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《如何做好機(jī)要秘書》由會(huì)員上傳分享，免費(fèi)在線閱讀，更多相關(guān)內(nèi)容在行業(yè)資料-天天文庫(kù)。
1、機(jī)要秘書是一個(gè)特殊的工作崗位，機(jī)要文件管理得好不好，不僅直接影響到本單位的利益，而且還影響到整個(gè)黨和國(guó)家的利益，要做好這項(xiàng)工作，最重要的是要提高機(jī)要文件管理人員的思想、業(yè)務(wù)素質(zhì)。下面就如何管好機(jī)要文件，談?wù)勛约旱膸c(diǎn)體會(huì)：一、機(jī)要秘書必須具有強(qiáng)烈的責(zé)任心管理工作做得好不好，取決于管理人員是否有較強(qiáng)的責(zé)任心。一個(gè)工作責(zé)任心很強(qiáng)的人，其工作自始至終是管理有序的，反之則是雜亂無(wú)序，容易出問題。機(jī)要人員的工作，在一般人看來是一件非常簡(jiǎn)單、非常容易的事，只是收收發(fā)發(fā)、傳傳遞遞，一不要?jiǎng)幽X筋，二不要費(fèi)力氣，無(wú)論誰(shuí)都可以管理好，表
2、面上看的確如此但從深層次看并不是這樣。機(jī)要秘書每天面對(duì)著文件、資料，日復(fù)一日年復(fù)一年重復(fù)著單調(diào)的工作，其中很多工作具有很強(qiáng)的政治性和保密性，如果沒有很強(qiáng)的工作責(zé)任心，很容易在工作中出現(xiàn)失誤，而且出了問題就不是小問題。另外，機(jī)要秘書一般都身兼多種工作，除文件的收發(fā)管理外，一般還有單位各類印鑒的保管使用、傳真機(jī)的管理使用以及其他繁瑣的事務(wù)，因此機(jī)要秘書要有一種如履薄冰的責(zé)任意識(shí)，嚴(yán)格要求自己，對(duì)工作中的一點(diǎn)一滴，都要力求把它做得好一些。即使這樣，工作做完后還要考慮這樣做有沒有不妥的地方，確保不出錯(cuò)或少出錯(cuò)。二、機(jī)要秘書要
3、有較強(qiáng)的組織管理能力機(jī)要文件的管理工作是一項(xiàng)嚴(yán)肅而細(xì)致的工作，要做好這項(xiàng)工作，還要求機(jī)要秘書必須具有較強(qiáng)的組織管理能力。（一）要熟悉機(jī)要文件的管理程序。首先要對(duì)照發(fā)文通知單及時(shí)清點(diǎn)、核對(duì)文件；其次要對(duì)文件進(jìn)行分類登記、編號(hào)；第三將供領(lǐng)導(dǎo)閱讀的文件和供各職能部門執(zhí)行的文件送主任簽閱后，分內(nèi)容、分部門、分級(jí)別，按時(shí)間的先后及時(shí)進(jìn)行傳閱、催辦、返回。（二）要加強(qiáng)文件閱辦中的過程控制傳閱文件是領(lǐng)導(dǎo)同志之間互通信息、交換意見、商決事情實(shí)現(xiàn)集體領(lǐng)導(dǎo)的重要工作方法。如何組織好文件傳閱，對(duì)于提高工作效率有極為重要的作用。要注意以下幾
4、方面：1、時(shí)間性。機(jī)要文件的保密是具有一定時(shí)間性的，在當(dāng)今改革開放時(shí)期，各種政策、信息的交流，對(duì)國(guó)家的建設(shè)和安全起著越來越重要的作用，快速傳遞上級(jí)文件精神、及時(shí)報(bào)告下級(jí)的情況，保證上下級(jí)之間的信息暢通，是機(jī)要文件管理的時(shí)間性要求。2、時(shí)效性。機(jī)要人員收到文件后，對(duì)每一份文件，機(jī)要管理人員要先看一遍，加深印象并做一個(gè)必要的判斷，注意傳遞時(shí)間，不能因文件傳遞不及時(shí)而造成損失，給工作造成被動(dòng)。對(duì)于那些要及時(shí)落實(shí)的事情，如果領(lǐng)導(dǎo)工作忙，機(jī)要管理人員有責(zé)任提醒和督促。3、保密性。機(jī)要文件傳閱是有著嚴(yán)格的規(guī)定的，要嚴(yán)格控制傳閱范
5、圍。傳閱的范圍要合理，要寬嚴(yán)適度。如果收文上標(biāo)有閱讀范圍，就按規(guī)定的范圍組織傳閱，不允許隨意擴(kuò)大閱讀范圍。凡屬于國(guó)家秘密的文件、資料，隨到隨傳，保證做到人不離件，件不離人，當(dāng)天送，當(dāng)天收。為隨時(shí)掌握文件的走向和流程，避免機(jī)要文件橫傳，根據(jù)需要制做文件傳閱單，一份附在傳閱文件夾內(nèi)，一份保管在機(jī)要員手中，隨時(shí)掌握文件去向，收回后立刻清點(diǎn)份數(shù)。4、作用性。文件的作用包括兩個(gè)方面：其一是具有普遍指導(dǎo)意義的文件；其二是有特定作用的文件。譬如，有些文件對(duì)企業(yè)有用，但對(duì)事業(yè)單位來說作用就小了；有些文件從標(biāo)題上看與本單位無(wú)關(guān)，但在內(nèi)
6、容上可能牽涉到本單位的工作。因此，要充分發(fā)揮文件的作用，管理人員必須做到兩個(gè)熟悉：一要對(duì)文件的內(nèi)容熟悉，二要對(duì)本單位的工作情況熟悉，只有這樣，才能根據(jù)不同類型的文件精神，結(jié)合本單位的實(shí)際，有規(guī)律性地進(jìn)行服務(wù)，充分發(fā)揮文件的作用。5、靈活性。機(jī)要人員要熟悉領(lǐng)導(dǎo)同志的工作分工，了解領(lǐng)導(dǎo)人和各部門的工作活動(dòng)規(guī)律和時(shí)間安排，準(zhǔn)確理解領(lǐng)導(dǎo)指示精神，掌握文件急緩程度。按照合理的傳閱順序組織傳閱，對(duì)特別重要的電報(bào)等急件，要區(qū)別對(duì)待，快速傳閱。（三）要加強(qiáng)文件催辦工作“催辦”是文件辦理過程中一個(gè)重要的必不可少的環(huán)節(jié)。對(duì)有時(shí)限要求的文
7、件，如突發(fā)事件、會(huì)議通知、紀(jì)念活動(dòng)、領(lǐng)導(dǎo)會(huì)見等內(nèi)容的文件，一般時(shí)限要求都較急，要及時(shí)提前催辦，給相關(guān)單位及有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志留有一定時(shí)間進(jìn)行準(zhǔn)備。平時(shí)傳閱文件過程中，機(jī)要秘書要注意做到“勤送、勤取、勤催”。催辦的“內(nèi)涵”也要寬泛，催辦不僅僅是向承辦單位要情況、要結(jié)果，其中還有大量的協(xié)調(diào)工作需要機(jī)要秘書來溝通。因此，做好催辦工作，不但可以防止文件漏辦或誤辦，而且可以大大加快文件的運(yùn)轉(zhuǎn)速度，提高機(jī)關(guān)的服務(wù)水平和工作效率，并從中提高機(jī)要員的協(xié)調(diào)能力。從某種意義上說，“催辦”也是機(jī)要秘書應(yīng)該具備的基本功。（四）加強(qiáng)文件的清退、銷毀
8、工作機(jī)要文件清退工作可以說是機(jī)要文件管理工作的重頭戲。要嚴(yán)格文件清退制度，經(jīng)常、及時(shí)地對(duì)文件進(jìn)行梳理，按文號(hào)分類整理，按序號(hào)排放整齊，確保文件及時(shí)清退。年終要全面清退文件，該上交的應(yīng)如數(shù)上交，該歸檔的根據(jù)單位要求進(jìn)行存檔，該銷毀的文件則要按規(guī)定執(zhí)行，切忌任意處理。三、機(jī)要秘書必須按章辦事，實(shí)行規(guī)范化管理機(jī)要保密工作制度化是保密管理的根本措施。機(jī)
