工程監(jiān)理檔案管理細則

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1、工程監(jiān)理檔案管理細則(2002年修訂)福建省建福工程建設(shè)監(jiān)理有限公司二00二年十月9工程監(jiān)理檔案管理細則1、目的通過制定和實施本公司工程監(jiān)理檔案管理細則，使公司的監(jiān)理檔案符合規(guī)定要求；為每一工程監(jiān)理項目全過程的監(jiān)理活動，提供可追溯的工程質(zhì)量、投資、進度的控制記錄和監(jiān)督管理的可靠資料。2、適用范圍本細則適用于本公司每一個工程項目監(jiān)理活動所形成的工程監(jiān)理檔案的管理。3、術(shù)語工程監(jiān)理檔案是指在每項工程監(jiān)理過程中形成的具有歸檔保存價值的文字、技術(shù)數(shù)據(jù)、圖表等形式的原始記錄。4、職責(zé)4.1檔案組職責(zé)4.1.1負責(zé)組織制定工程監(jiān)理

2、檔案管理的規(guī)章制度并負責(zé)組織貫徹實施、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、督促與檢查。4.1.2組織公司年度工程監(jiān)理檔案歸檔計劃的實施。4.1.3組織檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，不斷提高檔案人員的素質(zhì)。4.1.4組織工程監(jiān)理檔案的鑒定與銷毀。4.1.5負責(zé)檔案庫房建設(shè)，完善檔案保管條件和保護設(shè)施。4.1.6負責(zé)檔案的移交、編目、保管、考核統(tǒng)計和利用工作。4.2監(jiān)管部職責(zé)4.2.1會同檔案組對項目監(jiān)理部的工程監(jiān)理資料的管理進行指導(dǎo)、檢查和督促。4.2.2負責(zé)檢驗各項目監(jiān)理部待歸檔工程監(jiān)理資料的規(guī)范性、完整性、有效性。4.3項目總監(jiān)理工程師職責(zé)4.3.1認真貫徹

3、檔案管理部門對工程檔案方面的有關(guān)規(guī)定，學(xué)習(xí)專業(yè)知識，不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。4.3.2按《項目監(jiān)理部內(nèi)業(yè)資料整理辦法》組織編制本項目工程監(jiān)理資料的歸檔計劃，并進行指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查。4.4各項目兼職資料員職責(zé)4.4.1負責(zé)本工程監(jiān)理資料的收集、整理、分類、編目、保管和統(tǒng)計工作。4.4.29負責(zé)做好工程監(jiān)理檔案的分類、立卷工作、案卷質(zhì)量要符合技術(shù)檔案案卷質(zhì)量的要求。工程項目監(jiān)理部監(jiān)理檔案分類按《工程項目監(jiān)理部內(nèi)業(yè)資料規(guī)存標(biāo)準》執(zhí)行。4.4.3在工程竣工1個月內(nèi)向公司檔案組辦理工程監(jiān)理檔案的移交工作。5、工作程序5.1業(yè)務(wù)培訓(xùn)：視

4、工作需要公司檔案組不定期派出檔案人員參加檔案管理專業(yè)培訓(xùn)，以提高管理水平。5.2檢查與考核5.2.1由監(jiān)管部會同檔案組每年對各項目監(jiān)理部的工程監(jiān)理資料的管理情況進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、檢查與考核。5.2.2檢查、考核結(jié)果，應(yīng)形成書面資料，進行通報。5.3收集5.3.1按照公司歸檔計劃，在工程即將竣工前后必須將監(jiān)理過程中形成的具有歸檔保存價值的文字、技術(shù)數(shù)據(jù)、圖表、照片等形式的原始的監(jiān)理記錄收集齊全。5.3.2歸檔文件的質(zhì)量要求5.3.2.1歸檔的工程文件應(yīng)為原件。5.3.2.2工程文件的內(nèi)容必須真實、準確，與工程實際相符合。5.

5、3.2.3工程文件應(yīng)采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍黑墨水，不得使用易褪色的書寫材料，如：紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆等。5.3.2.4工程文件應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。5.3.2.5工程文件中文字材料幅面尺寸規(guī)定宜為A4幅面（297mmx210mm）。圖紙宜采用國家標(biāo)準圖幅。5.3.2.6所有竣工圖紙應(yīng)加蓋竣工圖章。5.4整理、立卷5.4.1在資料收集齊全的基礎(chǔ)上進行分類整理完畢，并按規(guī)定方式進行編目、立卷歸檔。5.4.2根據(jù)收集的檔案資料，按照單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等的系統(tǒng)聯(lián)系排

6、系組卷。5.4.3編寫案卷頁號5.4.3.1案卷內(nèi)檔案材料均以有書寫內(nèi)容的頁目編頁號。5.4.3.2頁號編寫位置a）單面書寫的檔案在右下角編寫頁號。b）雙面書寫的檔案材料，正面在右下角，背面在左下角編寫頁號。折疊后的圖紙一律在右下角。C9）成套圖紙或印刷成冊的科技文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁碼。5.4.3.3案卷封面、卷內(nèi)目錄（原有圖樣目錄除外），卷內(nèi)備考表不編寫頁號。5.4.4卷內(nèi)目錄的編制5.4.4.1卷內(nèi)目錄式樣見附表Ｂ。5.4.4.2卷內(nèi)目錄的項目包括：序號文件編號、責(zé)任者、文件材

7、料題名、日期、頁次、備注。a）序號：用阿拉伯?dāng)?shù)字從“1”起依次標(biāo)注。b）文件編號：文件應(yīng)填寫文件號；質(zhì)量記錄應(yīng)填寫其編號；圖樣應(yīng)填寫圖號。c）責(zé)任者：填寫文件材料的直接編制部門或主要責(zé)任者，有多個責(zé)任者時選擇主要兩個責(zé)任者，其余同等代替。d）文件材料題名：亦稱文件標(biāo)題，應(yīng)照實抄錄。e）日期：填寫編制文件材料的年、月、日。f）頁次：填寫每份文件材料首頁上標(biāo)注的頁號，最后一份文件填寫起止頁號。g）備注：填寫需要補充、修改等情況的說明和解釋。5.4.4.3卷內(nèi)目錄排列在案卷文件材料的首頁之前。5.4.5卷內(nèi)備考的編制5.4.

8、5.1卷內(nèi)備考表的式樣見附表C。5.4.5.2卷內(nèi)備考要標(biāo)明案卷內(nèi)科技文件材料的件數(shù)、頁數(shù)（照片張數(shù)）以及在組卷和案卷使用過程中需要說明的問題。5.4.5.3卷內(nèi)備考表排列在案卷內(nèi)科技文件材料的尾頁之后。5.4.6案卷的裝訂5.4.6.1案卷裝訂時必須取掉金屬物。5.4.6.2案卷內(nèi)不同規(guī)格的科技文件材料或圖紙要折疊為統(tǒng)一幅面（圖