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《淺談新時期對人口計生檔案管理工作的認識》由會員上傳分享，免費在線閱讀，更多相關內(nèi)容在工程資料-天天文庫。
1、淺談新時期對人口計生檔案管理工作的認識隨著人口和計劃生育工作向法制化、規(guī)范化、制度化發(fā)展對人口計生檔案管理工作也提出了更嚴、更高、更新的要求。探索新形勢下人口計生檔案管理工作的新思路、新方法、新途徑，進一步提高人口和計生檔案管理水平，更好的開展新時期人口和計生工作，促進經(jīng)濟社會快速發(fā)展，有著積極的作用。一、進一步提高人口與計劃生育檔案管理工作重要性的認識人口計生檔案是人口計劃生育工作過程中形成的具有保存和查考利用價值的真實歷史記錄，是制定人口與計劃生育政策的重要資料記錄，是搞好人口和計劃生育工作的基礎
2、。要提高人口與計生檔案管理水平，就必須對人口計生檔案的作用有一個充分的認識，只有認識到位了，思想重視了，才能把檔案工作做好。（一）人口計生檔案可為領導決策提供有力依據(jù)人口計生檔案資料是許多人口計劃生育統(tǒng)計數(shù)字的來源。在工作中，分析、處理這些數(shù)據(jù)，其結(jié)果可用于統(tǒng)籌計劃，明確工作重點，量化人口計生工作目標，可為人口計劃生育決策捉供依據(jù)。（二）人口計生檔案可為育齡婦女提供優(yōu)質(zhì)服務利用人口計生檔案資料，可以查閱育齡婦女相關信息，可為育齡婦女提供服務。（三）人口計生檔案可為流動人口提供優(yōu)質(zhì)服務有效利用人口計生檔
3、案，掌握流動人口動向，及時了解流動人口的婚育信息，可以滿足流動人口計劃生育與生殖健康工作的需求。利用流動人口檔案建立流動人口計劃生育信息交換平臺，互通信息，既可引導流動人口及時落實避孕節(jié)育措施，又可防止兩地工作不便，出現(xiàn)工作疏漏。（四）人口計生檔案可利用群眾需求信息檔案，促使計劃生育工作方法進一步改進讓群眾提出自己在計劃生育、避孕節(jié)育、生殖保健、優(yōu)生優(yōu)育、政策法規(guī)等方面的疑問、意見及建議，通過信息采集記錄簿收集整理,形成群眾需求信息檔案。人口計劃生育部門根據(jù)群眾的這些需求，不斷改進工作方式、方法，為群
4、眾提供更加優(yōu)質(zhì)的服務，解決群眾的實際困難，不斷提高群眾的滿意度。（五）人口計生檔案可為農(nóng)民致富奔小康服務利用人口計生檔案信息，開辟一些公開服務形式，使農(nóng)民能夠及時了解和掌握黨和國家有關人口與計劃生育政策、科技信息，幫助農(nóng)民致富奔小康。二、充分認識人口和計生檔案管理工作中存在的問題(一)存在認識上的偏差在實際工作中，管理人員仍然沒有認識到檔案管理的重要性：認為計生檔案無實際意義，檔案與計劃生育工作無直接關系，只要不發(fā)生計劃外生育就行了，檔案管不管無所謂等錯誤認識。(二)管理制度不健全，手段落后對建立計生
5、檔案沒有統(tǒng)一要求，處于放任自流狀態(tài)，不能按照檔案的立卷原則規(guī)范計劃生育材料的收集，歸檔全部用手工操作，管理水平亟待提高。(三)檔案立卷不規(guī)范主要問題集中反映在以下三個方面：一是檔號不規(guī)范，沒有目錄號，一卷多冊現(xiàn)象較多；二是案卷標題不規(guī)范，有標題但不能反映主題內(nèi)容或標題缺少基本要素，甚至沒有案卷標題等現(xiàn)象較為普遍；三是部分特殊案卷缺少卷內(nèi)口錄，以至于有部分未被案卷標題涵蓋的內(nèi)容永遠無法檢索而難以利用。三、充分認識人口和計生檔案的規(guī)范化、標準化和現(xiàn)代化建設管理(-)實行標準化、規(guī)范化的工作程序和方法，提高
6、計生檔案管理基礎工作水平(1)要提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規(guī)范化的工作程序與方法。(2)要全面普查案卷，去糟取精。這是實現(xiàn)檔案管理標準化、規(guī)范化的第一步工作。(3)要重新組合案卷，實現(xiàn)案卷規(guī)范化。將那些組卷過厚、內(nèi)容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。(4)要規(guī)范題名，保證檢索查準率。檔案的分類號保證了檢索查全率，而題名準確才能保證查索的查準率。但僅保證查全率還是不行的，還必須保證查準率。因此在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。(-)加快數(shù)據(jù)準備，推進計
7、生檔案現(xiàn)代化管理進程在檔案現(xiàn)代化管理工作的各個環(huán)節(jié)中，計算機數(shù)據(jù)的準備工作是一個大工程，尤其是對于那些時間較長的計生檔案來講，由于室藏案卷多，著錄工作不僅量大而且復雜，如果沒有一整套規(guī)范化和科學化的工作程序與方法，宜接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作多、快、好兼而有之的效果。(1)分輕重緩急，循序漸進。計生檔案管理的一個重要冃的就是要使檔案為計劃生育工作所用，而實現(xiàn)計算機管理檔案的目的是為了提高計生檔案的利用率。在推進計算機管理的過程中應先根據(jù)各案
8、卷重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有檔案進行排隊，將那些可以開放的核心檔案和利用率較高的檔案進行優(yōu)先加工整理。(1)分級次著錄，省時省力。在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄，即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄；對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄；而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理就既節(jié)約了吋間，乂提高了效率。(2)用關鍵詞替代主題詞，簡化查找時間
