電子郵件禮儀

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1、郵（游）刃有余職場(chǎng)電子郵件禮儀人力資源部鄧冬冬在職場(chǎng)交往中要尊重一個(gè)人，首先就要懂得替他節(jié)省時(shí)間，電子郵件禮儀的一個(gè)重要方面就是節(jié)省他人時(shí)間，只把有價(jià)值的信息最快最直接的提供給需要的人。郵正文與附件語(yǔ)言選擇與漢字編碼主題稱呼與問候結(jié)尾簽名電子郵件關(guān)于主題一定不要空白標(biāo)題。標(biāo)題要簡(jiǎn)短，不宜冗長(zhǎng)，不要讓outlook無(wú)限拉長(zhǎng)才能顯示完標(biāo)題。標(biāo)題要能真反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標(biāo)題如“王先生收”。一封信盡可能只針對(duì)一個(gè)主題，不在一封信內(nèi)談及多件事情，以便于日后整理。關(guān)于主題可適當(dāng)用使用大寫字母或特殊字符（如“*!”等）來(lái)突出

2、標(biāo)題，引起收件人注意，但應(yīng)適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。回復(fù)對(duì)方郵件時(shí)，可以根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題，不要RERE一大串。關(guān)于稱呼與問候恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度。郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應(yīng)；在多個(gè)收件人的情況下可以稱呼大家、ALL。如果對(duì)方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對(duì)方，如“x經(jīng)理”；如果不清楚職務(wù)，則應(yīng)按通常的“x先生”、“x小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。關(guān)于稱呼與問候Email開頭結(jié)尾最好要有問候語(yǔ)。最簡(jiǎn)單的開頭寫一個(gè)“你好”；結(jié)尾“祝您順利”之類的

3、也就可以了。俗話說(shuō)得好，“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對(duì)方也能平靜的看待。關(guān)于郵件正文Email正文要簡(jiǎn)明扼要，行文通順。Email正文應(yīng)簡(jiǎn)明扼要的說(shuō)清楚事情；如果具體內(nèi)容確實(shí)很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，然后單獨(dú)寫個(gè)文件作為附件進(jìn)行詳細(xì)描述。正文行文應(yīng)通順，多用簡(jiǎn)單詞匯和短句，準(zhǔn)確清晰的表達(dá)，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語(yǔ)句。最好不要讓收件人拉滾動(dòng)條才能看完郵件。關(guān)于郵件正文注意Email的論述語(yǔ)氣。根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度、等級(jí)關(guān)系；郵件是對(duì)內(nèi)還是對(duì)外性質(zhì)的不同，選擇恰當(dāng)?shù)恼Z(yǔ)氣進(jìn)行論述，以免引起對(duì)方不適。尊重

4、對(duì)方，請(qǐng)、謝謝之類的語(yǔ)句要經(jīng)常出現(xiàn)。電子郵件可輕易地轉(zhuǎn)給他人，因此對(duì)別人意見的評(píng)論必須客觀。關(guān)于郵件正文Email正文用序號(hào)列表，以清晰明確。如果事情復(fù)雜，最好用1/2/3的目錄列出段落進(jìn)行清晰明確的說(shuō)明。保持每個(gè)段落簡(jiǎn)短不冗長(zhǎng)，切忌長(zhǎng)篇大論。一次郵件交待完整信息。最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說(shuō)清楚，說(shuō)準(zhǔn)確。不要過兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補(bǔ)充”或者“更正”之類的郵件，這會(huì)讓人很反感。關(guān)于郵件正文盡可能避免拼寫錯(cuò)誤和錯(cuò)別字，注意使用拼寫檢查。這是對(duì)別人的尊重，也是自己態(tài)度的體現(xiàn)。如果有英文，最好把拼寫檢查功能打開;如果是中文，注意同音

5、別字。在郵件發(fā)送之前，務(wù)必自己仔細(xì)閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯(cuò)誤。合理提示重要信息。不要過多使用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號(hào)等手段對(duì)一些信息進(jìn)行提示。合理的提示是必要的，但過多的提示則會(huì)讓人抓不住重點(diǎn)，影響閱度。關(guān)于郵件正文合理利用圖片、表格等形式來(lái)輔助闡述。對(duì)于很多帶有技術(shù)介紹或討論性質(zhì)的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以闡述，收件人一定會(huì)表?yè)P(yáng)你的細(xì)致。盡量不要使用:)之類的笑臉字符，在商務(wù)信函里面這樣顯得比較輕佻。:)只用在某些你確實(shí)需要強(qiáng)調(diào)出一定的輕松氣氛的場(chǎng)合，比如現(xiàn)在－:)關(guān)于附件如果郵

6、件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件。附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，不可用難以看懂的文件名。正文中應(yīng)對(duì)附件內(nèi)容做簡(jiǎn)要說(shuō)明，特別是帶有多個(gè)附件時(shí)。附件數(shù)目不宜超過4個(gè)，數(shù)目較多時(shí)應(yīng)打包壓縮成一個(gè)文件。如果附件是特殊格式文件，因在正文中說(shuō)明打開方式，以免影響使用。如果附件過大（不宜超過2MB），應(yīng)分割成幾個(gè)小文件分別發(fā)送。關(guān)于附件關(guān)于語(yǔ)言選擇和漢字編碼只在必要的時(shí)候才使用英文郵件。英文郵件只是交流的工具，而不是用來(lái)炫耀和鍛煉英文水平的。如果收件人中有外籍人士，應(yīng)該使用英文郵件交流；如果收件人是其他國(guó)家和地區(qū)的華人，也應(yīng)采用英文交流，

7、由于存在中文編碼的問題，中文郵件在其他地區(qū)可能顯示成為亂碼天書。尊重對(duì)方的習(xí)慣，不主動(dòng)發(fā)起英文郵件。如果對(duì)方與你的郵件往來(lái)是采用中文，請(qǐng)不要自作聰明的發(fā)送英文郵件給他；如果對(duì)方發(fā)英文郵件給你，也不要用中文回復(fù)。對(duì)于一些信息量豐富或重要的郵件，建議使用中文。如果發(fā)件人的英文表達(dá)水平或收件人中某人的英文理解水平存在問題，會(huì)影響郵件所涉及問題的解決。關(guān)于語(yǔ)言選擇和漢字編碼選擇便于閱度的字號(hào)和字體。中文用宋體或新宋體，英文就用Verdana或Arial字型，字號(hào)用五號(hào)或10號(hào)字即可。經(jīng)研究證明這是最適合在線閱度的字號(hào)和字體。不要用稀奇古怪的字

8、體或斜體，最好不用背景信紙，特別對(duì)公務(wù)郵件。關(guān)于語(yǔ)言選擇和漢字編碼關(guān)于結(jié)尾簽名簽名信息不宜過多。電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過多，一般不超過4行