用友ERP財務(wù)軟件實(shí)務(wù)操作教程 第4章 總賬管理系統(tǒng)

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1、第4章總賬管理系統(tǒng)第一節(jié)總賬系統(tǒng)初始設(shè)置1.1會計科目會計科目是填制會計憑證、登記會計賬簿、編制會計報表的基礎(chǔ)。會計科目設(shè)置的完整性影響著會計過程的順利實(shí)施，會計科目設(shè)置的層次深度直接影響會計核算的詳細(xì)、準(zhǔn)確程度。因此，科目設(shè)置的完整性、詳細(xì)程度對于整個財務(wù)電算化系統(tǒng)尤其重要，應(yīng)在創(chuàng)建科目、科目屬性、賬戶分類上應(yīng)進(jìn)行設(shè)置。此功能就是對會計科目的設(shè)立和管理，企業(yè)可以根據(jù)業(yè)務(wù)的需要方便地增加、插入、修改、查詢、打印、定義會計科目。1.2外幣設(shè)置在設(shè)置中可以對賬套所使用的外幣進(jìn)行定義：1、在“填制憑證”時，所用的匯率應(yīng)先在此進(jìn)行定義，以便制單時調(diào)用，減少錄入?yún)R率的次數(shù)和差錯。2、當(dāng)匯率變化時，

2、應(yīng)預(yù)先在此進(jìn)行定義，否則，制單時不能正確錄入?yún)R率。3、對于使用固定匯率（即使用月初或年初匯率）作為記賬匯率的用戶，在填制每月的憑證前，應(yīng)預(yù)先在此錄入該月的記賬匯率，否則在填制該月外幣憑證時，將會出現(xiàn)匯率為零的錯誤。4、對于使用變動匯率（即使用當(dāng)日匯率）作為記賬匯率的用戶，在填制該天的憑證前，應(yīng)預(yù)先在此錄入該天的記賬匯率。在此，企業(yè)可以根據(jù)業(yè)務(wù)的需要進(jìn)行外幣的增加、刪除和輸出的功能。1.3期初余額錄入期初余額的操作步驟為：（1）在總賬系統(tǒng)窗口中，點(diǎn)擊“期初余額”，進(jìn)入期初余額窗口，雙擊需要輸入數(shù)據(jù)的“期初余額”欄，直接輸入數(shù)據(jù)即可。（2）錄完所有余額后，單擊“試算”，可查看期初余額試算平衡

3、表，檢查余額是否平衡，也可單擊“對賬”，檢查總賬、明細(xì)賬、輔助賬的期初余額是否一致。（3）完畢后，單擊“退出”，返回“總賬系統(tǒng)”窗口。1.4憑證類別企業(yè)為了便于管理或登賬方便，一般對記賬憑證進(jìn)行分類編制，但各單位的分類方法不盡相同，所以系統(tǒng)提供了“憑證類別”功能，用戶完全可以按照本單位的需要對憑證進(jìn)行分類。1.5結(jié)算方式該功能用來建立和管理用戶在經(jīng)營活動中所涉及到的結(jié)算方式。它與財務(wù)結(jié)算方式一致，如現(xiàn)金結(jié)算、支票結(jié)算等。結(jié)算方式最多可以分為2級。結(jié)算方式一旦被引用，便不能進(jìn)行修改和刪除的操作。系統(tǒng)提供了結(jié)算方式的“增加”、“刪除”和“修改”功能。1.6分類定義1、?客戶分類:用戶可將客戶

4、按行業(yè)、地區(qū)等進(jìn)行劃分。建立起客戶分類后，用戶可以將客戶設(shè)置在最末級的客戶分類之下。2、供應(yīng)商分類:用戶可將供應(yīng)商按行業(yè)、供應(yīng)商等進(jìn)行劃分。建立起供應(yīng)商分類后，用戶可以將供應(yīng)商設(shè)置在最末級的供應(yīng)商分類之下。3、地區(qū)分類:企業(yè)可以根據(jù)自身管理要求出發(fā)對客戶、供應(yīng)商的所屬地區(qū)進(jìn)行相應(yīng)的分類，建立地區(qū)分類體系，以便對業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、分析。1.7編碼檔案1、部門檔案:主要用于設(shè)置企業(yè)各個職能部門的信息，部門指某使用單位下轄的具有分別進(jìn)行財務(wù)核算或業(yè)務(wù)管理要求的單元體，不一定是實(shí)際中的部門機(jī)構(gòu)，按照已經(jīng)定義好的部門編碼級次原則輸入部門編號及其信息。2、職員檔案:主要用于記錄本單位使用系統(tǒng)的職員列表

5、，包括職員編號、名稱、所屬部門及職員屬性等。系統(tǒng)提供了對職員的增加、修改和刪除功能。3、客戶檔案:本功能完成對銷售客戶檔案的設(shè)置和管理。4、供應(yīng)商檔案:建立供應(yīng)商檔案主要是為企業(yè)的采購管理、庫存管理、應(yīng)付賬管理服務(wù)的。5、項目目錄:企業(yè)在實(shí)際業(yè)務(wù)處理中會對多種類型的項目進(jìn)行核算和管理，例如在建工程、對外投資、技術(shù)改造項目、項目成本管理、合同等。1.8自定義項其操作步驟為：1、點(diǎn)擊“自定義項”，進(jìn)入自定義項設(shè)置界面，系統(tǒng)設(shè)置的自定義項分類有：單據(jù)頭、單據(jù)體、存貨、客戶、供應(yīng)商。2、設(shè)置自定義項項目內(nèi)容：選擇要定義的自定義項，點(diǎn)擊“定義”，顯示自定義項設(shè)置界面，按欄目說明輸入相關(guān)內(nèi)容，“保存

6、”定義內(nèi)容。這里設(shè)計的項目將在單據(jù)錄入時要求輸入自定義項內(nèi)容，在錄入存貨、客戶、供應(yīng)商檔案時要求輸入自定義項信息。3、設(shè)置項值。雙擊已定義的自定義項/自由項，點(diǎn)擊“檔案”，顯示自定義項/自由項項值設(shè)置界面，可錄入多個項值。點(diǎn)擊“保存”，退回自定義項/自由項界面。1.9科目備查資1、備查資料檔案其操作步驟為：（1）點(diǎn)擊“增加”，可增加一個表結(jié)構(gòu)信息，輸入表編碼、表名稱、表屬性等結(jié)構(gòu)信息；“修改”“刪除”可以修改、刪除表結(jié)構(gòu)信息。（2）右邊顯示該表的字段信息，新增表系統(tǒng)預(yù)制編碼和名稱兩個文本字段。點(diǎn)擊“增行”按鈕，可增加一條字段信息。（3）輸入字段名稱，選擇字段類型，如果選擇數(shù)值型，還要選擇

7、保留小數(shù)位長。（4）“改行”、“刪行”可修改、刪除字段信息。2備查科目設(shè)置其操作步驟為：（1）、選擇要設(shè)置備查信息的科目名稱，選擇“待選科目”至“已選科目”，點(diǎn)擊“確定”按鈕，設(shè)置成功。在用選中的科目填制憑證時，點(diǎn)擊“備查”按鈕，輸入備查資料。（2）、在填制憑證時輸入每筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的備查資料后，在賬表管理中的科目備查資料中可查詢備查資料列表。輸入備查資料，可在“賬表”菜單下的“科目備查資料中顯示結(jié)果。1.10選項系統(tǒng)在建立新的賬套后由