《采購與應付子系統(tǒng)》PPT課件

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1、第6講采購與應付子系統(tǒng)一、采購與應付子系統(tǒng)概述二、采購與應付子系統(tǒng)的內(nèi)部結構分析三、采購與應付子系統(tǒng)初始設置四、采購管理與采購入庫處理五、采購發(fā)票、采購結算與應付款處理六、賬表輸出和統(tǒng)計分析教學目的與要求掌握采購與應付子系統(tǒng)的特點和目標了解手工采購與付款業(yè)務流程掌握計算機環(huán)境下采購與付款數(shù)據(jù)處理流程了解采購與應付子系統(tǒng)主要數(shù)據(jù)文件和功能結構圖掌握計算機環(huán)境下采購與應付子系統(tǒng)初始化、采購管理、發(fā)票、結算與付款處理、賬表輸出等教學重點采購與應付子系統(tǒng)的特點和目標計算機環(huán)境下采購與付款數(shù)據(jù)處理流程計算機環(huán)境下采購與應付子系統(tǒng)初始化、采購管理、發(fā)

2、票、結算與付款處理、賬表輸出等一、采購與應付子系統(tǒng)概述（一）采購與應付子系統(tǒng)定義及其范圍的確定（二）采購與應付子系統(tǒng)的特點（三）采購與應付子系統(tǒng)的核算和管理目標（一）采購與應付子系統(tǒng)定義及其范圍的確定采購是企業(yè)物資供應部門按已確定的物資供應計劃，通過市場采購、加工訂制等各種渠道，取得企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動所需要的各種物資的經(jīng)濟活動。伴隨采購業(yè)務的發(fā)生，買賣雙方在采購活動中由于取得物資與支付貨款在時間上不一致而產(chǎn)生負債，即應付款也隨之形成。因此，無論是工業(yè)企業(yè)還是商業(yè)企業(yè)，采購與應付款業(yè)務的狀況都會影響到企業(yè)的整體運營狀況。由此可見，采購與應付子

3、系統(tǒng)是用于支持各種材料物資采購（原材料、外購半成品、修理用備件、包裝物、燃料、低值易耗品）或商品的采購、付款有關業(yè)務處理、計劃制定、會計核算、采購與付款控制等業(yè)務活動的子系統(tǒng)。在通用的商品化軟件中，有些將采購與應付子系統(tǒng)作為一個子系統(tǒng)，有些將其劃分為兩個子系統(tǒng)獨立運行，即采購子系統(tǒng)和應付款子系統(tǒng)允許獨立。采購子系統(tǒng)、存貨子系統(tǒng)、銷售子系統(tǒng)共同構成分銷系統(tǒng)，應付賬款子系統(tǒng)與總賬、應收賬款等子系統(tǒng)共同構成財務系統(tǒng)。無論系統(tǒng)任何劃分，采購與應付子系統(tǒng)之間都保持密切的聯(lián)系。（二）采購與應付子系統(tǒng)的特點采購與應付子系統(tǒng)有如下特點：與其他子系統(tǒng)聯(lián)系廣

4、泛數(shù)據(jù)存儲量大數(shù)據(jù)變化頻繁管理要求高通用難度大1.與其他子系統(tǒng)聯(lián)系廣泛采購與應付子系統(tǒng)一起使用可以追蹤采購業(yè)務的付款情況，及時交款以取得合理折扣和商業(yè)信譽；與存貨子系統(tǒng)聯(lián)合使用可以追蹤存貨的出庫信息，把握存貨的暢滯信息，從而減少盲目采購，避免庫存積壓，并且可以將采購結算成本自動記錄到存貨成本賬中，便于財務部門及時掌握存貨采購成本。2.數(shù)據(jù)存儲量大工業(yè)企業(yè)為了滿足生產(chǎn)需求，采購大量的物資、材料，這些存貨品種規(guī)格繁多;每一項采購業(yè)務都要進行詳細全面的反映，此外每一個供應商信息、每一筆應付款業(yè)務等需要完整地保存。因此，采購與應付子系統(tǒng)中需要存儲

5、和處理大量數(shù)據(jù)。3.數(shù)據(jù)變化頻繁要保證生產(chǎn)或銷售的順利進行，必須經(jīng)常進行存貨的采購活動；每收到一批存貨都需要進行入庫處理；貨款到期要及時付款等。因此，采購與應付子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)輸入頻率和處理頻率都相當高，數(shù)據(jù)變化相當頻繁。4.管理要求高采購與應付子系統(tǒng)要正確地反映采購訂貨、驗收入庫、采購發(fā)票以及付款等經(jīng)濟活動;嚴格進行采購管理。因為過多的庫存，會使企業(yè)產(chǎn)生一系列不良影響;如過多的庫存會產(chǎn)生額外的庫存管理費用;造成資本的僵化，使周轉資金緊張;會因陳舊而變成廢料或削價出售，導致收益的惡化。因此，采購與應付子系統(tǒng)應該提供豐富的管理信息和功能，杜絕因

6、管理不善所導致的生產(chǎn)缺料或物料過剩問題。5.通用難度大企業(yè)采購業(yè)務流程相差較大，采購訂單或訂單管理差別較大，有些單位根本沒有嚴格的采購管理制度。作為采購與應付子系統(tǒng)不僅要提供通用的采購計單或訂單處理程序，而且還要提供較全面的采購與付款管理方法，并融入系統(tǒng)因此，采購與應付子系統(tǒng)實現(xiàn)通用難度大。（三）采購與應付子系統(tǒng)的核算和管理目標采購與應付子系統(tǒng)的目標如下：采購訂貨管理采購日常業(yè)務處理應付賬款的核算與管理提供核算和管理信息充分應用網(wǎng)絡技術實現(xiàn)無紙采購與應付系統(tǒng)及時、準確地完成采購訂貨管理，反映和監(jiān)督采購訂單的制訂審核和執(zhí)行情況及時、準確地完

7、成采購入庫、采購退貨、發(fā)票處理等日常工作。完成從收到供應商的發(fā)票到處理付款為止的數(shù)據(jù)處理過程，反映和監(jiān)督存貨采購交易過程資金的支出和應付情況，跟蹤應付賬款的到期日，及時提供債務總額和現(xiàn)金需要量，加強對應付賬款的核算和管理系統(tǒng)應及時、準確地為企業(yè)各部門和管理者提供采購與應付賬款的各種核算和管理信息，并通過網(wǎng)絡將各種信息傳遞到其他子系統(tǒng)隨著網(wǎng)絡技術的不斷發(fā)展，特別是INTERNET、EDI電子數(shù)據(jù)交換、電子結算系統(tǒng)的發(fā)展和應用，采購與應付子系統(tǒng)應該充分利用先進技術，建立無紙采購與應付系統(tǒng)。二、采購與應付子系統(tǒng)的內(nèi)部結構分析（一）采購與應付子系

8、統(tǒng)數(shù)據(jù)處理流程（二）采購與應付子系統(tǒng)數(shù)據(jù)編碼（三）數(shù)據(jù)文件（四）采購與應付子系統(tǒng)功能結構圖（一）采購與應付子系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理流程為了更好地理解計算機條件下采購與應付子系統(tǒng)，首先應了解、分析手工條件