商務(wù)會議禮儀培訓(xùn)流程

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1、會議接待服務(wù)是指物業(yè)管理企業(yè)在接待會務(wù)時的作業(yè)程序和禮儀規(guī)范。商務(wù)會議接待、服務(wù)工作是辦公室一項(xiàng)重要工作。會議是領(lǐng)導(dǎo)組織商討處理重要事務(wù)的組織，領(lǐng)導(dǎo)以及員工要在會議上商討重要的事情，做出重大決定，往往一個會議長達(dá)幾個小時，參會人員要高度集中精神，所以做好服務(wù)工作尤為重要。禮儀培訓(xùn)師朱晴老師強(qiáng)調(diào)：中國自古被稱為禮儀之邦，凡事以禮待人，特別是對來客長輩以及領(lǐng)導(dǎo)，更要注意以禮相待。商務(wù)會議時間一般要持續(xù)好幾個小時，特別是領(lǐng)導(dǎo)要長時間的作工作報(bào)告及總結(jié)工作、布置工作，所以按時給參會人員倒茶添水等接待服務(wù)的工作顯得十分重要。第一步：商務(wù)會

2、議服務(wù)的籌備1.1)與會議承辦單位負(fù)責(zé)人溝通協(xié)商,詳細(xì)了解會議的性質(zhì)、會議內(nèi)容、規(guī)格檔次、舉辦的具體時間、人數(shù)、場地大小、用餐標(biāo)準(zhǔn)、有無旅游安排、會議付款人和付款方式等。2.2)會議服務(wù)負(fù)責(zé)人根據(jù)承辦單位提供的資料,制定詳細(xì)的接待方案。方案包括會議的活動安排、時間進(jìn)程、會場布置、會議宣傳等內(nèi)容。方案確定后,提前2周送遞會議承辦單位負(fù)責(zé)人及內(nèi)部有關(guān)部門和人員,然后填寫會議通知。第二步：商務(wù)會議服務(wù)前的準(zhǔn)備1.(會場布置1)會場環(huán)境布置。會場應(yīng)給人莊重、協(xié)調(diào)、整潔、舒適的感覺,環(huán)境整潔,燈光亮度適中。應(yīng)適當(dāng)擺放室內(nèi)植物,控制適宜的室

3、溫和氣味,選擇桌面插花。根據(jù)會議內(nèi)容,還應(yīng)通過一定的物品和手段,渲染與之相配的氣氛。2)會議臺型布置。根據(jù)參加會議的人數(shù)選擇會場大小及臺型布置。小型會議可采用圓桌或"回"字臺型;大中型會議可采用禮堂型或教室型。1.會議用品準(zhǔn)備1)茶杯。須經(jīng)過消毒,消毒時間不少于20分鐘;茶杯、杯蓋無黃斑、無缺口;茶杯無水跡且光亮。2)玻璃杯。不得有破損和缺口,杯子清潔、光亮、透明,無指印,并列放在杯墊上。3)礦泉水。礦泉水瓶無灰塵,密封完好,瓶內(nèi)無沉淀物,并在保質(zhì)期內(nèi)。4)小毛巾。無斑點(diǎn)和異味,須經(jīng)過消毒,消毒時間在20分鐘左右。重要會議一律用

4、新的小毛巾。冬季毛巾必須保暖。5)毛巾竹簍。不得有破損,每次使用結(jié)束后,須用熱水浸泡,曬干后保存,以備再次使用。6)簽到臺。臺布無污跡,無破損。7)鮮花。新鮮,無枯枝、敗葉。8)熱水瓶。表面清潔光亮,無水跡,水溫控制在90度以上。9)掛衣架。清潔完好,無損壞,無缺少。10)文具。筆,油墨飽滿,書寫通暢;紙本,干凈整潔。1.設(shè)備設(shè)施準(zhǔn)備1)接通計(jì)算機(jī)與屏幕的數(shù)據(jù)傳輸線。2)調(diào)整投影設(shè)備,亮度、大小適當(dāng)。3)調(diào)試話筒效果。4)安排攝影、攝像位置。5)調(diào)節(jié)空調(diào)調(diào)溫器,冬季室內(nèi)溫度控制在18度左右,夏季室內(nèi)溫度控制在22度左右,并在會前

5、30分鐘左右噴灑適量空氣清新劑,保持室內(nèi)空氣清新。第三步：商務(wù)會議服務(wù)程序1.(1)會議迎賓服務(wù)1)會議開始前1小時,迎賓員應(yīng)在會議室門口立崗迎候參加會議的客人到達(dá)。來賓到達(dá)時應(yīng)引領(lǐng)到簽到處簽到。2)簽到時,服務(wù)人員應(yīng)主動微笑問候,詢問來賓工作單位,并示意來賓在簽到簿適當(dāng)位置簽到,然后引領(lǐng)至?xí)龌蛐菹⑹摇?)迎接來賓入座時,要面帶微笑,用語禮貌,舉止大方,手、語并用。4)冬季,對進(jìn)入會場的來賓脫下的衣帽,服務(wù)人員及時伸手去接,并掛至衣帽架上。5)提供茶水服務(wù)的順序是先主賓后主人,然后按順時針方向提供服務(wù)。在客人較多的情況下,1人

6、或多人同時服務(wù)時,分正反2個方向,但不可將主人放在最后。6)添加茶水時,倒至七分滿,并注意客人的動態(tài),以免發(fā)生碰撞。服務(wù)過程中,須忙而不亂,快而穩(wěn)地將茶水送到客人面前。擺放茶杯時,聲音要輕,茶杯須放在賓客的右手位置,同時杯柄朝后45度,并說:"請用茶"。用礦泉水,必須先開瓶蓋,再掀杯蓋,倒入礦泉水時,礦泉水瓶不得與杯口接觸,倒至八分滿即可。1.(2)會場服務(wù)1)會議開始后,在會議室門口掛上"請勿打擾"牌子。2)會議開始后,會議服務(wù)員應(yīng)站立在會場周圍,觀察所負(fù)責(zé)區(qū)域賓客是否需要服務(wù)。3)服務(wù)員一般不得隨意出入會議室,確有緊急事項(xiàng),

7、服務(wù)員可用紙條傳遞信息。4)送茶水等物品時,應(yīng)對客人說:"請用茶。"每隔20分鐘加茶水。5)會議頒獎或邀請嘉賓上臺,由專門禮儀小姐引領(lǐng)。禮儀小姐應(yīng)走在嘉賓左前方1米處,并微笑示意嘉賓注意行走安全。6)會議結(jié)束時,服務(wù)員應(yīng)立即開啟會議室大門,并在門口立崗送客,面帶微笑道別。7)將衣帽架上的衣、帽送還來賓,注意不可出錯。檢查會議室是否有來賓遺忘的物品,如有發(fā)現(xiàn)應(yīng)立即交還來賓或交領(lǐng)班處理。1.(3)會議結(jié)束1)檢查會議室內(nèi)是否有電器設(shè)備損壞,發(fā)現(xiàn)損壞及時通知設(shè)備部進(jìn)行修復(fù)。2)清理會議桌上的資料、茶杯、毛巾、礦泉水等物品,并送到儲水間

8、進(jìn)行清洗。3)擺放桌椅,恢復(fù)原樣,進(jìn)行保潔清掃。4)關(guān)閉所有的照明燈具,空調(diào)調(diào)節(jié)器可微略下降,以備下次會議使用。5)關(guān)閉會議室。第四步：會場服務(wù)的注意事項(xiàng)1)絕不能因?yàn)榉?wù)站立時間過長,而倚靠會場墻壁或柱子。2)在會場服務(wù)時應(yīng)盡量不干擾討論中的客人或正在發(fā)言的客