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1、總第581期管理觀察2015年6月第18期ManagementObserver下旬出版檔案管理工作信息化的探討莊虔前(臨江市文化廣電新聞出版局,吉林臨江134600)摘要:隨著科學技術的不斷發(fā)展,信息技術已經(jīng)深入應用到各行各業(yè)。對檔案實施信息化管理是適應社會信息化發(fā)展的必然要求,是全面提升檔案工作為社會服務能力的必然選擇。信息化管理將使現(xiàn)行文件及檔案得到規(guī)范的、系統(tǒng)的、詳細的記錄和管理。論文分析了傳統(tǒng)管理方式存在的不足和信息技術的特點,進而詳細介紹了信息技術在檔案管理中的多種應用方式。關鍵詞:檔案信息化管理隨著科學技術的不斷進步,信息技術正逐步滲透到信息所采用的各種技術的總稱,是
2、應用計算機科學和通信技各行各業(yè)。檔案工作實施信息化管理是適應社會信息化術來設計、開發(fā)、安裝和實施信息系統(tǒng)及應用軟件。IT系統(tǒng)發(fā)展的必然要求,也是全面提升檔案工作為社會服務能由信息終端和數(shù)據(jù)中心兩部分構(gòu)成,前臺信息終端提供了簡力的必然選擇。檔案管理信息化,可以實現(xiàn)檔案的動態(tài)便、易用的人機界面,后臺數(shù)據(jù)中心則負責對前臺信息終端查詢、高度集成、資源共享和快速處理。所以加強信息提交的信息進行相應的處理,并將處理結(jié)果返回至前臺信息技術在檔案管理中的應用,具有重要意義。終端顯示出來。IT系統(tǒng)核心是數(shù)據(jù)中心,只有數(shù)據(jù)中心運轉(zhuǎn)正常,信息終端才能為應用者提供各種服務。一、傳統(tǒng)檔案管理工作存在的不足
3、近些年來,信息技術突飛猛進,主要表現(xiàn)在微電子技術和器件工藝、半導體超大規(guī)模集成電路的集成數(shù)量(一)工作效率低下日新月異;存儲介質(zhì)的存儲容量和質(zhì)量大幅提高,光存?zhèn)鹘y(tǒng)的檔案管理是采取純?nèi)斯し绞焦芾砦募n案,儲技術發(fā)展迅速;系統(tǒng)軟件和應用軟件的研制,服務用先進行分類、排序,并去裝訂,然后由人工撰寫檔案盒戶的多媒體技術和完美的用戶界面,以及計算機網(wǎng)絡技的相關信息,最后手工抄寫檔案目錄,并將目錄連同檔術提出的新概念、解決的新手段等方面。三、檔案管理信息化的特點案一起封裝入檔案盒內(nèi)。檔案編目流程多,整理時間長,影響了檔案管理效率。檔案管理信息化就是在檔案管理工作中利用現(xiàn)代信息技(二)安全性差
4、術對檔案信息資料進行不同層面的加工、收集和篩選,為人多數(shù)基層企事業(yè)單位檔案硬件設施建設簡陋,基礎們的使用提供方便的過程。其特點主要表現(xiàn)在以下兩個方面:(一)管理快捷條件差,安全措施沒落實,達不到整齊、規(guī)范、統(tǒng)一的檔案管理要求。各類人員可以隨意進入檔案室查找和借電子檔案形成后,管理人員可隨時對數(shù)據(jù)信息進行閱檔案,沒有及時履行手續(xù),時間一長檔案資料就不知整理、更改。通過編制檔案管理軟件,可以通過模糊查詢、去向。這些都對檔案的安全造成嚴重威脅。組合查詢、分類查詢等手段在檔案庫中檢索出需要的檔(三)存貯要求高案信息,并對檔案調(diào)閱、歸還等情況進行登記與統(tǒng)計。傳統(tǒng)檔案中多數(shù)是紙質(zhì)檔案,紙張易
5、受溫度、濕度、強光、相對于傳統(tǒng)的人工管理,避免了翻閱大量的紙質(zhì)檔案,酸和氧化劑等環(huán)境影響,其中的植物纖維會產(chǎn)生氧化和水解縮短了查閱時間,顯著提高了工作效率。(二)利用效率提高反應,影響到紙張的強度和耐久性,紙張還會受到霉菌和害蟲的侵害,因此檔案庫應做好防光防熱防潮防蟲害的措施。電子文檔都具有各自的屬性,根據(jù)屬性信息可設置(四)過期檔案清理不及時數(shù)據(jù)庫內(nèi)不同的檔案的開放權限,需要使用檔案的用戶檔案保管有效期限有長期、定期兩種,傳統(tǒng)檔案管只需借助計算機網(wǎng)絡就能進行相關的查詢。檔案資料的理中,由于盤點工作困難,工作人員對檔案的儲存時間紙質(zhì)文本借閱轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)上瀏覽模式,不受時間和距離的信息
6、掌握不準確,致使失效檔案不能被及時發(fā)現(xiàn)和處理,限制,實現(xiàn)了資源共享,極大地提高了檔案資源的利用率,給管理工作帶來額外負擔。減少了人力、物力和時間的浪費。二、信息化概述四、現(xiàn)代技術在檔案管理信息化過程中的應用信息化是現(xiàn)代信息技術應用的過程?,F(xiàn)代信息技術(一)檔案信息化基本環(huán)節(jié)(InformationTechnology,簡稱IT),是主要用于管理和處理采集整理。信息的采集整理是檔案信息化的基礎。·189·綜合管理信息技術對檔案的管理離不開檔案資料的收集與整理。(四)條碼技術應用歸納分類。對采集來的信息資料進行歸納分類是檔條形碼技術是實現(xiàn)計算機管理和電子數(shù)據(jù)交換不可案信息化的關鍵。只
7、有做好這項工作,才能將收集到的少的前端采集技術,用激光數(shù)據(jù)采集器輕輕掃一下案卷資料分門別類錄入到計算機管理系統(tǒng)中。的條碼,數(shù)據(jù)就會自動被計算機識讀和記錄,再由計算查詢應用。方便快捷的查詢提取,讓檔案信息物盡機進行數(shù)據(jù)管理。它解決了檔案管理中常遇到的保管期其用是檔案管理實現(xiàn)信息化的最終目的。限之間、年代之間、檔號順序之間可能出現(xiàn)的擺放錯誤、[1](二)多媒體技術應用缺檔等各種問題,提高了檔案室借閱和查庫的質(zhì)量和速[2]多媒體技術就是利用計算機綜合處理圖、文、聲、度,減輕了勞動強度。