公文寫作知識-公文格式

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1、主講：全國公安寫作研究會常務(wù)副會長貴州省作家協(xié)會會員貴州警官職業(yè)學(xué)院副院長（副巡視員）申元初教授公文寫作—公文格式七、公文的格式公文的格式，有兩個意思：一是指公文的寫作模式；二是指文件的文面樣式規(guī)定。這里所指的“公文格式”，是第二個意思，一般所指“公文格式”，也主要是此意思。對“公文格式”的理解格式是死的，制作是活的，這里又有兩個意思：一、公文寫作，要根據(jù)公文的寫作目的和實質(zhì)內(nèi)容，決定風(fēng)格和選材。二、文件文面，嚴(yán)格遵守國家質(zhì)監(jiān)局關(guān)于公文格式的規(guī)定，盡量使文件具有美感，給人以愉悅的觀感。一組簡報的文面表現(xiàn)公文格式常識完整意義上的公文，實際指人們平常所謂

2、的“文件”。因此，說“公文的格式”，就一并包括了公文文書文本（正文）及其以外的文件版式內(nèi)容。具體有：秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標(biāo)識（版頭）、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)、印發(fā)日期。一份完整的公文，由“文頭、主文、文尾”三部分組成。但《國家行政機關(guān)公文處理辦法》第十一條明確規(guī)定：公文中各組成部分的標(biāo)識規(guī)則，參照（國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局1999-12-27）《國家行政機關(guān)公文格式》國家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。按照《格式》的稱謂，三個部分應(yīng)分別叫“眉首、主體、版記”。一、眉首（教材稱“文

3、頭”）“紅頭文件”首頁上的紅線，叫“反線”（教材稱“間隔線”）。反線以上部分內(nèi)容，就是眉首（文頭）部分。包括秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標(biāo)識（教材稱“文件名稱）、發(fā)文字號、簽發(fā)人等內(nèi)容，“絕密”、“機密”級公文還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號（教材簡稱“份號”）。（一）份數(shù)序號左上角，分發(fā)時按號登記清楚。（二）密級右上角，如有時限，用★隔開。用3號黑體（三）緊急程度右上角，同時有密級排于密級之下。用3號黑體（四）版頭發(fā)文機關(guān)全名或規(guī)范簡稱后加“文件”一詞。紅色小標(biāo)宋體字，但最大不能等于或大于22ｍｍ×15ｍｍ。（五）發(fā)文字號機關(guān)代字+年份+序號，六角方括

4、號。標(biāo)識下空2行，3號仿宋字。（六）反線。紅色。發(fā)文字號下隔4mm處。黨的文件中間加五角星。00001機密★一年緊急25mm貴州警官職業(yè)學(xué)院文件黔警院發(fā)〔2003〕3號發(fā)文字號制作要領(lǐng)：1．機關(guān)代字：黔警院；年號：〔2003〕；序號：3號。完整文號：黔警院〔2003〕3號；如果是對內(nèi)下發(fā)可加“發(fā)”字：黔警院發(fā)2．在機關(guān)代字部分，還可有部門代字和文種代字：（1）部門代字：黔警院辦字〔2003〕3號；（2）文種代字：黔警院通字〔2003〕3號；（意為：貴州警官職業(yè)學(xué)院2003年第3號通報）部門一般只能是辦公廳（室）才能行文，軍警系統(tǒng)政治部可以行文。注意：

5、上行文不能用部門代字,因為等于越級行文。（7）簽發(fā)人上報公文需標(biāo)識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字。“簽發(fā)人”用3號仿宋字，后標(biāo)全角冒號；冒號后用3號楷體字標(biāo)簽發(fā)人姓名。80mm00001機密★一年緊急貴州警官職業(yè)學(xué)院文件黔警院請字〔2003〕3號簽發(fā)人：用楷體貴州警官職業(yè)學(xué)院關(guān)于舉行閱兵式的請示二、主體（教材稱主文）反線以下，主題詞（不含）以上部分，為主體部分。（一）標(biāo)題紅色反線下空2行，用2號小標(biāo)宋體字，可分一行或多行排布。（二）主送機關(guān)受理單位，標(biāo)題下空一行左頂格3號仿宋。（三）附件正文下一行左空2字

6、用3號仿宋字標(biāo)識“附件”，冒號后標(biāo)附件名稱。如有序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼，附件名稱后不用標(biāo)點符號。附件應(yīng)與正文一起裝訂，并在左上角第一行頂格標(biāo)識“附件”（和序號），序號和名稱應(yīng)前后一致。附件是隨文發(fā)送的材料，有時是公文的主要部分，如總結(jié)等。貴州警官職業(yè)學(xué)院關(guān)于舉行閱兵式的請示省公安廳：為提高學(xué)生軍事化管理意識和集體意識，增強紀(jì)律性，經(jīng)我校慎重研究，擬定于×月××日在我校運動場舉行閱兵式，……（略）附件：1．閱兵計劃2．運動場改建方案二00×年×月×日（聯(lián)系人：辦公室××，電話：×××）主題詞：管理思想教育閱兵式請示抄送：省政法委、省教育廳。貴州警官職業(yè)學(xué)院辦

7、公室200×年×月××日印發(fā)—1—（四）印章（1）單一機關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關(guān)名稱，只標(biāo)識成文時間。成文時間右空4字；加蓋印章應(yīng)上距正文2ｍｍ～4ｍｍ，端正、居中下壓成文時間。當(dāng)印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。（2）聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，應(yīng)將成文時間拉開，左右各空7字；主辦機關(guān)印章在前；兩個印章均壓成文時間。印章加蓋方式相同，以保證印章排列整齊。兩印章之間互不相交或相切，相距不超過3ｍｍ。（3）當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)將各發(fā)文機關(guān)名稱（可用簡稱）排在發(fā)文時間和正文之間。主辦機關(guān)印

8、章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切