高校照片檔案管理中問(wèn)題及對(duì)策

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1、高校照片檔案管理中問(wèn)題及對(duì)策【摘要】高校照片檔案是高校檔案的重要組成部分，做好髙校照片檔案的收集、整理和保管是整個(gè)照片檔案工作的前提和基礎(chǔ)。文章作者結(jié)合工作實(shí)際，圍繞高校照片檔案的特點(diǎn)，就當(dāng)前高校照片檔案管理中存在的問(wèn)題，提出了解決問(wèn)題的方法?！娟P(guān)鍵詞】高校；照片檔案；管理問(wèn)題；對(duì)策【中圖分類(lèi)號(hào)】G647【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A【文章編號(hào)】1671-1270(2012)01-0028-02照片檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織及個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的、具有保存價(jià)值的以感光材料為載體，以影像為主要反映方式的歷史記錄。作為一種信息記錄，照片檔案以其特殊的載體形式，生動(dòng)具體的形象，清晰的畫(huà)面，真

2、實(shí)地記錄了人們從事政治、經(jīng)濟(jì)、文化生活的全貌，再現(xiàn)了歷史的精彩瞬間，具有珍貴的歷史價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值。隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，照相器材也在不斷更新?lián)Q代。從黑白照片到彩色照片，從膠片成像到數(shù)碼拍照，照片載體由紙質(zhì)轉(zhuǎn)換為光產(chǎn)生了質(zhì)的變化。這樣，照片檔案的歸檔工作隨之而來(lái)出現(xiàn)了新的問(wèn)題?？茖W(xué)、規(guī)范地管理照片檔案，對(duì)于保存和研究歷史以及促進(jìn)檔案工作的全面發(fā)展都具有十分重要的意義。下面筆者就高校照片檔案的特點(diǎn)和管理中存在的問(wèn)題提出解決問(wèn)題的一些粗淺看法和建議。一、照片檔案的特點(diǎn)照片檔案以其特殊的載體形式?jīng)Q定了它不同于其他紙質(zhì)檔案的特點(diǎn)，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。（一）真實(shí)性。照片一般都是現(xiàn)場(chǎng)

3、直拍的、反映當(dāng)時(shí)當(dāng)?shù)氐那榫昂腿宋锏那闆r，有較強(qiáng)的時(shí)間和空間感，具有客觀的真實(shí)性。（二）形象性和生動(dòng)性。照片給人以直觀的感受，既可以看到它的外形特征，又能使記錄的事物形意結(jié)合，把轉(zhuǎn)瞬即逝的情景真實(shí)、形象地記錄下來(lái)，既可以記錄宏觀世界的各種事物，又可以記錄微觀世界的諸多現(xiàn)象，生動(dòng)而具體，給人留下深刻的印象，從而加深了人們對(duì)事物的認(rèn)識(shí)和了解。（三）廣泛的交流性。照片檔案信息豐富，其內(nèi)容直觀能夠吸引較多的利用者，有一些珍貴的照片檔案常常被反復(fù)利用。底片和照片可以復(fù)制和翻拍，進(jìn)行廣泛的交流、滿足各類(lèi)利用者的需要。二、照片檔案管理中存在的問(wèn)題隨著社會(huì)不斷進(jìn)步和科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，照片檔案

4、在高校工作中多層次、大范圍地產(chǎn)生。而當(dāng)前照片檔案工作中卻存在許多問(wèn)題，抑制了照片檔案的保管和利用主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：（一）材料收集不齊全，且收集到的材料質(zhì)量不高。當(dāng)前在高校照片檔案工作中存在一個(gè)普遍問(wèn)題，就是許多會(huì)議和活動(dòng)檔案工作人員不能直接參與，多數(shù)檔案工作人員不是照片檔案材料的直接形成者，對(duì)照片檔案材料歸檔的質(zhì)量控制力不足。而個(gè)別攝影者由于不了解照片檔案的重要性和攝影水平不高的問(wèn)題，不能及時(shí)完整地向檔案室移交照片檔案材料，就算移交了也難以保證照片檔案材料的質(zhì)量，存在圖象大小不一，模糊不清。要么就是有名片無(wú)底片或無(wú)文字說(shuō)明，由于檔案工作人員不在現(xiàn)場(chǎng)，不了解當(dāng)時(shí)的情況，所

5、以不能正確擬寫(xiě)文字說(shuō)明。有些攝影者或是將數(shù)碼照片僅保存于本人計(jì)算機(jī)硬盤(pán)中，未定期進(jìn)行刻錄光盤(pán)及異地保管，數(shù)據(jù)安全存在極大隱患，數(shù)據(jù)一旦丟失，將無(wú)法彌補(bǔ)。（二）檔案整理不夠規(guī)范。檔案工作人員不能?chē)?yán)格按照《照片檔案管理規(guī)范》進(jìn)行整理，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:一是對(duì)收集到的照片檔案材料不能正確鑒別。不會(huì)收集具有代表性和典型性，反映工作活動(dòng)全貌，主題鮮明、影像清晰、畫(huà)面完整的照片檔案材料歸檔，而是將收集到的照片檔案材料通通保存，這樣不僅影響保管也不利于利用。二是照片未進(jìn)行規(guī)范化整理與著錄。未按規(guī)范重新進(jìn)行命名管理，且沒(méi)有反映照片時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由、背景、攝影者等確切內(nèi)容的說(shuō)明。目

6、前，在照片檔案的整理過(guò)程中，存在較為普遍的現(xiàn)象：一是底片未歸檔，有的是收集時(shí)已經(jīng)遺失，有的則是整理過(guò)程中，因個(gè)別人員業(yè)務(wù)知識(shí)膚淺，誤認(rèn)為照片檔案只是保留照片，底片沒(méi)有用處，因而將底片擅自處理；二是文字說(shuō)明不規(guī)范，文字說(shuō)明是照片檔案的重要組成部分，是對(duì)照片所反映的事件、時(shí)間、地點(diǎn)、人物等加以注釋、補(bǔ)充的資料，沒(méi)有它，許多照片就無(wú)從考究。文字說(shuō)明由事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者六要素構(gòu)成，編寫(xiě)時(shí)要綜合運(yùn)用這六要素簡(jiǎn)明扼要，要著重揭示照片的主題。三、做好照片檔案工作的幾點(diǎn)建議（一）提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)和宣傳。為做好照片檔案的收集工作，必須從以下幾個(gè)方面入手。一是檔案工作部門(mén)要按

7、照《高校檔案管理規(guī)定》、《照片檔案管理規(guī)范》，結(jié)合實(shí)際制定本單位切實(shí)可行的照片檔案歸檔制度并組織管檔人員和攝影人員認(rèn)真學(xué)習(xí)，提出具體明確的歸檔范圍和歸檔要求。二是加大宣傳力度，提高對(duì)照片檔案的歸檔意識(shí)。目前,高校師生對(duì)照片檔案的認(rèn)識(shí)比較淡薄，他們不了解照片檔案歸檔的范圍和要求，因此檔案部門(mén)應(yīng)大力宣傳照片檔案的價(jià)值和重要性，使他們了解照片檔案在高等教育、科研中的重要地位和作用，擴(kuò)大照片檔案在高校的影響，使照片檔案收集工作獲得校內(nèi)外各界的支持。作為檔案工作部門(mén)，應(yīng)時(shí)刻關(guān)心學(xué)校大事，對(duì)學(xué)校開(kāi)展的一切重大活動(dòng)所