佛塑集團(tuán)設(shè)備科備品備件管理系統(tǒng)方案

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1、佛塑集團(tuán)設(shè)備科備品備件管理系統(tǒng)方案建議書人通公司2004.05.31目錄1現(xiàn)狀描述32需求描述33需求分析43.1問(wèn)題分析43.2綜述54方案建議61.1組織機(jī)構(gòu)定義61.2主數(shù)據(jù)方案71.3模塊介紹71.3.1物料管理71.3.2財(cái)務(wù)管理91.3.3管理會(huì)計(jì)111.4流程方案一121.4.1方案概述121.4.2流程圖131.4.3方案優(yōu)點(diǎn)131.4.4方案缺點(diǎn)131.5流程方案二131.5.1方案概述131.5.2流程圖131.5.3方案優(yōu)點(diǎn)141.5.4方案缺點(diǎn)141.6流程方案三14461方案概述144.6.2流程圖144.6.3方案優(yōu)點(diǎn)144.6.4方案缺點(diǎn)15現(xiàn)狀描

2、述1.設(shè)備科需要盡快將所有的備品備件庫(kù)管理起來(lái)，涉及的內(nèi)容要能對(duì)所有備品備件庫(kù)存的物資進(jìn)行全面的統(tǒng)籌管理，對(duì)相關(guān)信息使用網(wǎng)絡(luò)共享，通過(guò)計(jì)劃采購(gòu)和統(tǒng)一的設(shè)備臺(tái)賬對(duì)所有的設(shè)備（包括備品備件）庫(kù)存進(jìn)行管理。2.設(shè)備科的管理系統(tǒng)涉及到目前的處理流程包括：備件庫(kù)存管理、進(jìn)口設(shè)備的采購(gòu)處理、3.目前五金倉(cāng)庫(kù)通過(guò)用友系統(tǒng)進(jìn)行物料存貨賬的記錄，各車間根據(jù)需要到五金倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)用，各個(gè)車間都有各自的倉(cāng)庫(kù)（生產(chǎn)線、車間的備件倉(cāng)庫(kù)粗略估計(jì)也應(yīng)該有10-12個(gè)），設(shè)備科日前對(duì)車間備件倉(cāng)庫(kù)的儲(chǔ)備、使用、設(shè)備備件的更換周期等信息都無(wú)法獲取和管理。4?設(shè)備科的備件處理流程：由各車間根據(jù)使用需要和工作經(jīng)驗(yàn)，向設(shè)備科

3、提交采購(gòu)計(jì)劃，設(shè)備科采購(gòu)后將所有的備品備件入五金倉(cāng)庫(kù)入帳管理；五金倉(cāng)庫(kù)管理人員必須在拿到供應(yīng)商發(fā)票時(shí)才將采購(gòu)物資登記，在用友系統(tǒng)中進(jìn)行入賬處理（如果發(fā)票未到發(fā)生車間的領(lǐng)用，則由五金倉(cāng)庫(kù)另外手工記錄領(lǐng)用情況，但不記錄物資價(jià)格）；各車間根據(jù)實(shí)際需要到五金倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)用備品備件，領(lǐng)用的備品備件在車間都沒(méi)有納入用友的系統(tǒng)管理；月末通過(guò)用友帳務(wù)系統(tǒng)出具相關(guān)報(bào)表。5.對(duì)不同采購(gòu)時(shí)間入庫(kù)的五金備件，目前的處理方式與財(cái)務(wù)相同，使用的都是'加權(quán)平均法‘。6.由于沒(méi)有使用統(tǒng)一的編碼，五金備件庫(kù)的記賬物資無(wú)法與車間倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行對(duì)照。（具體需求請(qǐng)參見(jiàn)附件《備件管理系統(tǒng)主要實(shí)現(xiàn)功能》文檔內(nèi)容）2需求描述1.設(shè)備科

4、希望能通過(guò)管理系統(tǒng)，管理車間領(lǐng)用后的備件，對(duì)這些備件的使用情況能進(jìn)行跟蹤、查詢的管理2.使用統(tǒng)一的物料編碼管理所有的倉(cāng)庫(kù)存貨備件。3.對(duì)重要備件的管理，能從購(gòu)買后被車間領(lǐng)用就能進(jìn)行跟蹤管理，通過(guò)管理系統(tǒng)能查詢到所有備件的領(lǐng)用、使用、剩余信息。1.能做到實(shí)物與賬務(wù)間的賬物相符的管理。2.制定采購(gòu)計(jì)劃困難，采購(gòu)的數(shù)量不能依據(jù)庫(kù)存的波動(dòng)進(jìn)行實(shí)時(shí)的調(diào)整。3需求分析3.1問(wèn)題分析(1)編碼分析現(xiàn)狀：目前的備品備件的編碼不統(tǒng)一；用友系統(tǒng)中使用了一套編碼方案，但在庫(kù)房中未使用對(duì)應(yīng)物料編碼。問(wèn)題：對(duì)備品備件的追蹤、查詢困難。(2)組織結(jié)構(gòu)現(xiàn)狀：目前倉(cāng)庫(kù)的管理僅限于五金倉(cāng)庫(kù)，未能實(shí)現(xiàn)對(duì)車間倉(cāng)庫(kù)的

5、管理。問(wèn)題：不能掌握整個(gè)企業(yè)的庫(kù)存情況，查詢庫(kù)存情況的時(shí)候需要到各車間人工查看，管理難度大，可靠性差。(3)采購(gòu)計(jì)劃現(xiàn)狀：目前采購(gòu)計(jì)劃由各部門申報(bào)，然后統(tǒng)一匯總進(jìn)行采購(gòu)，采購(gòu)時(shí)需要考慮庫(kù)存量。問(wèn)題：庫(kù)存量的波動(dòng)不能及時(shí)反饋，采購(gòu)計(jì)劃的編制困難。需求數(shù)量不準(zhǔn)確。(4)采購(gòu)審批流程現(xiàn)狀：采購(gòu)的審批流程在0A系統(tǒng)中完成。問(wèn)題：不能通過(guò)采購(gòu)申請(qǐng)追蹤到相應(yīng)的處理情況，同時(shí)庫(kù)房收貨時(shí)不能直接查詢采購(gòu)申請(qǐng)的信息。(1)采購(gòu)流稈現(xiàn)狀：目前采購(gòu)的審批在0A系統(tǒng)中完成；實(shí)際的業(yè)務(wù)主要手工完成，包括收貨、發(fā)貨，即庫(kù)房在未收到發(fā)票的時(shí)候，所有的收發(fā)貨處理由手工完成，在收到供應(yīng)商的發(fā)票的時(shí)候才在用友系統(tǒng)

6、屮補(bǔ)單。問(wèn)題：由于目前在用友中的操作需要等待供應(yīng)商發(fā)票到達(dá)，造成系統(tǒng)中不能提供實(shí)時(shí)的庫(kù)存信息、出入庫(kù)信息。（6）使用情況追蹤現(xiàn)狀：采用人工方式。問(wèn)題：難度大，準(zhǔn)確度不夠。（7）采購(gòu)價(jià)格現(xiàn)狀：采購(gòu)價(jià)格查詢困難。問(wèn)題：設(shè)備科難以追蹤某段時(shí)間內(nèi)的采購(gòu)價(jià)格情況信息不透明。（8）庫(kù)存管理現(xiàn)狀：系統(tǒng)中的出入庫(kù)一般先用手工憑證紀(jì)錄，在收到發(fā)票后再到用友系統(tǒng)屮補(bǔ)單。問(wèn)題：系統(tǒng)中的實(shí)物賬和實(shí)際庫(kù)存中的數(shù)量不匹配，管理困難。3.2綜述通過(guò)對(duì)佛塑集團(tuán)備件管理現(xiàn)狀的了解，佛塑集團(tuán)工程技術(shù)中心設(shè)備管理科口前在備件管理中面臨的問(wèn)題：1、備件編碼規(guī)范化問(wèn)題；2、庫(kù)存信息的共享性問(wèn)題；3、庫(kù)存實(shí)時(shí)查詢的問(wèn)題；

7、4、備件采購(gòu)流程的跟蹤困難；5、采購(gòu)歷史數(shù)據(jù)追蹤困難；同時(shí)負(fù)責(zé)備件進(jìn)出倉(cāng)處理的五金倉(cāng)對(duì)備件成本的核算也面臨一些財(cái)務(wù)處理問(wèn)題、比如對(duì)貨到單未到的情況，很難在現(xiàn)在的財(cái)務(wù)系統(tǒng)里面反應(yīng)，現(xiàn)在的做法只能等到供應(yīng)商發(fā)票到了以后才進(jìn)行相應(yīng)的成本核算，這樣導(dǎo)致了成本信息滯后和不準(zhǔn)確性，從而影響了企業(yè)決策。這些問(wèn)題歸納起來(lái)包括兩個(gè)方而：1、物料管理；2、存貨成本核算。面對(duì)這些問(wèn)題，4方案建議4.1組織機(jī)構(gòu)定義組織機(jī)構(gòu)是企業(yè)管理活動(dòng)和業(yè)務(wù)活動(dòng)的基礎(chǔ)，也決定了對(duì)企業(yè)的管理所能延伸到的深度和廣度，適當(dāng)?shù)慕M織結(jié)構(gòu)是整