高效會議管理技巧

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1、《高效會議管理技巧》內(nèi)容摘要第一講當今命議面而觀第二講會議效率不高的原因及解決方案第三講開會前的準備工作笫四講成功會議的五種策略笫五講會議中的満通與反饋技巧第六講主持人的會議管理技巧第七講如何對待會議中的意外情況第八講主持人與參會者的守則與責任笫九講會議記錄笫十講會後跟進【內(nèi)容摘要】第一講當今會議面面【本講重點】會議的意義會議的FI的會議的種類會議的頻率會議成木的計算會議的主要冃的就是解決問題，但由於開會技巧不佳或過於頻繁，不但無益於解決問題，反而使問題愈趨複雜。頻繁的會議與主管層的隨意決策，常常是員工的夢魔

2、；員工花太多時間在無效率的會議上，不僅浪費公司成本，也造成工作效率低下。如何能在會議中高效率n有效果地解決問題，是“高效會議管理技巧”的中心議題。會議的意義1.會議是一個集思廣益的渠道1-1集思廣益圖如上圖l-i,會議是-?個集合的載鶻。通過會議使不同的人、不同的想法彙聚一堂，相互碰撞，從而産生“金點子”O(jiān)許多高水準的創(chuàng)意就是開會期間不同觀念相互碰撞的産物。1.會議顯示一個組織或一個部門的存在會議總是在大於一人的情況下發(fā)生的，即使是只冇兩個人的會議，這南個人也是一種小型組織。沒有不開會的組織或部門，一個組織或

3、部門不召開會議，它的存在價值就會受到質(zhì)疑。因此，會議能夠充分顯示-?個組織或部門的存在價值?；榍疤?-2組織或部門與會議2.會議是一種群體溝通的方式開會很少是一對一的溝通，絕人多數(shù)情況下都是i種群髏溝通。隨著科技的迅猛發(fā)展，人們的溝通方式越來越多，現(xiàn)在人們可以通過E-mail.多媒體等種種形式進行溝通，但是，群體満通，即會議這種方式，是任何其他満通方式都無法替代的。因爲這種方式最直接、最直觀，這種方式最符合人類原本的溝通習慣。會垃的目的：＞開展有敗的溝通＞傳達姿訊＞監(jiān)督員工.協(xié)調(diào)矛用＞達成協(xié)議鳥解決問題＞法

4、源共專＞開發(fā)創(chuàng)意?開展有效的溝通會議是一種多項交流，可以集思廣益，實現(xiàn)冇效滿通是會議的一個主要冃的。?傳達資訊通過會議可以向員工通報-些決定及新決策也就是說向員工傳達來白上級或其他部門的相關(guān)資訊。?監(jiān)督員工、協(xié)調(diào)矛盾許多公司或部門的簾規(guī)會議具主耍目的是爲了監(jiān)督、檢查員工對工作任務的執(zhí)行情況，瞭解員工的工作進度；同時，借助會議這種“集合”的、“而對而”的形式，來有效協(xié)調(diào)上下級以及員工之問的才盾。?達成協(xié)定與解決問題達成協(xié)定與解決問題一般要經(jīng)歷以下6個步驟，通過這6個步驟，最終實現(xiàn)協(xié)定的産生和問題的解決。發(fā)現(xiàn)間

5、衡壘間點明困題芥尋題的輕溺在/找解決/雄/重緩急想出新評議新確定行點子/點子/動綱領(lǐng)圖1-3達成協(xié)定與解決問題的6個步驟?資源分亨利用開會彙集資源，以期相互犁助，共同進步。?開發(fā)創(chuàng)意開發(fā)創(chuàng)意的會議冃的突岀反映在廣告公司、媒體公詞中。通過舉行會議形成新的構(gòu)思、，並且論證新構(gòu)思，使其具有可行性。?激勵士氣年初或年底的會議通常具有這一目的性。這種會議是爲了使公司上下團結(jié)一心，朝著一個方向共同努力。?鞏固主管地位經(jīng)理或主管舄了體現(xiàn)自身的存在價值，更爲了鞏固自己的地位，經(jīng)常會召開一些上下協(xié)調(diào)會議，以此來強化白

6、己的地位。會議的種類會議可以按照人數(shù)、開會方式和開會口的進行分類，每一種分類都從一個方面反映了會議的作用，每一種分類都與人們的實際需要、社會的不斷發(fā)展密切相關(guān)。表1-1會議的種類按人數(shù)分類按開會方式分類按開會FI的分類?團體會議?一對"會議?血對面會議?電話會議?視頻會議?宣佈人事安排、講解政策的會議?當衆(zhòng)表揚或批評別人的會議?臨時處理突發(fā)事件的會議?固定的團隊會議?集思廣益的會議會議的頻率每種會議都有具合理的發(fā)牛頻率，只有掌握了合理的會議發(fā)牛頻率，才能更高效地利川各種會議解決問題、達到目的。1.固定的部門會

7、議逮議頻率：至少每月一次注意挙頃：＞不能多千每周一次，否貝4容易形成拖沓的不良習慣；2.全體會議3.處理突發(fā)事件的會議建議頻率：隨時注意事項：切忌太頻繁，否則會使員工感覺日日有危機，會讓公司陷入做事無條理的可怕境地。4.一對一會議＞將會議時間記錄在筆記本上，以防因一時疏忽進成工作上的被動?會議成本的計算會議成本分爲時間成本、直接會議成本和效率損失成本3種。會議成本是非?？捎^的一筆數(shù)目，它關(guān)係到一家公司的得失成敗，因此萬萬不可等閒視之。1.會議的時間成本時間成本=參加會議的人數(shù)x（與會者的準備時間+與會者的旅行

8、時間+會議秘書工作時間+會議服務人員工作時間）注意：如果時間成本不太克觀，刃,轉(zhuǎn)按成金錢成本。金錢成本=開會的時間成本x與會人員平均每小時的薪水2.直接的會議成本3.效率損失成本開會時，主管人員必須離開自己的工作崗位，這有可能造成公司整體管理效率的下降。由於管理效率下降而造成的損失，就是效率損失成本。效率損失成本包括以卜「3種情況：效率損失的3中情況：＞因不及時接斤重要寥戶的電話而損失一大筆生意＞不