檔案管理軟件定制

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1、在信息化建設(shè)的熱潮中,隨著數(shù)據(jù)庫與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷完善,很多單位由于受知識結(jié)構(gòu)、經(jīng)濟(jì)效益等因素的制約,在計算機(jī)輔助管理檔案的應(yīng)用方面,走過了觀望、徘徊階段,都紛紛建設(shè)自己的檔案資料數(shù)字化管理與服務(wù)系統(tǒng),促進(jìn)檔案資料的數(shù)字化存儲與網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。這對提高檔案管理與服務(wù)水平具有十分重要的意義。?檔案,是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個人在從事政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、科學(xué)技術(shù)、文化等活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖像、語音等不同形式的歷史記錄。檔案管理工作從具體業(yè)務(wù)來說,包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、提供利用、編研等工作。其根本

2、宗旨在于維護(hù)檔案的本質(zhì)特性和根本價值,并運(yùn)用各種方法利用檔案信息資源,使檔案的本質(zhì)特性和根本價值得以充分體現(xiàn)。檔案整理過程包含從普通意義的文件到檔案的轉(zhuǎn)變過程。單位內(nèi)部管理的文件種類繁多,規(guī)范性要求高,管理難度大,要對其進(jìn)行科學(xué)、全面的管理,提高單位檔案的管理水平,確保管理體系的良好運(yùn)行是一項(xiàng)非常重要的工作。?檔案管理是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)管理工作,涉及了單位所有部門,每個部門均可能產(chǎn)生檔案材料,檔案日常工作主要包括收集、鑒定、整理、利用、編研、統(tǒng)計、銷毀等。經(jīng)過多年的發(fā)展,檔案管理已形成較嚴(yán)格的管理流程,檔案庫存比較規(guī)范。但由于文件、檔案數(shù)量較多

3、,分類方式與組卷方式發(fā)生過多次改變,并且檔案所涉及的部門很多,各部門又各有自己的接收、移交檔案材料目錄,它們之間缺乏一個統(tǒng)一的界面,沒有相互連接的信息渠道,數(shù)據(jù)通常被封存在各部門的計算機(jī)上,造成工作的重復(fù),增加出錯的幾率,因此管理有一定的難度。先進(jìn)的管理思想要用先進(jìn)的管理手段來實(shí)現(xiàn)。在激烈的市場競爭中,很多單位對文件的管理和執(zhí)行提出了更高的要求。文件的管理是一項(xiàng)復(fù)雜程度高,操作嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?工作中的每點(diǎn)疏忽都可能對實(shí)際的生產(chǎn)、安全造成損失,因此運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)化、微機(jī)化的方式來實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)部文件、檔案管理的現(xiàn)代化具有重要意義。??1.?檔案管理軟件開發(fā)原

4、則??為保證設(shè)計目標(biāo)的實(shí)現(xiàn),結(jié)合用戶需求,基于Web的檔案管理系統(tǒng)的軟件設(shè)計遵循以下原則:?1.1實(shí)用性原則?軟件系統(tǒng)設(shè)計時要充分考慮技術(shù)人員與操作者的要求和建議,一方面要使軟件的人機(jī)交互界面友好,操作簡便;另一方面要滿足用戶的各種需求,盡量將用戶所要進(jìn)行的操作包含在同一界面內(nèi),用戶所需的一些常用工具(如記事本、計算器等)也應(yīng)包含在內(nèi)。?1.2信息集成原則?強(qiáng)調(diào)系統(tǒng)中信息的一致和在其范圍內(nèi)的共享。?1.3開放性原則基于Web的檔案管理系統(tǒng)能夠適合于大多數(shù)的檔案管理,因而軟件內(nèi)核與外界的接口應(yīng)具有良好的通用性和可移植性,動態(tài)數(shù)據(jù)庫和靜態(tài)數(shù)據(jù)庫的

5、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、表結(jié)構(gòu)、視圖結(jié)構(gòu)都應(yīng)遵循某種規(guī)則,程序編碼應(yīng)盡量采用信息屏蔽原則和不使用語言標(biāo)準(zhǔn)文本以外的語句。系統(tǒng)必須支持各種主流。?1.4利用面向?qū)ο蠹夹g(shù)原則?在軟件開發(fā)過程中將綜合運(yùn)用面向?qū)ο笳Z言、面向?qū)ο蟮倪\(yùn)行環(huán)境,也可以和結(jié)構(gòu)化設(shè)計方法結(jié)合使用。?1.5可伸縮性原則?系統(tǒng)能夠根據(jù)檔案分類、整理規(guī)則的改變,在較長的時間內(nèi)平穩(wěn)地管理環(huán)境。1.6高可靠性原則?系統(tǒng)要滿足高可靠性要求,服務(wù)器應(yīng)有容錯、容災(zāi)設(shè)計,保證數(shù)據(jù)的可靠性。?1.7易操作性原則?針對檔案管理及利用人員進(jìn)行設(shè)計,操作上要盡量簡單,方便。?1.8安全性原則?安全性要求包括網(wǎng)絡(luò)、系

6、統(tǒng)、應(yīng)用和數(shù)據(jù)等方面,系統(tǒng)應(yīng)提供全面的安全性措施。采用一定的技術(shù)并與相應(yīng)的管理制度相結(jié)合,以保證系統(tǒng)安全運(yùn)行,防止可能發(fā)生的錯誤;設(shè)置嚴(yán)格的權(quán)限管理體系,合理授予合法用戶權(quán)限,防止非授權(quán)用戶對系統(tǒng)的操作;充分考慮應(yīng)用層的安全性,做好信息資源的訪問控制。檔案的上網(wǎng)利用對檔案的保密工作是個挑戰(zhàn)。檔案信息具有一定的機(jī)密性,在網(wǎng)上檔案資源的開發(fā)利用中必須有必要的限制。一般說來,與國家安全和利益、與社會秩序有關(guān)的檔案,或與集體、個人秘密有關(guān)的檔案,因其合法權(quán)益受到法律的保護(hù),均屬于限制利用的范圍。因此,急需制定政策,制定法律規(guī)程確定檔案的上網(wǎng)等級。如可

7、根據(jù)檔案的保密等級(絕密、機(jī)密、秘密、內(nèi)部)劃分出一定的開放范圍,規(guī)定一級(人事檔案、經(jīng)營決策、地下管網(wǎng)、重要建筑、隱蔽工程等)保密的檔案不能上網(wǎng);二級保密的檔案上內(nèi)部網(wǎng);三級保密的檔案才可上Intrtene網(wǎng)。對于二級保密的檔案可提供一部分的普通信息、目錄信息,以不造成泄密、經(jīng)濟(jì)損失和損害技術(shù)人員的設(shè)計,同時又能吸引別人來查閱檔案為原則。??2?檔案管理軟件的系統(tǒng)設(shè)計??設(shè)計階段的任務(wù)是通過綜合考慮所有的技術(shù)限制,以擴(kuò)展和細(xì)化分析階段的模型。設(shè)計階段的目的是指明一種易轉(zhuǎn)化成代碼的工作方案。?2.1登錄設(shè)計?系統(tǒng)提示輸入用戶名和密碼,用戶輸入

8、名字和密碼后提交給系統(tǒng),系統(tǒng)判斷是否正確以開始系統(tǒng)或提示信息錯誤。?2.2檔案利用設(shè)計?系統(tǒng)提示輸入用戶名和密碼,用戶輸入名字和密碼后提交給系統(tǒng),系統(tǒng)判斷是否正確,