檔案數(shù)字化建設(shè)

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1、檔案數(shù)字化建設(shè)數(shù)字檔案館建設(shè)探索與思考檔案是人類活動的真實記錄，是人們認(rèn)識和把握客觀規(guī)律的垂要依據(jù)。借助檔案，我們能夠更好地了解過去、把握現(xiàn)在、預(yù)見未來。檔案工作是一項記錄歷史、傳承文明、服務(wù)社會、造福人民的重要工作。新千年伊始，隨著深圳、青島數(shù)字檔案館的和繼建成，全國各地掀起了數(shù)字檔案館建設(shè)的熱潮，檔案工作正面臨著自我發(fā)展的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。數(shù)字檔案館打破了傳統(tǒng)的檔案管理模式，運用現(xiàn)代科技手段接收、保管、利用檔案，為檔案工作適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟(jì)需要和服務(wù)和諧社會建設(shè)開辟了一條新的路子，其發(fā)展前景十分美好。然而，近年來，圍繞數(shù)字檔案館建設(shè)這一熱門話題的探

2、討是仁者見仁，智者見智。一、充分認(rèn)識數(shù)字檔案館建設(shè)的必要性，客觀地止視建設(shè)中的因難（一）從數(shù)字檔案館建設(shè)屮資金投入問題看其建設(shè)的必要性數(shù)字檔案館建設(shè)需耍大量的資金投入，一想到這一點，我們政府有關(guān)部門和檔案行政管理部門就望而卻步，有的甚至連爭取建設(shè)資金的念頭都沒有了。誠然，數(shù)字檔案館建設(shè)的確需要人量資金做保證，但是它是在構(gòu)建一全新的檔案館，不但其價值會超過我們重新建設(shè)一座傳統(tǒng)的檔案館。而且和修建傳統(tǒng)檔案館和比，即使深圳數(shù)字檔案館和上海浦東數(shù)字檔案館花費的資金也是其傳統(tǒng)檔案館建設(shè)資金的十分之一。目前，各地方都在考慮修建新的檔案館，然后再說數(shù)字檔案館建設(shè)

3、問題，這是我們檔案部門普遍的傳統(tǒng)的思維方式。為什么我們不可以優(yōu)先解決數(shù)字檔案檔案館建設(shè)問題呢？美國1998年頒布的《政府無紙辦公法案》規(guī)定聯(lián)邦政府的各個部門采用電了方式呈報材料和業(yè)務(wù)交流以逐漸實行無紙作業(yè)，在2003年10月31日前實施無紙辦公。我國的檔案管理現(xiàn)在實行的是紙質(zhì)檔案和電子檔案雙軌制保存，也許不久的將來也會象美國一樣取消紙質(zhì)文件。那么我們修建那么多的庫房到時又用來裝什么呢？另一方而，數(shù)字檔案館建設(shè)不彖修建傳統(tǒng)的檔案館，它不需要耗費人量的資源，而數(shù)字檔案館的人量建設(shè)會使其建設(shè)的成木越來越低。從經(jīng)濟(jì)學(xué)角度來說，數(shù)字檔案館建設(shè)還會拉動這個高科

4、技產(chǎn)業(yè)的蓬勃發(fā)展。（二）從資金投入產(chǎn)出效益來說，數(shù)字檔案館建設(shè)是為政府節(jié)約大量資金。1、在我國檔案工作者頭腦中成木效益觀念是相當(dāng)?shù)〉?。很少有人關(guān)心檔案管理保管利用的成木效益問題。這樣就岀現(xiàn)了兩種情況，一方而是許多已經(jīng)完全沒有保存價值的文件和太多的重份文件被保存著。另一方而，很多重要的文件而沒有作為檔案保存，比如，中共中央冇關(guān)農(nóng)村改革的一號文件可能在全國各級檔案館要保存幾千份，冇的甚至在同一個檔案館中也被不同的全宗單位保存，而各級各類機(jī)關(guān)中冇的業(yè)務(wù)技術(shù)文件卻未能作為檔案保存，使這類信息資源、資產(chǎn)逐漸流失。而數(shù)字檔案館在全國的建設(shè)，將為這兩個方面的問

5、題捉供解決途徑，從而為政府節(jié)約大量資金。2、數(shù)字檔案館的早日建設(shè)使人量的電子檔案能夠被有效地管理，從長遠(yuǎn)來說是節(jié)約資金。一是節(jié)約了本身的電了檔案因管理不好重新被數(shù)字化的費用。拿徳陽市來說吧，右］2001年推行了利用計算機(jī)輔助歸檔文件整理，并在2005年9月份開始進(jìn)行了電子檔案原文管理，但是由于各個機(jī)關(guān)檔案室檔案人員操作水平的原因，一年中由于計算機(jī)病毒、重裝操作系統(tǒng)等原因，造成電了檔案丟失率達(dá)到60%,按照市120個進(jìn)館檔案全宗，每個全宗單位平均400份電子檔案計算，那么全年市機(jī)關(guān)單位中共丟失電子文件達(dá)28800份。每份文件平均按6頁，以現(xiàn)行市場價侮

6、頁數(shù)字化處理0.2元計算，那么每年光進(jìn)館的全宗單位電子檔案數(shù)字化損失就達(dá)34560元，加上6個縣級檔案館每年就將損失人約20萬元，如果晚建5年，那么就將損失100多力元。這個帳真是不算不知道，一算嚇一跳。對于這類問題，我們檔案部門要引起高度地警覺。二是在檔案數(shù)字化程序上節(jié)約了經(jīng)費，保護(hù)了珍貴檔案?，F(xiàn)在每年各級政府都耍拿出一部分資金來對叨清和民國檔案進(jìn)彳亍搶救保護(hù)。如果在這個搶救過程中，一并進(jìn)行數(shù)字化處理，那么一方面可以從資金上節(jié)約，另一方面也有利于對珍貴檔案的保護(hù)，不需要再次將其拿出來進(jìn)行數(shù)字化處理，而是直接對以在數(shù)字檔案館系統(tǒng)屮進(jìn)行利用，保護(hù)了珍

7、貴檔案。再說，檔案數(shù)字化的成本并不會隨著掃描速度的發(fā)展而節(jié)約經(jīng)費。和反，卻會隨著時間的推移和人力價格上漲而上升。因為許多老的檔案，它的紙質(zhì)較脆且薄，高速打描是行不通的，而只有多用人工進(jìn)行低速處理，才能保證老的檔案不被損害，此時乂浪費了不必要的人力資源，所以早日進(jìn)行數(shù)字化不但不會浪費錢還會為我們節(jié)約經(jīng)費。3、數(shù)字檔案館建設(shè)可提高電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)效率。前幾年，全國電子政務(wù)信息化，各地方都花費了大量的資金，建起了專門的電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)。比如，徳陽地區(qū)，僅光纖網(wǎng)絡(luò)硬件建設(shè)就花費了好兒T萬，已經(jīng)鋪設(shè)到市、縣各部門和人部分的鄉(xiāng)鎮(zhèn)。而且每年都要花費上百力的資金進(jìn)行維護(hù)。

8、硬件網(wǎng)絡(luò)建設(shè)好后，網(wǎng)絡(luò)上卻僅有電了公文的交換和各部門的新聞網(wǎng)站在上面運行。我國現(xiàn)今互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的光纖利川率也僅有10%,而電子