勘察行業(yè)檔案管理

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1、勘察行業(yè)檔案管理摘要：社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展的同時(shí)，工程勘察行業(yè)的檔案管理也面臨著諸多問(wèn)題，制定現(xiàn)代檔案管理制度以及建立檔案信息化，以適應(yīng)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的今天。本文根據(jù)工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)檔案管理中岀現(xiàn)的諸多問(wèn)題，提出自己的一些看法。關(guān)鍵詞：勘察行業(yè)；檔案管理中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：一、檔案歸屬問(wèn)題近年來(lái)，一些勘察單位體制改革，實(shí)行企業(yè)化管理，其檔案管理工作沒(méi)有相應(yīng)的轉(zhuǎn)換。例如，在非城市建設(shè)系統(tǒng)的一部分，高職檔案指導(dǎo)基層單位檔案并接收其科研檔案，但市場(chǎng)屬于項(xiàng)目文件不列入接收；城市建設(shè)檔案和檔案管理部門(mén)并沒(méi)

2、有隸屬關(guān)系，所以項(xiàng)目文件管理由企業(yè)自己的行為。問(wèn)題不是企業(yè)自身能夠解決的，國(guó)家沒(méi)有明確的政策對(duì)企業(yè)檔案，接收，造成越來(lái)越大的項(xiàng)目文件號(hào)碼只能保存在企業(yè)檔案室。這不僅給企業(yè)造成巨大的壓力，也不利于社會(huì)的使用。本人認(rèn)為，國(guó)有企業(yè)檔案理應(yīng)屬于人民，在適當(dāng)情況下，應(yīng)當(dāng)向公眾開(kāi)放。企業(yè)檔案室顯然不具備向社會(huì)開(kāi)放的能力，從而大大減少了檔案的利用。應(yīng)該有一個(gè)統(tǒng)一管理相應(yīng)的法律法規(guī)明確該項(xiàng)目文件和最終目的，企業(yè)不僅是寶貴的財(cái)富，作為歷史的見(jiàn)證，更重要的讓過(guò)去積累的勞動(dòng)成果，發(fā)揮其應(yīng)有的作用。二、數(shù)量的增加與鑒定問(wèn)題經(jīng)濟(jì)的發(fā)展使

3、得一些工程勘察企業(yè)的工作范圍在不斷擴(kuò)大。例如項(xiàng)目的增多，專業(yè)的擴(kuò)展一一由過(guò)去的幾個(gè)專業(yè)擴(kuò)大到相關(guān)的十幾個(gè)甚至更多，都導(dǎo)致了檔案的急劇攀升?？萍妓胶凸芾硭降奶岣?、工作程序的規(guī)范等也是使檔案數(shù)量增加的因素，以至于檔案庫(kù)房永遠(yuǎn)顯得捉襟見(jiàn)肘。怎樣才能做到既能夠?qū)⒂袃r(jià)值的檔案資料有效地保存，又盡量減緩檔案數(shù)量的增加速度，以減少企業(yè)保存的壓力，是一個(gè)重要的課題。因此，檔案鑒定問(wèn)題自然而然地?cái)[在了檔案管理者的面前。雖然工程檔案管理以實(shí)踐為主，但我們恰好可以根據(jù)工作中的具體實(shí)踐冇的放矢，歸納總結(jié)，嘗試一些理論研究，反過(guò)來(lái)指

4、導(dǎo)實(shí)踐。工程檔案的鑒定，并無(wú)確定統(tǒng)一詳細(xì)的標(biāo)準(zhǔn)，我們?cè)诰C合考慮其鑒定價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)因素時(shí)，要改變以往注重豐富室藏檔案、認(rèn)為檔案庫(kù)存數(shù)量多多益善的觀念，重點(diǎn)考慮效益標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)的能力是有限的，保存檔案是為了利用，如果它的利用價(jià)值小于保存它所需要的消耗，那么，保存檔案的意義就大大減小，甚至無(wú)意義。在此基礎(chǔ)上綜合評(píng)價(jià)檔案的價(jià)值，該舍棄的部分一定要舍棄。事實(shí)上，謝倫伯格就曾經(jīng)提出大意如下的見(jiàn)解：任何一份檔案都可能在某個(gè)時(shí)候、某種場(chǎng)合發(fā)揮作用，但是不可能把它們都保存下來(lái)。根據(jù)這樣的思路制定切實(shí)可行的鑒定制度體系，在實(shí)際工作中建立

5、機(jī)構(gòu)，機(jī)構(gòu)的工作人員可由檔案形成部門(mén)、檔案管理部門(mén)的骨干成員組成，定期進(jìn)行鑒定工作，棄之無(wú)保存價(jià)值的檔案，并使之成為工作常態(tài)，從而形成良性循環(huán)。當(dāng)然，這只是本人根據(jù)工作中的體會(huì)得出的看法。三、競(jìng)爭(zhēng)與保密制度由上述可知，企業(yè)工作范圍的擴(kuò)展，使企業(yè)更廣闊、更深入地參與了市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，甚至參與國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)。工程檔案的保密和利用的矛盾越來(lái)越清楚地顯現(xiàn)出來(lái)，特別是商業(yè)秘密，在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代不那么明顯，現(xiàn)在必須重視。但這并不等于減少檔案的利用，相反，檔案的信息價(jià)值越來(lái)越強(qiáng)烈地發(fā)揮出了作用，對(duì)它的需求也就越來(lái)越多。要保證檔案在利用過(guò)程

6、中即能夠發(fā)揮出最大的價(jià)值，又不能泄漏秘密，建立科學(xué)、嚴(yán)格的保密制度，并在實(shí)際工作中一絲不茍地執(zhí)行仍是最有效的手段。四、企業(yè)制度的建立檔案管理是企業(yè)管理的一部分，是不可缺少的一個(gè)環(huán)節(jié)。隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的建立，檔案管理工作需要補(bǔ)充新內(nèi)容，去除原來(lái)管理中不夠科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾矸绞?，與國(guó)際通行的管理體系接軌。例如，工程勘察行業(yè)的企業(yè)普遍建立了質(zhì)量、安全、環(huán)境管理體系，由此突現(xiàn)了檔案的作用，檔案管理工作隨之調(diào)整、改進(jìn)，在此基礎(chǔ)上制定的檔案管理制度既符合管理體系要求，又符合檔案管理要求，變得更加科學(xué)、規(guī)范。質(zhì)量、安全、壞境管

7、理體系的建立在很大程度上促進(jìn)了檔案管理工作，反過(guò)來(lái)，檔案管理工作為管理體系的順利運(yùn)行提供了有力的支持。建立科學(xué)的管理制度，應(yīng)該做到檔案管理工作在制度的框架下穩(wěn)定地運(yùn)行和發(fā)展，不因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)的重視與否、領(lǐng)導(dǎo)的變換與否而發(fā)生改變。在過(guò)去的工作屮，很多檔案管理人員都深刻地體會(huì)到領(lǐng)導(dǎo)的重視與否對(duì)檔案管理工作起著至關(guān)重要的作用，并將其作為一條重要的經(jīng)驗(yàn)加以總結(jié)，實(shí)際上這恰恰說(shuō)明了我們的管理方式還比較落后，做工作依靠人治，而不是科學(xué)的管理制度。希望得到領(lǐng)導(dǎo)重視，恰恰是人們無(wú)奈的表現(xiàn)，在這種情況下是不能指望檔案管理工作科學(xué)、規(guī)范

8、的，更談不上有序的發(fā)展。這與現(xiàn)代法治理念、現(xiàn)代管理意識(shí)、現(xiàn)代企業(yè)制度是背道而馳的，現(xiàn)在，應(yīng)該摒棄這種觀念和方式。五、法律事務(wù)增多工程勘察行業(yè)市場(chǎng)機(jī)制的建立和逐漸成熟必然導(dǎo)致企業(yè)的法律事務(wù)越來(lái)越多，T程檔案的原始憑據(jù)作用也越來(lái)越重要，它對(duì)維護(hù)公平的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境、維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益都有著不可替代的作用。而由此“產(chǎn)生”的社會(huì)效益、經(jīng)濟(jì)效益是非常可觀的。這樣的案例非常多，企業(yè)依靠所存檔案作為憑