資源描述：
《國立云林科技大學管理作業(yè)辦法》由會員上傳分享，免費在線閱讀，更多相關(guān)內(nèi)容在工程資料-天天文庫。
1、國立雲(yún)林科技大學檔案管理作業(yè)規(guī)則81年9月21日(81)雲(yún)院總字第2935號函公布實施97年5月修訂壹、目的檔案管理之目的在使一機關(guān)學校凡屬來去文件，稽往證今之事，透過一套嚴謹?shù)狞c收、整理、分類與編案、保管典藏、檢調(diào)、清理等有系統(tǒng)管理辦法，以應(yīng)一永續(xù)的行政作業(yè)體系，來日因業(yè)務(wù)需要提供迅速確實之調(diào)案並參辦，藉以提高行政效率。貳、依據(jù)本辦法依檔案法及其相關(guān)子法規(guī)定訂定之。參、案卷之點收點收文件，為檔案整理開始之程序，歸檔文件，自經(jīng)點收以後，檔案室即負完全責任。故辦理此項工作時，必須慎重處理，如稍疏忽，易生錯誤，致引起責任問題。茲將點收文件應(yīng)注意之
2、要點，分述如下：一、點收文件，承辦人以文書組總收（發(fā)）文號為依據(jù)，登入公文處理登記簿，送檔案室辦理歸檔，檔案室應(yīng)依文號順序查對點收，每對一號須清查附件，經(jīng)查無訛後，分別加蓋歸檔日期戳，以完手續(xù)。二、歸檔文件，以載有總收發(fā)文號為限，未經(jīng)編號者，應(yīng)補編號，其未經(jīng)總收發(fā)編號而無關(guān)重要之雜卷或通令、通知、通告等文件，均應(yīng)存各承辦單位備查，不得併送歸檔。下列表列各點，不予點收：（一）案件或其附件不全，或附件未經(jīng)簽準而抽存者。（二）案件污損或內(nèi)容不清楚者。（三）案件未經(jīng)批準或漏判、漏印、漏發(fā)、漏會者。（四）案件未編列文號或文號有誤者。（五）案件未填註保存
3、年限或分類號者。（六）案件未依規(guī)定編碼或頁碼編寫有誤者。（七）案件有二頁以上，未蓋騎縫章者。（八）樣張或已作廢之契約憑證等文件，有漏蓋「樣張」或「註銷」字樣者。（九）案件與公文案件登記簿之登載不符者。（十）案件未能以原件歸檔，且未經(jīng)簽奉權(quán)責長官核準者。三、文卷上之文書處理手續(xù)，為發(fā)文之核判、會稿、及收文之批辦、存查，應(yīng)先查對是否已齊備，倘有未完備者，應(yīng)退原經(jīng)辦單位補辦。四、附件漏送或未送全者，應(yīng)將原卷退請補齊。五、案內(nèi)文件如須抽存，應(yīng)由經(jīng)辦人員於公文附件欄處簽註後，送請檔案人員拆裝抽出。六、不應(yīng)隨文歸檔之附件，應(yīng)立即抽出退還。七、文件如有復(fù)稿
4、，應(yīng)將復(fù)稿折置於來文下面，以便編號。八、樣張或已廢棄之契約憑證等，點收時應(yīng)加蓋「樣張」或「註銷」字樣。九、各種表報及憑證性文件，除法令另有規(guī)定外，一律由承辦人員自行保管。十、下列物品，應(yīng)不予點收保管：（一）現(xiàn)金、有價證券及其他貴重物品。（二）有關(guān)財務(wù)會計之憑證，單據(jù)及票根。（三）體積過於龐大之物品，以及流質(zhì)、氣體或易於變質(zhì)、腐蝕、消耗不適於保管者。（四）其他無參考價值之文件。肆、案卷之整理一、整理文件，應(yīng)以每一發(fā)文稿及其應(yīng)附之收文稿暨附件或存查文件，稱為一件。整理時應(yīng)將發(fā)文置於收文下面，依文號序排列，如此，同一案情之發(fā)展，不但前後連接一貫，即
5、增加宗次亦無困難。二、每一歸檔文件及其附件均應(yīng)對準左上角先行整齊，然後依裝訂線釘固。三、附件以隨原文裝訂為原則，其因性質(zhì)特殊不便隨文裝訂者，得另行依照附件處理方法處理。惟須於原文卷上面加蓋「附件另存」戳，附件加註總收發(fā)字號以資指引，而便檢調(diào)。四、整理文件，應(yīng)依照規(guī)定公文用紙標準辦理，如遇有過長過寬之特殊文件，應(yīng)予裁切摺疊，使其整齊劃一，惟不得損及文字、批註簽章為原則。五、文件長寬不夠標準，而又不便裝訂者，可另用一紙增襯。六、文件上原有之針夾，整理時一律除去。七、文件上如有破損，應(yīng)以透明紙補接，俾文字仍可辨識。八、文件上如有簽條，應(yīng)妥為粘貼，如
6、有附件則附於相關(guān)文件之後。九、文字如有字跡符號模糊不清者，應(yīng)檢閱簿籍，查明原承辦人或收發(fā)機關(guān)，商請補抄乙份，送呈本機關(guān)首長核定後，加蓋印信重新入檔。十、腐爛損壞部份應(yīng)裱補，文件如有皺摺，應(yīng)予張開理平。十一、整理文件時，如夾有調(diào)出之案卷而未銷帳者，應(yīng)即依據(jù)文號將調(diào)卷單抽出註銷退還。十二、粘貼文件，須用藥製漿糊，以防蟲蛀鼠損。十三、裝訂線處如有批示，應(yīng)加襯條向外移出。伍、檔案之分類與編案一、檔案分類基準表之訂定，為檔案管理最重要環(huán)節(jié)，否則無以依據(jù)。本校檔案分類基準表乃依檔案管理局94年4月1日檔徵字第0940011272號函頒之「機關(guān)共通性檔案保
7、存年限基準」及配合事項等相關(guān)規(guī)定以「類綱節(jié)目」分類編訂，由各業(yè)務(wù)單位依業(yè)務(wù)項目名稱及保存年限彙編，如有變動應(yīng)立即與檔案管理單位議定，以為共同參考之依據(jù)。二、檔案之分類項目，應(yīng)視機關(guān)之編織職掌及業(yè)務(wù)繁簡而定，其編製要領(lǐng)如下：（一）選用各級項目名稱，不宜含混籠統(tǒng)，應(yīng)有一定之範疇，不宜過於廣泛，並預(yù)測未來之發(fā)展。（二）同一級之項目名稱，彼此必須相稱，注意其業(yè)務(wù)包含關(guān)係。（三）各項目名稱以簡明清晰為主。（四）檔案分類基準表：各級項目名稱及其表符號經(jīng)確定後，檔案管理人員應(yīng)即編製檔案分類基準表，（先會各單位）並簽奉校長核淮後施行。（五）檔案分類基準表一經(jīng)
8、確定後，不宜任意修改，惟確有修改必要者，應(yīng)擬具新舊檔案分類基準對照表，以便查對。（六）檔案分類基準表內(nèi)各級項目應(yīng)預(yù)留若干空號，以備將來業(yè)務(wù)發(fā)展後增加時增補之用。（七
