)會議期間別人發(fā)言時(shí)要保持安

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