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《單證銷毀管理規(guī)定》由會(huì)員上傳分享，免費(fèi)在線閱讀，更多相關(guān)內(nèi)容在工程資料-天天文庫。
1、關(guān)于下發(fā)單證印刷品銷毀管理規(guī)定的通知各二級(jí)機(jī)構(gòu)：為了加強(qiáng)單證印刷品（以下簡稱單證）庫存管理和價(jià)值管理，沖減銷毀單證庫存價(jià)值，減輕庫存壓力，規(guī)范單證銷毀流程，避免單證管理風(fēng)險(xiǎn)。總公司對(duì)單證銷毀的有關(guān)問題規(guī)定如下，請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行。一、單證銷毀的定義和范圍單證的銷毀，是指對(duì)因故應(yīng)該銷毀的單證進(jìn)行實(shí)物銷毀。單證銷毀的具體范圍和原因有：因停售險(xiǎn)種、錯(cuò)誤印刷、改版、過期等確實(shí)不再需要的未使用單證,或其他己經(jīng)喪失使用價(jià)值的未使用單證；其它不再需耍保留的單證（不包含其他作為公司檔案管理的單證）。二、單證銷毀的流程各機(jī)構(gòu)清理的需要銷毀的單證，應(yīng)該由各分公司
2、（二級(jí)機(jī)構(gòu)）匯總向總公司提出申請(qǐng)，經(jīng)總公司相關(guān)部門審批，編造銷毀清冊(cè)并簽字后方可進(jìn)行實(shí)物銷毀。各二級(jí)機(jī)構(gòu)無權(quán)口行作出銷毀的決定。具體流程如下：1231、由需要銷毀單證的部門（或三級(jí)機(jī)構(gòu)）提出銷毀中請(qǐng)，需要填寫《內(nèi)部T作簽報(bào)》，說明單證銷毀的原因和《擬銷毀單證清單》（詳見附件1）,并經(jīng)過部門單證員、部門（或三級(jí)機(jī)構(gòu)）負(fù)責(zé)人簽字。報(bào)二級(jí)機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)部（三級(jí)機(jī)構(gòu)還需要二級(jí)機(jī)構(gòu)相關(guān)部門）和機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人審批。2、二級(jí)機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)部對(duì)部門報(bào)送的銷毀簽報(bào)進(jìn)行審查核實(shí)，尤其對(duì)其中有價(jià)單證的數(shù)據(jù)要與業(yè)務(wù)系統(tǒng)和相關(guān)臺(tái)帳數(shù)據(jù)核對(duì)一致。對(duì)三級(jí)機(jī)構(gòu)上報(bào)的單證銷毀中請(qǐng)，由
3、二級(jí)機(jī)構(gòu)對(duì)應(yīng)業(yè)務(wù)部門和財(cái)務(wù)部共同簽批。經(jīng)過財(cái)務(wù)部和業(yè)務(wù)部門簽批的簽報(bào)，報(bào)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人審批簽字，然后報(bào)總公司財(cái)務(wù)部。3、總公司財(cái)務(wù)部收到機(jī)構(gòu)關(guān)于單證銷毀的巾請(qǐng)簽報(bào)后，視單證使用責(zé)任人所屬部門，報(bào)總公司相關(guān)部門簽批，總公司相關(guān)部門主要就單證宏觀管理方面進(jìn)行審批和檢視，總公司財(cái)務(wù)部主要就有價(jià)單證數(shù)據(jù)、俏毀單證成本等方血進(jìn)行核實(shí)審批。各部門會(huì)簽完畢，交總公司財(cái)務(wù)部統(tǒng)一傳真至機(jī)構(gòu)。4、各機(jī)構(gòu)接到總公司統(tǒng)一?銷毀的批復(fù)后，應(yīng)由申請(qǐng)部門編造銷毀清冊(cè),由巾請(qǐng)部門、財(cái)務(wù)部、辦公室單證管理員和部門負(fù)責(zé)人共同簽字。5、憑銷毀清冊(cè)，并至少有以上三方代表到位，對(duì)
4、單證進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督銷毀。尤其是有價(jià)單證的銷毀，必須現(xiàn)場監(jiān)銷。銷毀單證的清冊(cè)作為財(cái)務(wù)檔案保存。6、在生產(chǎn)系統(tǒng)小對(duì)已經(jīng)銷毀的有價(jià)單證作“作廢回銷”處理（單證的狀態(tài)須為“個(gè)人領(lǐng)用”狀態(tài)）。三、其他各機(jī)構(gòu)銷毀可以銷毀的單證時(shí)，對(duì)其中部分單證（如條款、彩頁、費(fèi)率手冊(cè)等）應(yīng)保留適度數(shù)量的庫存，作為保全等業(yè)務(wù)使用。對(duì)于不需要的單證，各機(jī)構(gòu)應(yīng)及時(shí)清理銷毀，至少每年要集屮清理銷毀一次。各機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)部需要同時(shí)沖銷己銷毀單證的價(jià)值，真實(shí)反映單證物料用品的庫存價(jià)值。對(duì)其中的收費(fèi)單證，還應(yīng)沖減實(shí)物管理責(zé)任人的庫存。各機(jī)構(gòu)對(duì)因個(gè)人的責(zé)任造成巨犬浪費(fèi)的，應(yīng)對(duì)責(zé)任人和部
5、門給予通報(bào)批評(píng)、警告、記過和相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)處罰。對(duì)二級(jí)機(jī)構(gòu)因單證的征訂、管理不力，導(dǎo)致巨大浪費(fèi)的，總公司將給予通報(bào)批評(píng)或其他處罰。本通知口發(fā)文Z日起執(zhí)行。以前相關(guān)規(guī)定與本通知有沖突的，以本通知為準(zhǔn)。執(zhí)行中有何問題，請(qǐng)咨詢總公司財(cái)務(wù)部程麗彬8313、張琴8316o特此通知二OO四年三刀十五H附件1:擬銷毀單證清單填報(bào)部門（機(jī)構(gòu)）：上報(bào)時(shí)間：年月曰單證類別單證編碼單證名稱單位數(shù)量起止號(hào)碼單價(jià)金額銷毀原因和金額停售改版錯(cuò)印其他有價(jià)小計(jì)非有價(jià)小計(jì)合計(jì)注：1、有價(jià)單證必須填寫流水起止號(hào)碼2、有價(jià)、非有價(jià)單證應(yīng)分類小計(jì)數(shù)量和金額，合計(jì)等于有價(jià)和非有價(jià)
6、的總和。3、銷毀原因下填寫每種單證的銷毀金額。4、在上報(bào)此表書面簽字件同時(shí)，以EXCEL表格報(bào)送總公司財(cái)務(wù)部一份。部門（三級(jí)機(jī)構(gòu)）單證管理員:部門（三級(jí)機(jī)構(gòu)）負(fù)責(zé)人:二級(jí)機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人:二級(jí)機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)部單證管理員：二級(jí)機(jī)構(gòu)分管領(lǐng)導(dǎo):
