檔案征集管理存在問題及對(duì)策

《檔案征集管理存在問題及對(duì)策》由會(huì)員上傳分享，免費(fèi)在線閱讀，更多相關(guān)內(nèi)容在工程資料-天天文庫。

1、檔案征集管理存在問題及對(duì)策摘要隨著檔案征集數(shù)量的不斷增加以及征集廣度和深度的擴(kuò)展，檔案整理模式面臨的挑戰(zhàn)越來越多，并且，檔案征集工作中存在的問題進(jìn)一步凸顯出來，因此，檔案征集和管理工作迫切需要進(jìn)行科學(xué)的改進(jìn)。關(guān)鍵詞檔案征集問題對(duì)策中圖分類號(hào)：F275.1文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A一、檔案征集的含義和特點(diǎn)（一）檔案征集的含義。檔案征集是指檔案機(jī)構(gòu)根據(jù)檔案行政管理部門的委托或授權(quán)，為公共利益的需要，依照法律規(guī)定的條件，對(duì)集體或個(gè)人所有的檔案實(shí)行“代為保管”、“收購”或者'‘征購”、“捐贈(zèng)”。檔案征集工作作為檔案工作中的第一個(gè)環(huán)節(jié)，它為檔

2、案工作奠定了物質(zhì)的基礎(chǔ)，決定了庫藏檔案材料的價(jià)值高低和豐富程度，也直接影響了緊隨其后的其他各個(gè)環(huán)節(jié)的工作成效，影響到檔案工作最終目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。（二）檔案征集的特點(diǎn)。一方面，檔案征集既屬于檔案工作，又屬于文書工作。各類文件經(jīng)過產(chǎn)生和承辦的各環(huán)節(jié)后完成現(xiàn)行作用，由機(jī)關(guān)文書部門整理立卷后向檔案部門歸檔，由檔案部門接收，標(biāo)志文書工作結(jié)束的這個(gè)“歸檔”環(huán)節(jié)，對(duì)于文件材料的“歸”與“收”之處就是文書工作和檔案工作的匯合之處，兩者形成重疊，收集環(huán)節(jié)既是檔案工作中的第一個(gè)環(huán)節(jié)，同時(shí)它又跨越到文書工作的最后一個(gè)環(huán)節(jié)中。因此可以認(rèn)為檔案工作的

3、收集環(huán)節(jié)具有雙重身份，它既屬于檔案工作又有文書工作的性質(zhì)，正是這個(gè)雙重身份使機(jī)關(guān)的文書工作和檔案工作具有天然的聯(lián)系。另一方面，檔案征集是文書材料向檔案材料轉(zhuǎn)化的節(jié)點(diǎn)。文書材料經(jīng)過文書工作的各運(yùn)轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，最后到達(dá)歸檔（收集）環(huán)節(jié)，這一環(huán)節(jié)的完成也就是實(shí)現(xiàn)了文書材料向檔案材料的轉(zhuǎn)化。二、檔案收集工作的新形式（一）檔案收集工作已進(jìn)入大眾化、平民化時(shí)代。隨著社會(huì)的發(fā)展、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，社會(huì)越來越走向大眾化、平民化，人們對(duì)個(gè)體的生存狀態(tài)也越來越關(guān)注。時(shí)下較流行的博客、播客、中的文字、圖像、聲音等資料都是個(gè)體成長(zhǎng)經(jīng)歷的寫照，相當(dāng)于傳統(tǒng)

4、意義上的“日記”，它對(duì)于全面了解一個(gè)人具有很重要的參考價(jià)值。在社會(huì)上有重大影響的名人博客、空間更是人氣旺盛，從中可以看出當(dāng)代社會(huì)各個(gè)方面的情況，是社會(huì)的一個(gè)縮影。對(duì)于這些資料如果視而不見，恐怕難以真正地了解和認(rèn)識(shí)一個(gè)人。（二）網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子文件的出現(xiàn)。我國(guó)已進(jìn)入信息時(shí)代，計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)、多媒體技術(shù)等得到廣泛應(yīng)用，很多單位的檔案資料都是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下形成的。電子文件在很多方面不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，它的管理也與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件檔案有很大的不同。對(duì)電子文件的收集工作須順應(yīng)形勢(shì)的變化，做到與時(shí)俱進(jìn)，這樣才能收集得齊全完整，為我國(guó)各項(xiàng)

5、建設(shè)事業(yè)提供有效的服務(wù)。三、檔案征集管理工作存在的問題（一）管理制度不健全。征集到的檔案沒有集中統(tǒng)一的管理，檔案的管理主要存在三種形式：一是檔案室集中統(tǒng)一管理，隨時(shí)形成隨時(shí)移交;二是各科室一年一次移交檔案室；三是由科室分散保管或個(gè)人保存。而在我國(guó)當(dāng)下，很大數(shù)量的檔案沒有集中統(tǒng)一管理,缺乏必要的管理制度，或有的單位雖有管理制度，但落實(shí)不夠，缺乏有效的保障措施。（二）檔案意識(shí)不強(qiáng)。檔案意識(shí)不強(qiáng)導(dǎo)致征集的檔案難以及時(shí)完整歸檔，例如聲像資料，照片底片需同時(shí)歸檔，影像需輔以文字說明，如果不及時(shí)歸檔，以后攝影人員自己也難以追憶齊全和

6、準(zhǔn)確。因此，本來是很珍貴的照片，卻由于沒有及時(shí)歸檔而失去了其應(yīng)有的保存價(jià)值和利用價(jià)值。究其原因，主要是檔案意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)聲像檔案管理缺乏重視。（三）保管條件差。尤其對(duì)于以長(zhǎng)久保存的聲像檔案的保管，其條件比紙質(zhì)檔案要求更嚴(yán)格。只有少數(shù)單位設(shè)置了聲像檔案室或配備了聲像檔案專柜，很多單位都將聲像檔案存放在文書柜內(nèi)與其它檔案混存，不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質(zhì)，不利于聲像檔案的長(zhǎng)久保存和利用，一旦發(fā)生問題，悔之晚矣。（四）征集渠道不暢。很多檔案館、室藏匱乏正是由于多年來沿襲下來的檔案分散保存，

7、難以及時(shí)完整歸檔統(tǒng)一管理，致使基層檔案室檔案不齊全，檔案館的某些類型的檔案也就沒了來源。源頭沒控制住，加之征集措施不得力，渠道不暢，造成今天的匱乏。（五）區(qū)域性重大活動(dòng)檔案失控，檔案流失嚴(yán)重。例如，跨地區(qū)召開重要會(huì)議，每個(gè)地區(qū)都安排人員攝錄像，形成了許多有價(jià)值的文字和聲像檔案。其中一些在報(bào)刊上刊登或印成圖書、畫冊(cè)對(duì)外發(fā)行，但在檔案館（室）卻找不齊這些原始檔案。分析原因：一是多個(gè)單位同時(shí)參與的大型活動(dòng)，檔案管理不集中統(tǒng)一；二是從籌備到結(jié)束沒有歸檔要求和相應(yīng)的控制措施以及貫穿始終的檔案管理、服務(wù)工作，也造成檔案材料流失；三是

8、有關(guān)專業(yè)人員檔案意識(shí)不強(qiáng),加之缺乏有效的管理，形成的檔案不及時(shí)歸檔，用完之后就歸為已有或是下落不明，又造成檔案的流失。四、對(duì)策建議（-）加大檔案宣傳力度，增強(qiáng)全社會(huì)的檔案意識(shí)。所謂社會(huì)檔案意識(shí)，是指社會(huì)公眾對(duì)于檔案、檔案工作這一客觀事物的了解和認(rèn)識(shí)程度。社會(huì)公眾檔案意識(shí)的強(qiáng)弱，對(duì)檔案事業(yè)的發(fā)展具有重要的或促進(jìn)或阻礙的