如何做好工程項目檔案的收集工作

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1、如何做好工程項目檔案的收集工作如何做好工程項目檔案的收集工作工程項目檔案又稱基建檔案，是指在工程建設(shè)活動中直接形成的，經(jīng)過鑒定、整理并歸檔，具有查考價值的真實記載項目建設(shè)過程的各種記錄。簡而言之，“工程項目檔案是工程項目建設(shè)過程中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄”，它是企業(yè)建設(shè)發(fā)展必不可少的環(huán)節(jié)，是一項對歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實服務(wù)，替未來著想的工作。一個具體項目的工程檔案是指從整個項目立項、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理及竣工驗收到建成投產(chǎn)使用的全過程中形成并歸檔的科學(xué)技術(shù)文件材料。完整、準(zhǔn)確、齊全，是保證工程項

2、目檔案質(zhì)量的關(guān)鍵，也是其能夠得到有效利用的前提，更是工程建設(shè)項目維護、改建、擴建的重要依據(jù)。因此，收集工作是工程項目檔案工作的基礎(chǔ)，收集齊全是做好工程項目檔案工作的必要條件。做好工程項目檔案的收集工作，首先，應(yīng)了解工程項目檔案的成套性，成套性就是文件之間的聯(lián)系性，有機聯(lián)系是文件內(nèi)容內(nèi)在的、本質(zhì)的、自然的聯(lián)系，而不是人為的聯(lián)系。具體到某一建設(shè)項目的檔案，其成套性可以體現(xiàn)在以下內(nèi)容：每一個項目或單位工程、分部分項工程的文件；某一問題、事故處理形成的一組文件；請示與批復(fù)；一組會議材料；就某一變更事項產(chǎn)生的報告、批復(fù)、洽商材

3、料；系統(tǒng)編號的變更令、變更通知單、工程聯(lián)系單等。成套性文件必須收集齊全，這就等于完成了工程項目檔案收集程序的閉環(huán)。其次，應(yīng)充分了解工程項目的整體概況，建設(shè)過程是否嚴(yán)格執(zhí)行“三納入”“四參加”“四同步”等檔案規(guī)章制度。同時，還要熟知工程項目應(yīng)產(chǎn)生的文件種類和歸檔范圍。如有行業(yè)要求的可按照行業(yè)上的規(guī)定執(zhí)行，但是行業(yè)上的檔案整理規(guī)定針對的是普通基建項目。例如水利、交通、電力等。最后，新疆慶華年產(chǎn)55億立方米煤制天然氣項目屬國家發(fā)改委核準(zhǔn)的國家級示范項目，理應(yīng)執(zhí)行《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28－

4、2002）規(guī)定，其配套建設(shè)項目形成的文件材料，在收集整理和操作過程中亦可參照（DA/T28－2002）的規(guī)定，內(nèi)容都具有通用性。進行工程項目檔案收集時，要把握重點，抓住難點，應(yīng)關(guān)注以下幾個問題：一是項目前期文件往往在辦理各種開工手續(xù)時，多方交叉使用，容易丟失，所以，工程項目在辦理項目手續(xù)立項時，其原件就要由專人負(fù)責(zé)一盯到底；二是利用合同條款這種有效手段來控制，把工程項目文件的質(zhì)量要求、歸檔的范圍、數(shù)量等檔案管理規(guī)定列入合同文本中，促使參加單位在形成文件材料過程中，加強原件的保管力度；三是工程監(jiān)理、招投標(biāo)工作因由上級主

5、管單位組織進行，容易造成文件材料未及時送達(dá)相關(guān)部門，所以檔案人員必須及時催要；四是工程施工過程中產(chǎn)生的設(shè)計變更、工程聯(lián)系單、材料檢驗報告等技術(shù)文件由于發(fā)生在現(xiàn)場，容易造成遺失，必須及時收集齊全，且簽字要符合要求；五是應(yīng)加強原件的收集，文件內(nèi)容的原始性是檔案發(fā)揮作用的基本前提，決不允許大量復(fù)印件歸檔，建設(shè)單位工程部門和檔案人員一定要嚴(yán)格把關(guān)。六是應(yīng)注意以下材料的收集：1.（一）在項目立項、設(shè)計階段注意檢查征地拆遷方面收集的資料是否齊全，尤其是拆遷戶在拆遷過程中形成的材料應(yīng)收集齊全。例如：征用地申請，紅線圖、坐標(biāo)圖、征地

6、拆遷、安置、補償批準(zhǔn)文件等。2.（二）應(yīng)注意招投標(biāo)過程中產(chǎn)生的資料收集是否齊全，尤其是參加招投標(biāo)人員在評議標(biāo)過程中，針對具體項目不同標(biāo)段形成的評分表等材料，同時應(yīng)加強未中標(biāo)標(biāo)書的收集。3.（三）在項目施工階段，注意檢查施工基礎(chǔ)資料收集是否齊全，尤其要注意設(shè)計變更與測試、沉降、位移、變形監(jiān)測記錄、質(zhì)量檢查等材料，同時應(yīng)仔細(xì)檢查施工基礎(chǔ)資料的修改方式是否符合有關(guān)規(guī)定。4.（四）監(jiān)理檔案的收集是否齊全完整，包括監(jiān)理月報、開停工令、設(shè)備材料報審、計量支付等材料，尤其是在監(jiān)理規(guī)程規(guī)定反映監(jiān)理履行“三控制”職能的文件材料是否收集

7、齊全。5.（五）工程竣工驗收后及試運行期間，注意試運行記錄是否齊全完整，竣工圖是否能反映竣工后的真實狀況，與變更是否符合。預(yù)、決算形成的文件材料等應(yīng)直接整理歸入工程項目檔案。6.（六）聲像檔案的收集是否齊全完整。收集范圍包括：建設(shè)前原始地形、地貌；開工典禮、領(lǐng)導(dǎo)人或著名人物參加相關(guān)活動照片；項目相關(guān)評審、紀(jì)要會議等具有保存價值的照片檔、錄音案。