《高效會議系統(tǒng)》PPT課件

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1、高效會議系統(tǒng)Wentyle20101014SZX經(jīng)理人的困惑每天要開很多的會，有意義的、無意義的；與工作有關的、與工作無關的；在某些公司，會議時間占了一大半，根本沒時間做事，比如工作安排、工作指導與檢查、思考問題議而不決、決而不行、行而無果的會議，會上說了，會后算了你還遇到了哪些會議的問題？會議目的分析和解決問題達成共識、統(tǒng)一思路溝通手段傳達資訊決策與資源共享協(xié)調(diào)工作矛盾檢查工作進度課程意義及適用對象本課程幫助部門經(jīng)理人員系統(tǒng)會議管理的方法，快速提升本團隊的整體素質和工作效率。適合公司部門經(jīng)理或中層以上管理者會議診斷項次原因具體表現(xiàn)1時間安排得不合適會議安排在即將午餐

2、的時間，每個人都饑腸轆轆，無心開會。2地點安排得不妥當會議地點設在經(jīng)理辦公室，致使會議被頻繁打斷，無法正常進行。3開會對象選擇不對必須出席會議的人未到，通知來的是一些可有可無的參加者。4主持人影響力不夠會議主持人缺乏影響力、說服力，被參會者牽著鼻子跑，無法達到會議意圖。5參會者的技能不夠參會者發(fā)言混亂，既不知如何表意，又不知如何引退，致使會議失敗。6準備工作不夠充分開會前沒有通知參會者相關事宜，致使會議拖沓而無成效。7目的和結果不明確開會的原因、目的和結果在會議進行中忽然發(fā)現(xiàn)皆不明確，致使會議毫無意義、宣告失敗。課程目錄一會議組織原則二職責三會議分類四會議準備五會務執(zhí)

3、行六會后監(jiān)督七會議管理八快樂基金九工具及支持一會議組織原則布置工作講標準（工作事項、責任人、完成時間、進度檢查、檢查結果反饋）。檢查工作問過程（完成過程匯報、總結與檢討）。匯報工作講結果（總結與結論、評價與調(diào)整)。請示工作講方案（存在問題點與建議）?；貞浌ぷ髦v感受（成績與借鑒、檢討）。拿數(shù)據(jù)說話一會議組織原則專題會議內(nèi)容所涉及的部門，至少有一名負責人到會。對公司的政策性宣導會議需公司中層以上干部參與。會議采取簽到制（語音、視頻以現(xiàn)場點名記錄為準）。拿記錄說話二職責界定主持人會務秘書參會人員稽核與跟進IT部門督查組（委員會）拿權限說話各司其責三會議分類會議按層級與范圍分

4、公司、部門（本部、部、課、班、組、拉/線）兩級會議按性質再細分為例會、專題會、緊急會議，部門不設專題會。三會議分類常見例會：例會為有固定會議名稱、召開頻率與時間、會議內(nèi)容(主題、議程)、主持人、與會人員、會務秘書等的會議?？偨?jīng)理工作會生產(chǎn)（業(yè)務、技術）協(xié)調(diào)會品質周/月會部門周例會月度工作總結會季度工作總結會年度工作總結會三會議分類常見專題會：凡因解決公司經(jīng)營、管理、服務等領域的重要問題或事務，需涉及兩個以上部門間（不含的兩個）溝通與協(xié)調(diào)的會議；原則上只需兩個部門進行溝通的事項，不再單獨組織會議。項目評審會訂單分析會關于打倒小日本的動員會四會議準備2.是否一定要開會4.

5、安排會議的議程6.確定會議的主持人8.研究會場如何布置10.安排出席者座位12.是否安排交通工具14.是否發(fā)出了會議通知16.確定輔助教材18.是否要求與會者準備資料20.是否安排會后娛樂項目并做好事先通知1.了解會議的目的3.確定會議的形式5.決定會議的時間7.決定會議的地點9.確定出席人數(shù)11.是否準備會議名簽13.是否安排與會者住宿15.確定視聽教材17.準備會場周邊位置圖19.確定自己人的相關資料會議準備工作核對單四會議準備1前期準備：除緊急會議外，其它會議至少提前2小時（工作時間）由會務秘書將相關資料及開會通知發(fā)至各與會人員，以便會前做好思考與信息收集；未提

6、前通知的非緊急會議，與會人員有權拒絕出席。2通知內(nèi)容：應將會議名稱、具體時間、地點、會議形式、與會人員、會議主題詳細告知與會人員；需要與會人員特別發(fā)言的（需提供數(shù)據(jù)統(tǒng)計、技術資料、案例分析等），應在會議通知中注明或特別通知；會議通知可以以郵件方式發(fā)送，但在發(fā)送郵件后應電話通知與會人員。四會議準備3會務應于開會前五分鐘準備好會場及開會時的演示設備及相關資料；各參會人員進入會議室前應準備并攜帶好相關資料。五會務執(zhí)行1紀律要求1.1會議原則上不允許請假，如有特殊情況（緊急任務或銷假中）須提前報請會議主持人批準，并授權其職務代理人參加會議，否則視同缺席。1.2與會人員按時參加

7、會議，不得遲到、早退或缺席，否則分別執(zhí)行20元/次（遲到、早退）和50元/次（缺席）快樂基金；與會人員中途有急事離開須征得主持人同意。1.3會議中，與會人員手機應調(diào)至震動或靜音；如因手機鈴響或接聽電話干擾會議，執(zhí)行20元/次快樂基金。五會務執(zhí)行2發(fā)言規(guī)則2.1主持人右側第一人為第一發(fā)言人，第一發(fā)言人右側第一人為第二發(fā)言人，主持人左側第一人為會議記錄員（會務秘書）；未到自己發(fā)言順序時，除主持人以外，任何人不得插話；當有人發(fā)言時，其余與會人員應認真記錄，在發(fā)言過程中表述自己觀點，并回復前面發(fā)言人提出的問題；嚴禁大聲喧嘩，統(tǒng)一聽從會議主持人安排,發(fā)言不得偏