淺談控制采購成本的策略

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1、...淺談控制采購成本的策略期供稿文/賀佃斌[導(dǎo)讀]采購談判時(shí)采購商與供應(yīng)商之間所進(jìn)行的貿(mào)易談判，是采購的一項(xiàng)重要工作，也是賀佃斌HeDianbin（山東省科學(xué)器材供應(yīng)服務(wù)站，濟(jì)南250014）摘要：通過對(duì)大量復(fù)雜采購活動(dòng)進(jìn)行分析，企業(yè)管理者發(fā)現(xiàn)采購環(huán)節(jié)存在著很大的利潤(rùn)空間，通過正確的運(yùn)作和管理，可以降低企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營成本，大幅度提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和綜合競(jìng)爭(zhēng)力，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。關(guān)鍵詞：采購制度；采購成本；內(nèi)部控制中圖分類號(hào)：F275.3文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1006-4311（2010）02-0088-020引言隨著中國逐步融入全球經(jīng)濟(jì)體系，我國企業(yè)

2、面臨的競(jìng)爭(zhēng)越來越激烈。在影響企業(yè)發(fā)展的眾多因素中，采購成本的比例往往在50%以上，所以在經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅猛的當(dāng)下，我認(rèn)為控制好采購成本是使企業(yè)能夠較好運(yùn)轉(zhuǎn)的首要環(huán)節(jié)。1建立、完善采購制度俗話說沒有規(guī)矩不成方圓。嚴(yán)格、完善的采購制度，不僅能規(guī)范企業(yè)的采購活動(dòng)，保證企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營正常所需、及時(shí)供應(yīng)，提高企業(yè)經(jīng)營管理效率、杜絕部門之間扯皮、推諉，而且能規(guī)范采購人員的日常行為，防范在采購人員同供應(yīng)商打交道時(shí)“暗箱操作”和“小動(dòng)作”等舞弊行為。所以我認(rèn)為采購部門也應(yīng)像會(huì)計(jì)部門一樣有嚴(yán)格的制度。1.1采購談判采購談判時(shí)采購商與供應(yīng)商之間所進(jìn)行的貿(mào)易談判，是采購的一項(xiàng)重要工作，也

3、是采購取得成功的關(guān)鍵。1.2采購計(jì)劃它是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃的重要組成部分，是企業(yè)根據(jù)自身生產(chǎn)經(jīng)營能力、市場(chǎng)供需狀況等，對(duì)計(jì)劃內(nèi)的物料和其他物品的采購管理活動(dòng)所做的預(yù)測(cè)。1.3訂購合同采購合同是采購關(guān)系的法律形式，對(duì)于確立規(guī)范有效的采購活動(dòng)、明確采購雙方的權(quán)利義務(wù)關(guān)系、保護(hù)當(dāng)事人的合法權(quán)益具有重要意義。采購合同中的關(guān)鍵事項(xiàng)：第一，交貨價(jià)格和條件。通常購買者會(huì)堅(jiān)持通過競(jìng)標(biāo)或談判達(dá)成固定價(jià)格，并對(duì)這個(gè)雙方都可以接受的價(jià)格明確定義。第二，付款條件。付款方法以供應(yīng)商的履約情況為基礎(chǔ)。如當(dāng)工作完成時(shí)，付總款的80%，其余20%的款項(xiàng)在客戶完全肯定設(shè)備確實(shí)已經(jīng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)時(shí)支付

4、；如果購買的是服務(wù)，則當(dāng)供應(yīng)商滿足了用戶要求時(shí)予以支付。2建立完善的采購流程一般來說，采購部門需設(shè)置采購總負(fù)責(zé)人、詢價(jià)員、采購員和庫管員等幾個(gè)崗位；采購總負(fù)責(zé)人全面負(fù)責(zé)材料的采購管理，依據(jù)材料需用計(jì)劃和崗位目標(biāo)責(zé)任成本的管理規(guī)定等，制定并執(zhí)行采購計(jì)劃，協(xié)調(diào)并充分利用內(nèi)部資源，最終高效率低成本地采購到所需物資；詢價(jià)員主要負(fù)責(zé)查詢市場(chǎng)中所需物資的信息，書......面提供給采購負(fù)責(zé)人和采購員，同時(shí)進(jìn)行文檔的存檔管理；采購員的職責(zé)是以指定的價(jià)格和數(shù)量執(zhí)行采購任務(wù)；庫管員的主要職責(zé)是按標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收材料入庫，材料入庫后，合理規(guī)劃存放和使用，盡可能的減少儲(chǔ)存成本及所占空間，

5、做好庫房的管理工作。另外需要定期盤點(diǎn)，如發(fā)現(xiàn)存貨短缺，及時(shí)報(bào)告給總負(fù)責(zé)人。3合理選擇供應(yīng)商1.1詢價(jià)一是制作詢價(jià)文件。采購詢價(jià)文件是供應(yīng)商報(bào)價(jià)的依據(jù)，一個(gè)完整、正確的詢價(jià)文件可以幫助供應(yīng)商在最短的時(shí)間內(nèi)提出正確、有效的報(bào)價(jià)。因此，供應(yīng)商編制一個(gè)載有足量信息的詢價(jià)文件是正確詢價(jià)的首要條件。1.2招標(biāo)選擇它的首要工作是要準(zhǔn)備一份合適的招標(biāo)書，其次是要建立一個(gè)合適的評(píng)標(biāo)小組和規(guī)則，再者是要組織好整個(gè)招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)。招標(biāo)活動(dòng)的另一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)組織評(píng)標(biāo)，能否選擇一個(gè)好的供應(yīng)商，關(guān)鍵就要看評(píng)標(biāo)活動(dòng)的具體操作。做好評(píng)標(biāo)，要組織一個(gè)好的評(píng)標(biāo)小組，擬定一份好的評(píng)標(biāo)規(guī)則，更要組織好

6、評(píng)標(biāo)活動(dòng)。1.3建立供應(yīng)商檔案對(duì)企業(yè)選定的供應(yīng)商要建立檔案進(jìn)行管理，及時(shí)掌握各供應(yīng)商的聲譽(yù)、資信等情況。供應(yīng)商檔案除有對(duì)供應(yīng)商編號(hào)、詳細(xì)地址和聯(lián)系方式外，還應(yīng)有歷史交易記錄、現(xiàn)行設(shè)備與技術(shù)力量、財(cái)務(wù)狀況、品質(zhì)評(píng)級(jí)、銀行賬號(hào)等，每一個(gè)供應(yīng)商檔案應(yīng)經(jīng)嚴(yán)格的審核才能歸檔。1.4建立良好的合作關(guān)系大家都很熟悉的麥當(dāng)勞和他的供應(yīng)商有很特殊的關(guān)系，他們沒有合同協(xié)議，在他們看來協(xié)議只是一張紙，麥當(dāng)勞選擇供應(yīng)商的標(biāo)準(zhǔn)是誠信放在第一位。上海華聯(lián)麥當(dāng)勞有限公司陳總經(jīng)理說：“他們的供應(yīng)商都是按要求保質(zhì)保量按時(shí)送貨，從來沒出過差錯(cuò)?！?加強(qiáng)對(duì)采購人員的職業(yè)道德，進(jìn)行績(jī)效考核社會(huì)在發(fā)

7、展，時(shí)代在進(jìn)步，權(quán)勢(shì)和地位悄悄的成了社會(huì)的老大，虛榮讓人變得現(xiàn)實(shí)、庸俗、利欲熏心，個(gè)人素質(zhì)在當(dāng)下顯得尤其重要，許多公司在招聘人才時(shí)，往往把個(gè)人素質(zhì)和其專業(yè)水平看的同等重要。采購人員需具備的素質(zhì)：4.1思想品德素質(zhì)采購工作沒有固定規(guī)則可循，采購行為的稽查也較為困難，使得采購工作是”良心工作”。一個(gè)合格采購人員應(yīng)具備良好的思想品德素質(zhì)。只有思想品德高尚，才能做到大公無私、克己奉公，處處為大局著想，不貪圖蠅頭小利。4.2知識(shí)素質(zhì)4.2.1采購業(yè)務(wù)基礎(chǔ)知識(shí)。采購業(yè)務(wù)知識(shí)包括談判技巧、商品知識(shí)、簽約等基本知識(shí)。這是做好采購工作的基礎(chǔ)，有助于采購人員與供應(yīng)商的溝通，主動(dòng)

8、進(jìn)行商品價(jià)值分析，開發(fā)新來源或替代品，從而降低采購成