【精品】第12章物業(yè)管理檔案管理

《【精品】第12章物業(yè)管理檔案管理》由會員上傳分享，免費在線閱讀，更多相關(guān)內(nèi)容在工程資料-天天文庫。

1、第十二章物業(yè)管理檔案管理一、內(nèi)容提要1.物業(yè)管理檔案的收集與整理(1)物業(yè)承接杳驗期檔案資料的收集與整理(2)物業(yè)入住期檔案資料的收集與整理(3)H常物業(yè)管理期檔案資料的收集與整理2.物業(yè)管理檔案的檢索利用與保存(1)常用的紙介質(zhì)檔案的檢索與利用(2)電子媒體檔案的檢索與利用(3)物業(yè)悖理檔案的保存3.物業(yè)服務企業(yè)信用檔案(1)物業(yè)服務企業(yè)信用檔案的作用及范圍(2)建立物業(yè)服務企業(yè)信用檔案的目標⑶物業(yè)服務企業(yè)信用檔案記錄內(nèi)容的采集⑷物業(yè)服務企業(yè)信用檔案的投訴處理二、考試目的和考試要求本部分的考試目的是要測試應考人員対物業(yè)管理檔案的分類、收集與整理、檢索利用與保存等相關(guān)理論與技術(shù)，以及物業(yè)管

2、理信用檔案的內(nèi)容和管理等知識的掌握程度和綜合運用能力?？荚嚮疽笳莆眨何飿I(yè)管理檔案的收集、整理和利用，物業(yè)管理信用檔案的內(nèi)容與管理。熟悉：物業(yè)管理檔案的檢索與保存。了解：物業(yè)管理檔案的分類和其他相關(guān)知識。第十二章物業(yè)管理檔案管理齊全完整、檢索便捷的物業(yè)管理檔案系統(tǒng)，是物業(yè)管理的一項基礎(chǔ)性的工作，是做好物業(yè)管理服務工作的一個必要條件，也是物業(yè)服務企業(yè)的一項棊木功。物業(yè)管理檔案管理包括物業(yè)管理檔案的概念、分類、收集整理和保管利用等內(nèi)容。第一節(jié)物業(yè)管理檔案的概念與分類一、檔案的定義檔案是歷史的原始記錄。此定義包括兩層涵義：一是經(jīng)過歸檔保存的原始記錄及其載體；二是該原始記錄的信息內(nèi)容。如施工圖紙

3、，在工程竣工驗收Z前，它是正在使用的文件，既非原始記錄,也非檔案；在T程竣工驗收后，經(jīng)過歸檔保存后的施工圖紙，以及所記載的設(shè)計內(nèi)容就是該項目的歷史原始記錄，即檔案。二、物業(yè)管理檔案的內(nèi)容物業(yè)管理檔案的內(nèi)容包括物業(yè)權(quán)屬資料、技術(shù)資料和驗收文件，業(yè)主(或物業(yè)使用人)的權(quán)屬檔案資料、個人資料，物業(yè)運行記錄資料、物業(yè)維修記錄、物業(yè)服務記錄和物業(yè)管理公司行政管理以及物業(yè)管理相關(guān)合同資料等。三、物業(yè)管理檔案的分類方法(了解)物業(yè)管理檔案是直接記載物業(yè)及物業(yè)管理各個方而的歷史記錄。物業(yè)管理常用的檔案分類方法有以下幾種。(一)年度分類法年度分類法：根據(jù)形成和處理文件的年度，將全宗內(nèi)檔案分成各個類別。特點：

4、按年度分類符合檔案按年度形成的特點和規(guī)律，能夠保持檔案在形成吋間方而的聯(lián)系，可以反映出立檔單位侮年工作的特點和逐年發(fā)展的變化情況，便于按年度査閱和利用檔案。(二)組織機構(gòu)分類法組織機構(gòu)分類法：按照立檔單位的內(nèi)部組織機構(gòu)，把全宗內(nèi)的檔案分成各個類別。特點：能保持全宗內(nèi)文件在來源方而的聯(lián)系，客觀反映各纟R織機構(gòu)工作活動的歷史而貌，便于按一定專業(yè)查閱檔案。(三)事件分類法事件分類法：按照全宗內(nèi)檔案反映的事件進行分類，乂稱為事山分類法或問題分類法。特點：能較好地保持文件在內(nèi)容方而的聯(lián)系，使內(nèi)容相同或相近的文件集小在一起，既能較突出地反映立檔單位主耍工作活動的面貌，乂便于按專業(yè)系統(tǒng)全面地查閱利用檔案

5、。物業(yè)服務金業(yè)檔案的分類應根據(jù)企業(yè)白身的情況和檔案管理的要求，采川相應的分類方法。四、物業(yè)管理檔案存放為了方便檢索利用，歸檔整理后的案卷需要按分類方法進行分類存放。首先，檔案應當有專門的檔案室，檔案室的大小應山未來檔案的可能數(shù)量和一定的余量來確定。其次，要選擇文件架和文件柜，物業(yè)管理公司可以根據(jù)自身需要和經(jīng)濟條件進行選擇，-?般檔案量不大的小型物業(yè)管理公司可以考慮采用小型文件架或文件柜來存放案卷，管理而積較大的物業(yè)公司應考慮采用更大的檔案室并采用文件架存放案卷。確定了案卷存放的工貝和分類方法之后，就可以根據(jù)分類方法對存放工貝進行編目，即明確哪個文件架或文件柜將存放哪一類檔案并作出明顯的標記

6、，以便于存放和檢索取用。⑴物業(yè)承接查驗期收集整理的檔案是物業(yè)基礎(chǔ)資料檔案，這類檔案比較重要，一般須長期存放。而這類檔案隨時間推移而增減的情況不多，這類檔案應專架或?qū)９翊娣拧＃?）物業(yè)入住期收集整理的檔案是客八資料檔案，這類檔案存放期長，檢索頻度較高，隨時間推移會發(fā)生冇限增加，因此這類檔案架或柜應留冇余量。（3）物業(yè)H常管理期收集整理的檔案種類繁多、情況復雜隨時間推移會不斷增加。一般存放期不長，會冇相當多的案卷因存放到期而移出或銷毀。檔案案卷在進行上架排列時，物業(yè)管理檔案一般應按檔案案卷所反映的事件專題、重要程度和時間序列的順序進行排列，同時要對每一案卷進行編號以固定每一案卷的具體位置，方便

7、今后的編目和査閱。第二節(jié)物業(yè)管理檔案的收集與整理（掌握）物業(yè)管理檔案的收集整理一般是按照物業(yè)管理的流程分類進行的，通常包括物業(yè)承接查驗期檔案、物業(yè)入住期檔案和物業(yè)H常管理期檔案等的收集整理。一、物業(yè)承接查驗期檔案的收集與整理（一）物業(yè)承接查驗期物業(yè)管理檔案收集的特點物業(yè)承接查驗期的檔案收集內(nèi)容主要是被承接查驗物業(yè)及其附屬設(shè)施設(shè)備的權(quán)屬、技術(shù)和驗收文件，一般稱為物業(yè)基礎(chǔ)資料檔案。這類檔案收集的特點是：1.收集期間較集中，一