Office錦囊妙計(jì)

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1、Office錦囊妙計(jì)(2007-06-2313:53:50)?在每一個(gè)版本的Office組件中，微軟都會(huì)提煉出一些成熟的應(yīng)用，并增加許多靈巧的功能。但Office的許多強(qiáng)大功能大多數(shù)人都沒有用到，如隱藏選項(xiàng)、未知功能以及快捷鍵等。在本文中將匯集一部分我們最心儀的技巧，包括Word、Excel、Outlook和PowerPoint。這些技巧可以讓Office更強(qiáng)大、更高效、更易于使用，同時(shí)還可以將Office按自己意愿進(jìn)行定制。無論你是用OfficeXP還是Office2003，都會(huì)在這里發(fā)現(xiàn)有用的技巧和竅門，它們可以幫助你更好

2、地使用這套應(yīng)用最廣泛的辦公組件。　　放大與縮小　　　　你可以用鼠標(biāo)上的滾輪實(shí)現(xiàn)文檔的快速放大與縮小。只需按住Ctrl鍵，向前推滾輪可以放大文檔視圖，向后則縮小?！　　　】焖龠M(jìn)行格式設(shè)定　　　　我最喜歡的一個(gè)隱藏功能就是“格式刷”。這個(gè)畫筆圖標(biāo)缺省就該出現(xiàn)在標(biāo)準(zhǔn)工具欄上。要將其添加到工具欄上，使用“視圖”　“工具欄”　“自定義”，點(diǎn)擊“命令”標(biāo)簽，在“類別”中找到“格式”，然后將“命令”中的“格式刷”圖標(biāo)拖到工具欄上?！　　　‘?dāng)點(diǎn)擊這個(gè)圖標(biāo)時(shí)，格式刷會(huì)將光標(biāo)所處區(qū)域的文本格式復(fù)制下來。如果你選擇整段或某個(gè)單元，點(diǎn)擊格式刷圖標(biāo)，格

3、式刷就會(huì)復(fù)制該段或該單元的格式。然后你可以簡(jiǎn)單地選中一塊文檔，即可將復(fù)制的格式“刷”過來?！　　　‰p擊格式刷圖標(biāo)，可以重復(fù)使用復(fù)制的格式，無需再作復(fù)制操作，直到按了Esc為止。　　　　更多的“文件”選項(xiàng)?　　如果你在點(diǎn)擊Word的“文件”菜單時(shí)按住Shift鍵（或在Outlook里寫一封郵件時(shí)），菜單選項(xiàng)會(huì)有改變。菜單中會(huì)出現(xiàn)“全部保存”和“全部關(guān)閉”選項(xiàng)。在office/9.shtml'target='_blank'class='article'〉Excel里，增加的選項(xiàng)只有“全部關(guān)閉”，而沒有“全部保存”。???沒有項(xiàng)目符

4、號(hào)的行　　　　當(dāng)你在Word或PowerPoint中建立有項(xiàng)目符號(hào)或編號(hào)的列表時(shí)，可能會(huì)想讓某一項(xiàng)前面沒有符號(hào)。按Shift-Enter即可開始一個(gè)沒有項(xiàng)目符號(hào)的新行，當(dāng)下次再按Enter鍵時(shí)，增加的新行又有項(xiàng)目符號(hào)了。另一個(gè)有用的竅門：在Excel里，可以按Alt-Enter在同一單元格里另起一行?！　　　∮谩白詣?dòng)更正”功能添加符號(hào)　　　　Office的“自動(dòng)更正”功能可以自動(dòng)地在文檔中置放符號(hào)。以下是較有趣的一些：　　　　(tm)將更正為：TM　　　　--〉將更正為：→à　　　　〈--將更正為：←?　　　　有關(guān)智能標(biāo)記　　

5、　　智能標(biāo)記最初應(yīng)用于微軟的OfficeXP中，這是一個(gè)基于XML的小圖標(biāo)，當(dāng)進(jìn)行某種操作時(shí)，它會(huì)在數(shù)據(jù)的上、下方動(dòng)態(tài)地顯現(xiàn)。有些智能標(biāo)記是與某種應(yīng)用相關(guān)的，如Excel里的“股票符號(hào)智能標(biāo)記”，有些與數(shù)據(jù)相關(guān)，如Word或Outlook里的名字或地址。最常見的是“粘貼選項(xiàng)智能標(biāo)記”，它在任何Office應(yīng)用中粘貼數(shù)據(jù)時(shí)都會(huì)出現(xiàn)?！　　∫_認(rèn)“智能標(biāo)記”選項(xiàng)可用，在任何Office應(yīng)用中的“工具”菜單中選擇“自動(dòng)更正”選項(xiàng)，點(diǎn)擊“智能標(biāo)記”標(biāo)簽。確認(rèn)“給文字加上智能標(biāo)記”框已被選中。下面有許多“識(shí)別器”，如地址、人名、時(shí)間等，

6、以及一個(gè)“刪除智能標(biāo)記”的選項(xiàng)。記住這些選項(xiàng)可以影響所有帶智能標(biāo)記的Office應(yīng)用?！　　　≌迟N選項(xiàng)：在任何Office應(yīng)用中粘貼數(shù)據(jù)后，點(diǎn)擊“智能標(biāo)記”（看起來象一個(gè)剪貼板），將顯示一個(gè)有多個(gè)格式化選擇項(xiàng)的菜單，包括“匹配目標(biāo)格式”（將按文檔的格式對(duì)粘貼數(shù)據(jù)作格式化）和“保留源格式”（保留被粘貼數(shù)據(jù)在原文檔中的格式）?！　　　〉刂分悄軜?biāo)記：有些智能標(biāo)記的功能非常好用。例如，如果你在一個(gè)Word文檔中輸入Outlook聯(lián)系人的姓名，一個(gè)智能標(biāo)記會(huì)提供一些選項(xiàng)，如發(fā)送郵件、打開聯(lián)系人（如果有）、插入地址、安排會(huì)議等。與地址相關(guān)

7、的智能標(biāo)記包括添加聯(lián)系人等?！　　　xcel的錯(cuò)誤檢查：當(dāng)一個(gè)單元格中輸入了錯(cuò)誤的函數(shù)以及公式時(shí)，Excel中的錯(cuò)誤檢查智能標(biāo)記就會(huì)出現(xiàn)。標(biāo)記選項(xiàng)可以幫助用戶發(fā)現(xiàn)計(jì)算中的錯(cuò)誤，并且改正錯(cuò)誤或改變查錯(cuò)選項(xiàng)?！　　　∑渌悄軜?biāo)記：微軟為開發(fā)人員提供了建立自己智能標(biāo)記的API。其它智能標(biāo)記可以在網(wǎng)上找到。你可以在智能標(biāo)記設(shè)置窗口中點(diǎn)擊“其它智能標(biāo)記”鍵獲得其它可用智能標(biāo)記清單?！　】焖僭L問常用文檔　　　你可以把常用文檔放在Word的菜單條上，這樣就不用到“文件”菜單里瀏覽一堆文件和文件夾了。這需要在Word的菜單條上增加一個(gè)“工作

8、”菜單，到“視圖”　“工具欄”　“自定義”中，選擇“命令”標(biāo)簽，然后在“類別”的列表中選擇“內(nèi)置菜單”，接著從“命令”列表中找到“工作”并拖到Word菜單欄中的任意地方。然后從新菜單中選擇“添加到‘工作’菜單”把一個(gè)文件名加到菜單里。要?jiǎng)h除一個(gè)文件名時(shí)，只需要按一次Ctrl-