合約管理操作細則

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1、合約管理操作細貝IJ第一章總則第一條為了規(guī)范合約管理工作，保證公司各項招投標(biāo)及合約工作的順利進行，特制定本合約操作細則。第二條本制度的適用于公司所冇的合同訂立及合約管理工作。第二章合同簽訂流程第三條合約部根據(jù)各部門審核意見確定合同終稿，執(zhí)行合同審查會簽表流程。第四條合同會簽前需注意事項：1、嚴(yán)格審查對方的主體資格：①対法人必須審查營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、組織機構(gòu)代碼證稅務(wù)背記證等原件，并留収加蓋對方公章的復(fù)印件。②對非法人組織，應(yīng)當(dāng)審查英營業(yè)執(zhí)照。對分支機構(gòu)或者是事業(yè)單位和社會團體設(shè)立的經(jīng)營單位，除審查其經(jīng)營范圍

2、外，還應(yīng)同時審查具從屬的法人主體資格。③対外方的資格審查，應(yīng)調(diào)查清處其地位和性質(zhì)、經(jīng)濟組織是否合法存在、法定名稱、地址、法定代表人姓名、國籍及注冊地。2、審查代理人的代理身份和代理資格：①審查代理人職務(wù)資格證明及個人身份證；②被代理人出具的授權(quán)委托卩；③代理行為是否超越了代理權(quán)限或代理權(quán)是否超出了代理期限。3、審查對方的履約能力，是否需要捉供履約擔(dān)保。4、審查對方提供的有關(guān)證明資料，必耍時應(yīng)到簽發(fā)部門進行驗證或?qū)嵉乜疾?，以防偽造或變造證明材料。對方提供的各種證明資料屮所使用的當(dāng)事人名稱、卬章等內(nèi)容必須完全一致

3、。5、名片、廠家介紹、產(chǎn)品介紹、各類廣告和宣傳材料、通訊號碼、未經(jīng)我方人員核實的資料復(fù)印件不得作為主體資格和履約能力的證明材料，但可歸入檔案保存，以備考察。第五條合同簽訂應(yīng)滿足下列條件：1、合法性原則：工程合同管理必須全而符合有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)定，使得公司的權(quán)益能夠依法受到保護。2、事前簽訂原則：工程合同應(yīng)在經(jīng)濟事項發(fā)生前簽署，禁止工程類業(yè)務(wù)未簽署合同即先行施工。3、利益明晰原則：合同應(yīng)清楚地界定、描述各方的權(quán)利和義務(wù)，以杜絕模糊、歧義、推諉、扯皮現(xiàn)象；合同中尤其應(yīng)有明確的、可以界定清籠的合同價款、結(jié)算辦法

4、及付款方式；如果合同價款可能調(diào)整，則應(yīng)明確調(diào)整依據(jù)、調(diào)整方式（如何計價、總價如何最后確定等），并就設(shè)計變更與現(xiàn)場簽證的有效性、可控性作出明確規(guī)定：①審計部對合同內(nèi)涉及合同價款、計量及計價方式、結(jié)算方式等商務(wù)條款負責(zé)。①工程部對合同內(nèi)涉及工期、工程進度、工程質(zhì)量、工程驗收等技術(shù)條款負責(zé)。②總工室對施工圖紙及卬供材料設(shè)備選型負責(zé)。③財務(wù)部對工程款支付根據(jù)合同進行控制，并對合同對方提交的銀行履約保函的真實性負責(zé)。5、正式的合同文本由合約部牽頭組織審計部、工程部、總工室、財務(wù)部等相關(guān)部門評審，總經(jīng)理簽字審批后，按合同

5、約定分?jǐn)?shù)發(fā)給承包商。同時將合同移交相關(guān)業(yè)務(wù)部門，并交行政部存檔。6、合同內(nèi)容全部履約完成后，除財務(wù)部、行政部需要歸檔外，其他相關(guān)部門應(yīng)將合約部移交合同返還合約部，存入資料庫。第三章工程款支付程序第六條工程款支付程序：1、由項目負責(zé)人根據(jù)承包商提交的付款申請，審核其已完工程量，結(jié)合合同規(guī)定的付款辦法向公司提交付款申請書。2、項1=1負責(zé)人需完成付款申請書相應(yīng)部門（包括審計、合約、財務(wù)等）及主管副總、總經(jīng)理的簽字手續(xù)。3、項冃負責(zé)人完成上述付款申請手續(xù)后，交財務(wù)部。財務(wù)部在三個工作口內(nèi)付款。財務(wù)部付款后需通知合約

6、部實際付款金額及時間，以便合約部建立合同臺帳對工程付款按合同內(nèi)容進行掌控。第四章招標(biāo)、合同等資料管理第七條合約資料主要包括：1、招標(biāo)資料：①各合作單位信息資料、②招標(biāo)文件、③投標(biāo)文件、④議標(biāo)文件等；2、合約資料：①立項報告、②工程合同、③采購合同、④工程竣工驗收資料等；第八條合約資料的管理：1、招投標(biāo)資料由招標(biāo)專員專人負責(zé)管理，定期整理歸檔；2、合同資料由合同專員專人負責(zé)管理，定期整理歸檔。3、上述所有檔案資料的管理，應(yīng)按公司統(tǒng)一要求進行歸檔，分類組成案卷，編制案卷目錄、卷內(nèi)目錄等檢索工具，便于查找和利用，保

7、護文件材料的完整與安全，定期向檔案室移交。4、接受外來的合同文件，必須做好登記，資料完備。5、案卷的銷毀或移出吋亦做好記錄，以便有據(jù)可查。6、對公司建安T程、市政工程、監(jiān)理、材料設(shè)備等各種招標(biāo)信息，都屬于公司的高度機密，不得泄漏，嚴(yán)格保守公司機密。7、未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，所有資料不許外借，如確需要外錯，應(yīng)嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，退還時,詳細檢杳后辦事注銷借閱手續(xù)，如有造成丟失或損壞的及時向上級報告處理。第九條建立合同臺帳：根據(jù)簽訂的合同內(nèi)容，建立合同臺帳，合同臺帳的內(nèi)容應(yīng)包括合同對方、應(yīng)付付款時間及條件、應(yīng)付款金額、實付

8、款金額、實付款時間等。第十條跟蹤所有合同的執(zhí)行進度和完成情況。密切監(jiān)控合同履行情況，實事求是，及時報告合同履行過程屮存在的問題。第十一條變更、解除合同，必須符合《合同法》的規(guī)定，應(yīng)從維護本公司合法權(quán)益出發(fā)，從嚴(yán)控制。監(jiān)控合約的一致性，提供恰當(dāng)支持以維護公司免受潛在索賠威脅。第十二條建立合同數(shù)據(jù)庫：將所冇合同輸入數(shù)據(jù)庫，實行信息化管理。第五章承包商管理第十三條承包商管理應(yīng)遵循以下原則：1、建立承包商檔