淺論秘書如何做到有效傾聽

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1、淺論秘書如何做到有效傾聽摘要：在人們的社交活動(dòng)中，時(shí)時(shí)刻刻都在與人溝通，溝通最有效的方式就是傾聽。古希臘先哲蘇格拉底說：上天煬人以兩耳兩目，但只有一口，欲使其多聞、多見、而少言。寥寥數(shù)語，形象而深刻的說明了“聽”的重要性。人與人之間需要溝通、交流、協(xié)作、共事，善不善于有效傾聽，不僅體現(xiàn)著一個(gè)人的道德水平，還關(guān)系到能否與人建立起一種和諧的人際關(guān)系。某學(xué)者調(diào)查研究后發(fā)現(xiàn)，在溝通的行為比例屮最大的是傾聽。秘書在工作屮擔(dān)任著參謀、輔助、溝通以及協(xié)調(diào)的角色，經(jīng)常需要上傳下達(dá)，處理各種事務(wù)，那么秘書就必須做到有效傾聽，耐心的傾聽領(lǐng)導(dǎo)、同事、下屬的話語，能迅

2、速的獲取有價(jià)值的信息內(nèi)容，及時(shí)的完成工作，提高辦事的效率。關(guān)鍵詞：秘書有效傾聽一、有效傾聽的含義1、傾聽的含義：國際傾聽協(xié)會(huì)這樣對傾聽進(jìn)行定義：傾聽，是接受口頭和非語言信息、確定其含義和對此作出反應(yīng)的過程。第一個(gè)關(guān)于傾聽的研究是1926年保羅倫根作的。他發(fā)現(xiàn)，人們在每10分鐘里有7分鐘用于聽，即70%的清醒時(shí)間用于聽。在對藍(lán)領(lǐng)和白領(lǐng)員工、售貨員、家庭主婦、大學(xué)生和其他一些人所進(jìn)行的研究中，該數(shù)據(jù)達(dá)到了50%-80%。學(xué)者李維斯把傾聽分成四要素，認(rèn)為傾聽是“聽、辨認(rèn)、理解和解讀口頭語言的過程”。弗洛德把傾聽定義為“一個(gè)包括對口頭信息的聽取、注意、

3、理解、評(píng)價(jià)及反映的過程?！眱A聽是人們在交流溝通中對各種聽覺和視覺刺激的接收、注意、解讀的過程，是運(yùn)用感覺器官以及神情對信息的接收。2、有效傾聽的含義：在對話中，把感觀、感情和智力的輸入綜合起來，尋求其含義和理解的智力和感情過程。換成通俗的講法，“聽著”的不僅是耳朵，還應(yīng)有眼睛、腦和心。聽、說、讀、寫是人際交流的四種基本形“聽”位居其首。二、秘書有效傾聽的重要性古希臘一位學(xué)者曾這樣說過：“有效傾聽可以使你獲得巨大的財(cái)富?！弊阋燥@示，有效傾聽的力量到底有多大。伏爾泰說：“耳朵是通向心靈的道路。”米內(nèi)也說：“會(huì)傾聽的人才能獲得最終的成功。”美國學(xué)者做

4、過統(tǒng)計(jì)，在溝通行為中，40%的時(shí)間用于傾聽，35%的時(shí)間用于交談，16%的時(shí)間用于閱讀，9%的時(shí)間用于書寫。正因?yàn)槿藗兠刻煊糜趦A聽的時(shí)間如此之長，以致于我們忽視了傾聽的重要性，認(rèn)為這不過是不費(fèi)吹灰Z力的事情，但坐下來想想我們有多少次因?yàn)檎`聽錯(cuò)過了機(jī)會(huì)和產(chǎn)生了誤解。秘書在工作中起到了上傳下達(dá)、溝通、協(xié)調(diào)的作用，如何做到有效傾聽是秘書必備的技能之一。所以，傾聽在我們的日常生活屮的地位是十分重要。1、溝通的重要性：溝通是人與人Z間、人與群體Z間思想與感情的傳遞和反饋的過程，以求達(dá)成思想一致和感情的流暢。溝通是人與人之間進(jìn)行信息交流的必要手段，每個(gè)人都

5、離不開溝通。溝通的最佳開始就是傾聽。銷售人耍推銷自己的產(chǎn)品，就耍和客戶進(jìn)行有效溝通；秘書人員為了更好的做到上傳下達(dá)，就需要進(jìn)行有效的溝通；對售后服務(wù)人員來說，良好的溝通就是正確的處理好客戶關(guān)系的關(guān)鍵武器。傾聽是最主要的的溝通方式。良好有效的溝通不僅可以營造良好的交流氛圍，使雙方達(dá)到信息的共享，還可以及吋的獲取有價(jià)值的信息，及吋作出正確的決定，使雙方達(dá)到共贏。2、有效傾聽的重要性有效溝通的各項(xiàng)功能中，傾聽是最主要的。有效溝通始于真正的傾聽。善于傾聽是有效溝通過程中的最關(guān)鍵環(huán)節(jié)。只有有意識(shí)的強(qiáng)化自己的傾聽能力，才能更好的有效溝通。秘書工作中隨吋都要

6、與人溝通，經(jīng)常耍出席或列席會(huì)議作記錄，接待來訪，調(diào)查研究，接聽電話,溝通協(xié)調(diào)，這些都需要靠“聽”來獲取信息，了解情況。離開了聽，就不能準(zhǔn)確地把握和表達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的意圖，因而也就不能為領(lǐng)導(dǎo)提供解決問題的方案，更談不上有效地輔助領(lǐng)導(dǎo)了?？梢姡行A聽對秘書工作者來說是何等的重要。2.1、有效傾聽有助于準(zhǔn)確地理解領(lǐng)導(dǎo)的意圖和動(dòng)機(jī)，有效地輔助領(lǐng)導(dǎo)工作，完成領(lǐng)導(dǎo)交代的工作，提高辦事的效益。領(lǐng)導(dǎo)意圖是秘書工作的依據(jù)，只有圍繞領(lǐng)導(dǎo)意圖開展工作，秘書才能真正起到參謀輔助的作用。領(lǐng)導(dǎo)意圖多見于領(lǐng)導(dǎo)的言談之中，善于傾聽一方面能準(zhǔn)確理解領(lǐng)導(dǎo)意圖，迅速、準(zhǔn)確地完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的

7、工作；另一方面可以敏銳地捕捉到領(lǐng)導(dǎo)思想的“火花”，幫助領(lǐng)導(dǎo)形成、發(fā)展和完善思想,從更高層次去輔佐領(lǐng)導(dǎo)。由此可見，傾聽是一種非常重要的溝通方式,只有真正做到了有效傾聽，才能贏得別人的信任，得到領(lǐng)導(dǎo)的賞識(shí)的重用，促進(jìn)與領(lǐng)導(dǎo)之間的溝通交流，提高辦事效率。2.2、有效傾聽可以獲取充足的信息，有助于提高個(gè)人的業(yè)務(wù)水平以及判斷能力，增強(qiáng)自身解決問題的能力。雖然很多沉浸于交流環(huán)境中的人更愿意說而不是聽，但要知道，信息或知識(shí)的獲取不是來自說而是來自聽。任何一個(gè)人，不論是大學(xué)生、公民、工人、消費(fèi)者、配偶、家長、領(lǐng)導(dǎo)同事或者其他任何一個(gè)角色，只要通過大量的傾聽,他

8、們才能知曉更多的信息。“聽”是一種學(xué)習(xí)。秘書的職業(yè)特點(diǎn)決定了其必須與組織內(nèi)外、上下左右的人廣泛接觸。聽是一個(gè)動(dòng)態(tài)過程，傾聽有助于了解清楚事情的來龍去脈