新發(fā)傳染病檔案管理研究

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1、新發(fā)傳染病檔案管理研究摘要：新發(fā)傳染病檔案管理，是加強(qiáng)新發(fā)傳染病控制與預(yù)防工作的重要工作之一，是各級(jí)疾控機(jī)構(gòu)重要的信息集聚中心。作者從檔案管理機(jī)制的建立、文件材料的歸檔范圍、新發(fā)傳染病檔案信息系統(tǒng)的建立和對檔案工作者的素質(zhì)要求幾方面，進(jìn)行瞭較為深刻的分析與研究，為進(jìn)一步加強(qiáng)新時(shí)期新發(fā)傳染病檔案信息資源建設(shè)、管理與利用工作提出瞭很好地建議性和指導(dǎo)性意見關(guān)鍵詞：傳染病防控；檔案管理；研究新發(fā)傳染病是指新確定的和先前未知的、可引起局部或世界范圍內(nèi)公共衛(wèi)生問題的傳染病，如SARS、禽流感、甲型H1N1流感等。這些新發(fā)傳染病往往具有傳染性

2、強(qiáng)、傳播速度快、病死率高的特點(diǎn),對社會(huì)穩(wěn)定、經(jīng)濟(jì)發(fā)展和國傢安全造成嚴(yán)重影響。因此,預(yù)防和控制新岀現(xiàn)的傳染病，已成為當(dāng)前疾病預(yù)防控制工作中的重要內(nèi)容。無疑,綜合檔案室作為各級(jí)疾控機(jī)構(gòu)重要的信息資源管理部門，應(yīng)該盡早認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，積極將檔案管理滲透到防控工作中,做到關(guān)口前移，才能收集到全面的第一手的材料，才能確保這些檔案材料能夠真正完整地反映防控過程和經(jīng)驗(yàn)1建立檔案管理機(jī)制1.1架構(gòu)檔案管理組織當(dāng)疾控機(jī)構(gòu)全面啟動(dòng)新發(fā)傳染病預(yù)防控制機(jī)制時(shí)，往往會(huì)建立起防控工作領(lǐng)導(dǎo)小組，全面組織和領(lǐng)導(dǎo)防控工作，並在此之下,成立相關(guān)工作組。如協(xié)調(diào)組、信息

3、組、現(xiàn)場組、檢驗(yàn)組、宣傳組、後勤保障組、外聯(lián)組、專傢組等，具體負(fù)責(zé)預(yù)防控制工作中上下級(jí)部門的協(xié)調(diào)與溝通;進(jìn)行疫情信息的收集、分析與上報(bào);開展疫情的應(yīng)急處理與流行病學(xué)調(diào)查、疫情的監(jiān)測與檢驗(yàn)檢測。同時(shí)還要對社會(huì)民眾進(jìn)行健康教育，並與社會(huì)多系統(tǒng)多部門開展聯(lián)防聯(lián)控，共同抵禦新發(fā)傳染病。在疾控機(jī)構(gòu)啟動(dòng)防控機(jī)制的第一時(shí)間,檔案部門就應(yīng)積極行動(dòng)起來，將檔案管理介入到防控機(jī)制之中。首先，檔案人員應(yīng)加入?yún)f(xié)調(diào)組或信息組的工作，專職負(fù)責(zé)對整個(gè)防控工作檔案的指導(dǎo)與收集。第二，在各個(gè)防控小組中確定檔案信息員，負(fù)責(zé)該組檔案材料的收集和歸檔工作1.2明確機(jī)構(gòu)

4、和人員職責(zé)，建立規(guī)章制度檔案部門應(yīng)在各工作組成立之始，建議領(lǐng)導(dǎo)小組在各組建立和制定制度時(shí)，在制度中明確歸檔任務(wù)。在工作結(jié)束或告一段落時(shí)，將本組形成的文件材料及時(shí)收集和歸檔，並將這一責(zé)任具體落實(shí)到各組的信息員職責(zé)中去。明確規(guī)定信息員的職責(zé)，除瞭定期將該組工作信息上報(bào)防控領(lǐng)導(dǎo)小組外，還要負(fù)責(zé)將該組文件材料收集齊全，上交到檔案室。檔案部門也應(yīng)該及時(shí)制定歸檔范圍，提出歸檔要求，發(fā)送至各工作組,從而確保信息員和各組工作人員都能瞭解和掌握歸檔內(nèi)容1.3利用現(xiàn)有的檔案工作網(wǎng)絡(luò)在防控工作結(jié)束、工作組解散後，還會(huì)有反映防控工作的文件產(chǎn)生或需要?dú)w檔

5、，如表彰類的申報(bào)材料和實(shí)物類的檔案以及各科室申報(bào)的有關(guān)項(xiàng)目或科學(xué)研究的檔案材料。為瞭確保檔案能完整地反映整個(gè)防控的全過程,也應(yīng)該註意收集這部分材料，而它們的歸檔就需要靠現(xiàn)有的檔案工作網(wǎng)絡(luò)來完成。因此,檔案機(jī)構(gòu)還要及時(shí)對各科室的兼職檔案員提出要求，關(guān)註並及時(shí)收集和歸檔這部分檔案材料2明確防控文件材料的歸檔范圍防控工作組的人員多為公共衛(wèi)生專業(yè)人員，對檔案的知識(shí)瞭解甚少。因此,及時(shí)提出歸檔范圍是十分必要的。防控工作文件材料的歸檔范圍，應(yīng)從各工作組的職責(zé)任務(wù)出發(fā)，並根據(jù)以往的工作經(jīng)驗(yàn)來制訂。歸檔范圍大致應(yīng)包括以下幾個(gè)方面：2.1防控工作

6、的組織與框架文件。包括防控工作領(lǐng)導(dǎo)小組的籌備、建立文件;領(lǐng)導(dǎo)小組和各工作組的職責(zé)任務(wù)、工作制度及人員安排、通訊錄;重要的會(huì)議記錄;本單位和上級(jí)單位的防控工作預(yù)案、方案、技術(shù)規(guī)范與技術(shù)指南;本單位和上級(jí)單位的防控工作計(jì)劃、總結(jié)、大事記；本單位和上級(jí)單位關(guān)於防控工作的通知、簡報(bào)等文件以及本單位向上級(jí)的請示、報(bào)告、建議、意見以及上級(jí)單位的指示、批復(fù)、復(fù)函等文件材料2.2現(xiàn)場流行病學(xué)調(diào)查及疫情處理材料。對新發(fā)傳染病進(jìn)行現(xiàn)場調(diào)查和處理所形成的材料是反映整個(gè)防控工作的至關(guān)重要的第一手材料，是開展傳染病癥狀分析、流行病學(xué)分析和病原學(xué)分析與研究

7、的最為基礎(chǔ)和關(guān)鍵的材料，因此要特別重視這部分材料的收集。這些文件材料應(yīng)包括確診病例及其密切接觸者的現(xiàn)場流行病學(xué)調(diào)查表、調(diào)查報(bào)告、實(shí)驗(yàn)室檢測報(bào)告、專傢會(huì)診意見及現(xiàn)場消毒或進(jìn)一步隔離的記錄等材料。除個(gè)案材料外，還應(yīng)包括新發(fā)傳染病的報(bào)告管理、流行病學(xué)調(diào)查和處理的技術(shù)規(guī)范、指南等規(guī)定性和指導(dǎo)性文件。此外，消毒藥品、器械及防護(hù)用品等應(yīng)急物資儲(chǔ)備的申請、批復(fù)、登記表、匯總表，消毒工作登記和統(tǒng)計(jì)表以及應(yīng)急隊(duì)伍集結(jié)和培訓(xùn)等材料也應(yīng)包含其中2.3疫情信息統(tǒng)計(jì)與分析材料。這部分文件材料反映的是整個(gè)疫情的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，因此，對它們的收集也是檔案收集的重頭

8、工作。應(yīng)包括本單位以及與上下級(jí)疾控機(jī)構(gòu)溝通的疫情監(jiān)測日報(bào)、周報(bào)、月報(bào);疫情的監(jiān)測分析報(bào)告;建立新的疫情信息報(bào)告系統(tǒng)或平臺(tái)的材料以及相關(guān)的技術(shù)指南、規(guī)范性文件和培訓(xùn)材料等2.4健康教育材料。開展為大眾傳染病防控知識(shí)的普及和宣傳是疾控機(jī)構(gòu)的重要任務(wù)，特別是對大眾都不