淺談基層單位檔案工作信息化建設(shè)

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1、淺談基層單位檔案工作信息化建設(shè)摘要：檔案記錄了企業(yè)單位發(fā)展的信息來源與存根，檔案管理工作是基層單位管理中一個重要的組成部分，檔案是否能實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，與提高檔案工作者的工作水平和服務(wù)能力，直接關(guān)系到基層單位的生產(chǎn)和經(jīng)營的命脈。隨著社會科學(xué)水平的不斷發(fā)展，檔案管理越來越趨于侍息化規(guī)范，建立規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理信息化匕經(jīng)成為基層單位檔案管理的重要內(nèi)容。因此，基層單位應(yīng)加快檔案信息系統(tǒng)化建設(shè)，通過規(guī)范檔案管理制度，提高檔案管理者素質(zhì)，加大硬件投入等措施來實(shí)現(xiàn)檔案系統(tǒng)整體功能，以此促進(jìn)基層單位各項(xiàng)丁作的開展。該文首先闡述了基層單位開展檔案管理信息化建設(shè)的重要性，從而分析了當(dāng)前我國基層單位檔案侍息

2、化建設(shè)存在的問題，并提出相應(yīng)解決措施實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)。關(guān)鍵詞：基層單位檔案管理信息化建設(shè)中圖分類號：G270.7文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1672-3791(2015)03(a)-0157-02檔案是基層單位基木面貌和生產(chǎn)經(jīng)營全過程的綜合反映，近些年來，社會經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，市場競爭越發(fā)激烈，檔案管理工作在企業(yè)管理屮顯得越來越重要?；鶎訂挝槐仨氄J(rèn)清現(xiàn)代化發(fā)展的形式，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，必須跟上時代的步伐，加快檔案信息化建設(shè)，確保提升檔案管理在基層單位建設(shè)中的作用。在檔案信息化建設(shè)中，應(yīng)加強(qiáng)對信息的采集，側(cè)重檔案管理與服務(wù)，實(shí)現(xiàn)整個過程的數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，利用一體化的信息接收、傳遞、利用與

3、存儲來實(shí)現(xiàn)檔案信息共享，以滿足基層單位對檔案信息的直接需求。1基層單位檔案工作信息化建設(shè)的重要性檔案工作是基層單位的重耍組成部分，是單位基木面貌和工程發(fā)展全過程的綜合反映，確保檔案的安全管理，提高檔案丁作的質(zhì)量和效率是非常必要的。檔案管理工作中普遍存在的問題是工作量大、操作繁瑣、易出錯等，缺乏采用信息化、網(wǎng)絡(luò)化等現(xiàn)代科技手段。這些傳統(tǒng)的基層檔案載體都是以紙質(zhì)為主，不僅成本高，對于檔案的維護(hù)與查閱也非常的不方便。紙質(zhì)的檔案容易受潮、受到蟲蝕及火災(zāi)等災(zāi)害的威脅，每年所投入的保管經(jīng)費(fèi)較高，而且文檔沒有備份，容易造成文檔損失。同時，紙質(zhì)文檔經(jīng)常反復(fù)的查閱會讓原件受損或遺失，從而在檔案管理工作帶來一

4、定困難。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展與應(yīng)用，越來越多的基層單位開始使用辦公自動化系統(tǒng)，檔案信息化應(yīng)運(yùn)而牛。檔案管理信息化是通過將原來的以檔案保管為重點(diǎn)的模式轉(zhuǎn)為以檔案信息化形式來為社會服務(wù)。通過對檔案的信息資源進(jìn)行整理、分類，并進(jìn)而分析與提取來提高檔案管理的質(zhì)量與效率。信息化檔案多種多樣，其以辦公軟件為載體，同時又以錄像、錄音、多媒體、網(wǎng)絡(luò)等各種形式來呈現(xiàn)，電子檔案更加容易保存于修改，便利查詢，可以通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞，與傳統(tǒng)檔案管理相比，不僅提高了檔案的利用效率，也同時降低了檔案的管理成木。檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)性與規(guī)范性也是企業(yè)管理的重要內(nèi)容Z-,在推進(jìn)數(shù)字化、信息化檔案建設(shè)的同時必須抓好檔案

5、標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化管理，這樣才能使檔案管理工作水平得到整體提咼。2基層單位檔案信息化建設(shè)存在的問題2.1對檔案信息化建設(shè)不重視在當(dāng)今信息社會，經(jīng)濟(jì)建設(shè)各項(xiàng)工作都離不開信息化手段的冇效推進(jìn)，信息化不僅是基層單位檔案管理工作的發(fā)展方向，更是提升檔案管理工作水平的一種有效手段。但是從目前看來，許多基層單位檔案管理部門的計(jì)算機(jī)水平比較落后，軟硬件設(shè)備都需要更新，與現(xiàn)代化發(fā)展不協(xié)調(diào)，這主要是因?yàn)閱挝粚潤n案信息化建設(shè)認(rèn)識不足，對于基層檔案工作仍然只注重保管而忽視利用。冇些檔案管理員由于長期使用傳統(tǒng)的手工管理模式，對于手工管理雖然比較熟練,但是卻自以為是,認(rèn)為熟練了就不需要進(jìn)步，不愿意推進(jìn)檔案工作信息化建設(shè)

6、。同時，山于其思想保守、文化素質(zhì)不高也難以適應(yīng)單位信息化發(fā)展的需要，更多的是安于現(xiàn)狀，對信息化知識與管理知識的認(rèn)知甚少，不思進(jìn)取的現(xiàn)象十分普遍，整體業(yè)務(wù)素質(zhì)很低，這些都在?左程度上阻礙了單位檔案信息化建設(shè)進(jìn)程的推進(jìn)。2.2檔案信息化專業(yè)人員匱乏大多數(shù)基層單位的檔案管理人員都是半路出家，很少有機(jī)會參加專門的檔案管理、侍息技術(shù)培訓(xùn)和在職學(xué)習(xí)，對于檔案管理工作并不熟悉，加上很多檔案管理員都是由于身體或者年齡原因從莫他部門調(diào)來的，所以年齡結(jié)構(gòu)也趨于老齡化，缺乏工作熱情。而檔案信息系統(tǒng)是多種學(xué)科知識的集結(jié)，需要運(yùn)用多種知識與專業(yè)配合，是通過多部門的相互協(xié)作和多環(huán)節(jié)配套所構(gòu)成的系統(tǒng)T程，這就需要高素質(zhì)

7、的檔案從業(yè)人員來進(jìn)行協(xié)調(diào)和運(yùn)作。然而，縱觀基層單位檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)都偏低，具備信息化、檔案專業(yè)知識的人員寥寥無幾，很多都是沒有檔案技術(shù)理論功底，科班出生的檔案管理人員兒乎沒有，檔案信息化專業(yè)人員匱乏，當(dāng)前在職的檔案管理人員結(jié)構(gòu)老化，思維調(diào)整較慢，從而對檔案信息化的開發(fā)力度有深度冇很大的影響。2.3檔案信息化建設(shè)投入不足我國基層單位普遍的存在著檔案信息化投入不足，硬件建設(shè)滯后等問題，從而制約了檔案管理工作的發(fā)展?；鶎?/p>