行政接待事務(wù)管理

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1、行政接待事務(wù)管理自從有了人類社會，就有了“接待”這種用于人們互相聯(lián)系和交往的最普通的方式。廣義的接待，指在人們的社會生活中發(fā)生的各種迎來送往現(xiàn)象。隨著社會的變遷，接待行為也日益被細(xì)化。根據(jù)接待主體的不同，可分為公務(wù)接待，商務(wù)幾代以及民間接待等類別；根據(jù)重要程度可分為重要接待以及一般接待……雖然接待在目的、手段、規(guī)范和層次上有很大的不同，但是其本質(zhì)都是為了協(xié)調(diào)人際關(guān)系。企業(yè)的接待工作，指運(yùn)用一定的接待設(shè)施和禮儀服務(wù)，來滿足接待客體的精神及物質(zhì)需求，協(xié)調(diào)主客體間的關(guān)系，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的目標(biāo)。在企業(yè)中，具體負(fù)責(zé)實(shí)

2、施接待行為的主要部門就是行政部。本章內(nèi)容明確了前臺接待的崗位職責(zé)：列出了前臺接待人員所必須具備的基本條件：又將企業(yè)的行政接待工作細(xì)分為前臺接待、H常接待及重要接待三種類別。前臺接待管理部分詳細(xì)闡述了前臺接待的工作規(guī)范和前臺接待的電話禮儀規(guī)范；日常接待管理部分主要介紹了客服接待辦法、參觀接待辦法和接待費(fèi)用管理辦法;重要接待部分則主要介紹了媒體接待辦法、主管部門接待辦法和涉外接待辦法。這三個部分間既相互獨(dú)立，又相輔相成，共同構(gòu)成了一個完善的接待體系，在企業(yè)與外界的溝通和接洽工作中，發(fā)揮著重要的作用。本章內(nèi)容還將前臺接

3、待、FI常接待和重要接待的過程分別流程化，以簡潔的流程圖的方式使讀者對其內(nèi)容一目了然。最后，本章還為讀者提供了《來訪登記表》、《函件簽收（寄送）登記表》、《來電記錄表》、《員工外出登記表》、《客戶來訪接待記錄表》、《接待申請表》、《接待費(fèi)用申請表》、《月度接待情況匯總分析表》、《貴賓接待申請表》、《貴賓接待通知表》、《貴賓接待匯報(bào)表》等實(shí)用的工具表單，便于工作中隨時閱讀參考。前臺接待崗位職責(zé)及任職條件前臺接待直接歸屬于行政部，其具體的工作內(nèi)容主要包扌舌來電接收和轉(zhuǎn)發(fā)、日常訪客接待、來往函件的收發(fā)等。它是公司形象的

4、代言人。在市場經(jīng)濟(jì)的條件下，前臺接待在履行企業(yè)與外界的公關(guān)職能、實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)外部之I'可的信息溝通和交流等方面，均發(fā)揮著重要的橋梁作用。前臺接待崗位職責(zé)前臺接待的直接上級是行政經(jīng)理，負(fù)責(zé)企業(yè)的前臺接待工作。其崗位職責(zé)為以下兒點(diǎn)：職責(zé)1::負(fù)責(zé)來賓的登記、接待和引見。職責(zé)2：負(fù)責(zé)電話與函件的接收轉(zhuǎn)發(fā)，以及工作信息的記錄、整理與建檔。職責(zé)3：負(fù)責(zé)分發(fā)公司文件與通知，做好分發(fā)記錄并及時歸檔。職責(zé)4：協(xié)助行政主管進(jìn)行通訊錄等辦公文件的制作、打復(fù)印工作。職責(zé)5：嚴(yán)格執(zhí)行公司考勤制度，負(fù)責(zé)監(jiān)督打卡并做好考勤匯總和員工外出登記工

5、作。職責(zé)6：負(fù)責(zé)幫助出差人員預(yù)定機(jī)票、火車票及客房等。職責(zé)7：負(fù)責(zé)前臺辦公用品及辦公設(shè)備的清潔保養(yǎng)，及前臺區(qū)域的日常維護(hù)工作。職責(zé)8：負(fù)責(zé)接收，反饋，并協(xié)助行政主管及時處理工作中出現(xiàn)的各種問題。前臺接待崗位任職條件?般情況下，前臺接待以22-28周歲的女性為主。其具體的任職條件一般包括以下幾個方面:條件1:具備文秘、中文、公共關(guān)系學(xué)等相關(guān)專業(yè)大專以上學(xué)歷。條件2：接受過文秘知識、公共關(guān)系知識等方面的培訓(xùn)，有一定的接待經(jīng)驗(yàn)。條件3：具備良好的表達(dá)能力，領(lǐng)悟能力強(qiáng)，善于學(xué)習(xí)。條件4：具備良好的組織協(xié)調(diào)能力，接受能力強(qiáng)

6、。條件5：具有一定的策劃、創(chuàng)新能力。條件6：能夠熟悉的操作使用各類辦公軟件。條件7：工作態(tài)度積極、熱情，性格沉穩(wěn)，遇事冷靜，應(yīng)變力強(qiáng)。條件&知識面廣，了解旅游、公關(guān)、風(fēng)俗習(xí)慣、宗教等多方面的知識。條件9：有良好的心態(tài)和團(tuán)隊(duì)意識，謙虛有禮。條件10：形象氣質(zhì)良好，能夠承受較強(qiáng)的工作壓力。條件11：身體素質(zhì)良好，舉止端莊，語言文明。特別提示前臺接待的形象直接影響著公司的形象，因此，保持口身儀表及言行舉止的職業(yè)化是前臺接待人員必備的素質(zhì)。日常工作屮，前臺接待人員除應(yīng)遵循一些基本的禮儀規(guī)范外，還應(yīng)注意一些禮儀方面的小細(xì)節(jié)

7、：（1）出入無人控制的電梯吋，應(yīng)先進(jìn)后出，控制好開關(guān)按鈕，確保客人安全進(jìn)電梯。因個別客人動作緩慢影響他人時，切忌大聲呼叫，應(yīng)用電梯的喚鈴功能適當(dāng)提醒客人。（2）為客人指導(dǎo)方向時，切忌直接用一根手指指示。正確的方法應(yīng)該是將拇指以外的四指合攏，伸出手掌用指尖所指的方向示意。（3）引領(lǐng)訪客時，應(yīng)在客人的右側(cè)行走。（4）上樓梯時，應(yīng)讓長者、女士先行；下樓梯時，則應(yīng)走在最前面。（5）使用手勢時，手勢的幅度應(yīng)該恰當(dāng)，切忌過于夸張，也不可過于敷衍。一般手勢的上界不超過對方的視線，下界不低于自己的胸區(qū)。（6）遞送物品時應(yīng)使用雙手

8、，以表示尊重。（7）接受物品時身體應(yīng)略向前傾，使用雙手接過，并表達(dá)謝意。（8）撥打國外長途電話時，應(yīng)考慮時差問題。前臺接待管理本節(jié)內(nèi)容根據(jù)前臺接待的崗位職責(zé)，對前臺接待的工作規(guī)范提出了具體要求，詳細(xì)介紹了電話禮儀的相關(guān)內(nèi)容，并提供了訪客接待和來電處理的流程圖，以及相關(guān)的工作常用表單。前臺接待管理制度使前臺接待管理工作實(shí)現(xiàn)程序化和規(guī)范化，同時也從側(cè)面體現(xiàn)企業(yè)整體的管理水平和