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1、1質量記錄報表填寫要求一質量記錄的定義“質量記錄”是體系文件的組成部分。質產(chǎn)品達到所要求的質量和質量體系有運行的證實。“記錄”是記載過程狀態(tài)和過程結果的文件2www.sysmk120.comwww.hzdiyan.com二質量記錄的類型:對需要控制的質量記錄,可分為下列兩種類型:1)與質量體系運行有關的記錄,包括:質量體系審核報告;質量成本報告;設計評審報告;計驗訓、考核記錄,等等。2)與產(chǎn)品有關的記錄;包括:;產(chǎn)品試驗記錄;不合格品處置報告;產(chǎn)品讓步記錄,等等。3質量記錄的作用質量記錄是信息管理的重要內(nèi)容。離開及時、真實的質量信息管理就沒有實際義。質量記錄是記載過程狀態(tài)和過程結果
2、的文件。質量記錄是一種客觀證據(jù),是一個組織質量保證的證實文件。質量記錄為采取預防措施和糾正措施提供了依據(jù)。質量記錄有利于產(chǎn)品標識和可追溯性。4質量記錄是質量要素,其主要作用:四記錄的設計和編制意義:(1)記錄的充分性和必要性:記錄作為基礎性和依據(jù)性文件,應盡可能全面地反映量形成的過程和結果以及質量管理體系的運行狀態(tài)和結果。為此,組織既要從總體上評價記錄的充分性,力求錄完整,同時又要對每一記錄的必要性進行逐一評審和取舍,要注意并非記錄越多越好,正確的做法是只選擇那些必要的原始數(shù)據(jù)作為記錄。5四記錄的設計和編制意義:(2)記錄的真實性和準確性:真實準確的記載質量信息,才能為有效地運行組
3、織的質量管理體系并實現(xiàn)持續(xù)改進提供可靠的依據(jù)。因此,在確定記錄的格式和內(nèi)容的同時,應考慮使用者填寫方便并保證能夠在現(xiàn)有條件下準確地獲取所需的質量信息填寫記錄應實事求是、嚴肅認真。6四記錄的設計和編制意義:(3)記錄的規(guī)范化和標準化:應盡量采用國際、國內(nèi)或行業(yè)標準,參考先進組織的系過程中,應當對現(xiàn)行的進行清理,廢除多余的記錄,修改不適用的記錄,沿用有價值的并增補必需的,應使用適當?shù)谋砀窕蛳到y(tǒng)和協(xié)調(diào),實現(xiàn)記錄的標準化管理。對于同一種活動的記錄格式應當是固定的,不能隨意變更,造成混亂,即使需要修改,也應規(guī)定一個統(tǒng)一的時間開始使用新表格。7五在記錄過程中常見的問題:盲亂散松空錯8(1)盲:
4、記錄的設置、設計目的、功能不明確,不是為管理、改進所使用,而是為了應付檢查。(例如:我們在填寫質量報表時,本來該真實記錄的而為了應付檢查而進行更改)9(2)亂:記錄的設置、設計隨意性強,缺乏體系考慮,記錄的填寫(字跡),保管收集混亂,責任不清。10(3)散:保存、管理分散,未作統(tǒng)一的規(guī)定。(4)松:記錄填寫、傳遞、保管不嚴,日常疏于檢查,達不到要求,無人考核,且丟失和涂改現(xiàn)象嚴重。11(5)空:該填不填,空格很多,缺乏嚴肅性,法定性。(6)錯:寫錯別字,語言表達不清,填寫錯誤。(例如:豉油“豉”字寫成了“鼓”字〈錯別字〉。)12六記錄的填寫要求和注意事項:(1)記錄用筆要求:記錄用
5、筆可以用鋼筆、圓珠筆或簽字筆,不應用紅筆,這些筆能夠確保記錄永不褪色。用筆一定要考慮其字跡的持久性和可靠性。(2)記錄的原始性:記錄要保持現(xiàn)場運作,如實記錄,這就是原始性。原始就是最初的第一手的。原始性就是當天的運作當天記,當周的活動當周記。做到及時和真實,不允許添加點滴水分,使記錄真實可靠。記錄保持其原始性,不可以重新抄寫和復印,更不可以在過程進行完后加以修飾和裝點。13六記錄的填寫要求和注意事項:(3)記錄的清晰準確:記錄是作為闡明質量管理體系所取得結果或提供體系所完成活動的證據(jù)的文件而策劃設置的,即是證據(jù),首先要屬實,要做到屬實,就要將過程做到位并運作事實記得正確和清晰,語言
6、和用字都要規(guī)范。不但使自己能看清楚,也能使別人都看清楚。(4)筆誤的處理:在填寫記錄出現(xiàn)筆誤后,不要在筆誤處亂寫亂畫,甚至涂成黑色或用修整液加以掩蓋,正確的處理筆誤的方法,是在筆誤的文字或數(shù)據(jù)上,用原使用的筆墨畫一橫線,再在筆誤處的上行間或下行間填上正確的文字和數(shù)值。14六記錄的填寫要求和注意事項:(5)空白欄目的填寫:有些記錄在運作的情況下所有的欄目無內(nèi)容可填。怎么處置呢?空白欄目不能不填,其填寫的方法是在空白的適中位置畫一橫線,表示記錄者已經(jīng)關注到這一欄目,只是無內(nèi)容可填,就以一橫線代之,如果縱向有幾行均無內(nèi)容填寫,亦可用一斜線代之。(6)簽署要求:記錄中會包含各種類型的簽署,
7、有作業(yè)后的簽署,有認可、審定、批準等簽署,這些簽署都是這原則、權限和相互關系的體現(xiàn),是記錄運作中不可少的組成部分,任何簽署都應簽署全名,同時盡可能的清晰易辨,不允許有姓無名或有名無姓情況存在。15七質量記錄報表填寫注意事項:1.報表填寫必須完整,盡可能詳細(可按照“6W2H”的表述方式進行描述),對所列示的所有內(nèi)容均要填寫清楚,如不能填寫的內(nèi)容要用斜線(/)劃掉,特別是簽名欄的填寫,要寫全名;2.記錄要求準確清晰,不得潦草,更不得隨便在記錄上亂涂亂畫,記錄背面也一樣,