淺論采購系統(tǒng)設(shè)計(jì)

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1、淺論采購系統(tǒng)設(shè)計(jì)摘要：論文主要介紹了采購系統(tǒng)的開發(fā)背景，所要完成的功能和開發(fā)的過程。重點(diǎn)的說明了系統(tǒng)設(shè)計(jì)的重點(diǎn)、設(shè)計(jì)思想、難點(diǎn)技術(shù)和解決方案。希望能對有關(guān)采購的軟件系統(tǒng)起到幫助作用。關(guān)鍵字：計(jì)算機(jī)；軟件系統(tǒng)；采購軟件；系統(tǒng)設(shè)計(jì)；屮圖分類號：G623文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A1、企業(yè)的采購部門業(yè)務(wù)的優(yōu)劣和效率直接關(guān)系到企業(yè)生產(chǎn)成本的高低，從而影響到企業(yè)的市場競爭力，因此做好采購信息管理工作關(guān)系到企業(yè)的生存與發(fā)展。然而，対于中小企業(yè)而言，去引進(jìn)一套ERP系統(tǒng)成本過高。只能對重要的部門進(jìn)行信息化建設(shè)。2.總體設(shè)計(jì)2.1系統(tǒng)空間硬

2、件結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)（1）軟件配置：在數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)方面運(yùn)用了Access2010。操作系統(tǒng)可以選擇Windows7或Windows2003。（2）硬件配置：根據(jù)對系統(tǒng)的穩(wěn)定性要求、系統(tǒng)的容量、系統(tǒng)的吞吐量以及用戶的維護(hù)水平選擇服務(wù)器為中型計(jì)算機(jī)設(shè)備。（3）網(wǎng)絡(luò)配置方面：備選網(wǎng)絡(luò)方案為百兆模式。公司內(nèi)部網(wǎng)圖2.1系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)拓?fù)鋱D2.功能模塊設(shè)計(jì)如下圖所示系統(tǒng)劃分為以下幾個(gè)模塊圖2.1系統(tǒng)功能模塊圖3?詳細(xì)設(shè)計(jì)通過上述設(shè)計(jì)我們可以在總體的基礎(chǔ)上進(jìn)行管理系統(tǒng)的詳細(xì)設(shè)計(jì)，它以采購單為主線，實(shí)現(xiàn)了對采購流程的跟蹤管理，包括釆購申請、

3、制訂采購計(jì)劃；維護(hù)和修改采購單；查詢各種采購單的執(zhí)行狀態(tài)；收貨、退貨管理等功能?？梢苑譃橐韵聨讉€(gè)部分基礎(chǔ)數(shù)據(jù)對系統(tǒng)中經(jīng)常重復(fù)使用的公用數(shù)據(jù)、基礎(chǔ)靜態(tài)數(shù)據(jù)進(jìn)行定義和維護(hù)，保證數(shù)據(jù)的規(guī)范性和準(zhǔn)確性，并提高效率。包括：訂單方式維護(hù)、交貨方式維護(hù)、采購員維護(hù)、退貨維護(hù)、采購系統(tǒng)維護(hù)。(2)采購計(jì)劃管理采購計(jì)劃管理與MRP系統(tǒng)、庫存管理系統(tǒng)結(jié)合，用于完成采購計(jì)劃的編制工作?？呻S時(shí)進(jìn)行計(jì)劃編制和生成。包括：請購計(jì)劃維護(hù)、請購計(jì)劃合并、采購計(jì)劃生成。請購計(jì)劃維護(hù)請購計(jì)劃維護(hù)中的請購單可以利用MRP和BOM表產(chǎn)生，也可以由人工

4、產(chǎn)生。本系統(tǒng)沒有集成MRP、BOM表，ERP系統(tǒng)的請購單山人工產(chǎn)生。各部門的負(fù)責(zé)人員根據(jù)需求、用料預(yù)算和庫存情況，開出請購單，注明物料的名稱、數(shù)量、需求日期、規(guī)格、及注意事項(xiàng)，請購單在審批之前可以修改。請購計(jì)劃合并經(jīng)審核后的請購單，根據(jù)所需物料的分類情況分配到相應(yīng)的采購員處。采購人員結(jié)合請購單的需求H期和所需物料，將多張請購單合并成一張采購訂單或者一張采購訂單的多個(gè)分類訂單。采購員通過對供應(yīng)商信息的查詢選擇價(jià)格優(yōu)惠、信譽(yù)、供應(yīng)服務(wù)能力、供應(yīng)質(zhì)量最佳的供應(yīng)商。根據(jù)采購提前期，確定采購訂單的收貨日期。為了避免過于依

5、賴一家供應(yīng)商,導(dǎo)致供應(yīng)商左右價(jià)格。可以選擇兩個(gè)供應(yīng)商，將一張釆購訂單按一定比例分成兩張訂單給兩個(gè)供應(yīng)商訂貨。這樣可以使供應(yīng)商形成競爭，起到控制采購成本和質(zhì)量的效果。采購訂單管理的完成是基于合同控制的所有釆購業(yè)務(wù)的管理。包括：采購訂單維護(hù)、采購合同維護(hù)、訂單終止或取消、訂單結(jié)案。采購訂單維護(hù)釆購訂單包括數(shù)量、單價(jià)、時(shí)間等基本信息。在此子模塊，調(diào)出要處理的訂單，繼續(xù)就付款方式、收貨地點(diǎn)、交貨時(shí)間及罰金比例等重要信息進(jìn)行確定。還反映訂單中的價(jià)格、最后總金額等重要信息。在采購訂單由采購主管審核后，不可隨意更改。采購合同

6、維護(hù)采購部門與供應(yīng)商對物料的采購細(xì)節(jié)（例如：收貨時(shí)間、地點(diǎn)、數(shù)量、質(zhì)量等指標(biāo)）簽訂采購合同，保障采購交易活動有據(jù)可依。此時(shí)，前期制定的采購訂單轉(zhuǎn)化為相應(yīng)的采購合同，合同編號還要與采購訂單的編號對應(yīng)起來，以便在查詢采購訂單時(shí)，反映出合同情況。訂單終止取消訂單結(jié)案訂單結(jié)案方式有兩種，分別為自動生成結(jié)案和手動生成結(jié)案。（4）采購收貨管理采購收貨管理把收貨過程納入企業(yè)生產(chǎn)計(jì)劃控制范圍，確保及時(shí)收貨和過程控制，從而縮短了產(chǎn)品的生產(chǎn)周期、加強(qiáng)對供應(yīng)商的監(jiān)督。包括：采購收貨維護(hù)、采購過賬處理、更正處理。采購收貨維護(hù)采購訂單進(jìn)

7、行收貨處理，由質(zhì)檢部門對物料進(jìn)行檢驗(yàn)，以單據(jù)形式反饋給采購部門。檢驗(yàn)后確定接收物料，可以將到貨數(shù)量、實(shí)收數(shù)量反饋到進(jìn)行退貨處理，開出退貨單，在明細(xì)表中表明退貨原因。采購過賬處理可以在過賬單屮清楚查看采購部門所冇的采購應(yīng)付款項(xiàng)及其付款的情況。所有的應(yīng)付帳管理的數(shù)據(jù)提交系統(tǒng)處理。(5)采購權(quán)限管理在采購管理系統(tǒng)中，對于權(quán)限的管理應(yīng)貫穿于整個(gè)采購管理系統(tǒng)，它是區(qū)分個(gè)人職責(zé)的重要體現(xiàn)。其中包括：用戶信息維護(hù)、用戶權(quán)限維護(hù)。(6)供應(yīng)商管理。供應(yīng)商管理是申佳公司采購管理的重要組成部分，它是基于供應(yīng)鏈管理的一利，新型采購模

8、式。采取后向一體化原則，和主要的供應(yīng)商共贏互利，極大提高了供貨質(zhì)量和速度，整合企業(yè)問的優(yōu)勢，真止使企業(yè)能夠全面協(xié)調(diào)企業(yè)后向資源，并使企業(yè)的管理全面走向信息化。企業(yè)管理的視角從“內(nèi)視型”向“外視型”的轉(zhuǎn)換。供應(yīng)商管理實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商基木信息管理，供應(yīng)商考核信息管理(送貨和售后服務(wù)管理，不良事件信息管理)和采購信息預(yù)算和決算。具體包共應(yīng)商分類管理，增加招投標(biāo)的范圍和公平性，定期根據(jù)物資使用的反饋