高校檔案信息化管理探析

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1、高校檔案信息化管理探析〔摘要〕隨著各高校發(fā)展規(guī)模的日益擴(kuò)大，檔案信息量不斷增加，利用方式和管理模式也逐漸多樣化，檔案管理信息化應(yīng)運(yùn)而生。高等學(xué)校檔案管理信息化是高校管理信息化的重要組成部分。筆者就對(duì)髙校檔案管理的理解，提出檔案信息化的發(fā)展和存在的問(wèn)題及其解決方法，使學(xué)校檔案工作真正做到方便、準(zhǔn)確、快捷，為學(xué)校和社會(huì)創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)價(jià)值?！碴P(guān)鍵詞)高校檔案管理；信息化建設(shè)；信息共享D0I：10.3969/j.issn.1008-0821.2012.06.040〔中圖分類號(hào)〕G25073〔文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼)A(文章編

2、號(hào))1008—0821(2012)06-0162-03教育部為全面貫徹落實(shí)《國(guó)家中長(zhǎng)期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要(2010-2020年)》提出“加快教育信息化進(jìn)程”的要求。對(duì)開(kāi)展教育信息化的指導(dǎo)思想、工作、目標(biāo)、實(shí)施原則及試點(diǎn)內(nèi)容都做了詳細(xì)部署，其中全國(guó)試點(diǎn)高等學(xué)校為100所左右，其中本科院校試點(diǎn)內(nèi)容包括：以信息化促進(jìn)人才培養(yǎng)模式創(chuàng)新和提高教育質(zhì)量重點(diǎn)，在數(shù)字化校園建設(shè)、校園網(wǎng)絡(luò)與信息安全、網(wǎng)絡(luò)課程建設(shè)及應(yīng)用、教育教學(xué)模式改革、科研組織模式創(chuàng)新、管理與社會(huì)服務(wù)信息化、學(xué)生網(wǎng)絡(luò)文化生活等多方面開(kāi)展研究與探討。高校檔案信息

3、化是高校管理與社會(huì)服務(wù)信息化的重要組成部分，高校檔案管理信息化是高校檔案管理工作的特色管理模式，是高校檔案工作發(fā)展的大勢(shì)所趨。1高校檔案信息化管理的發(fā)展前提檔案信息化建設(shè)就是指檔案管理模式從以往的檔案實(shí)體為重心逐步向檔案信息為重心轉(zhuǎn)移過(guò)程。這一發(fā)展過(guò)程需要檔案實(shí)體的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理為基石，要采用現(xiàn)代化技術(shù)裝備，建立數(shù)字檔案館，向信息化管理方向發(fā)展，它主要包括如下內(nèi)容：1.1檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化各高校檔案機(jī)構(gòu)必須根據(jù)國(guó)家《普通高校檔案管理辦法》及有關(guān)法律法規(guī)的要求，結(jié)合自身實(shí)際情況，制定學(xué)校檔案管理規(guī)章制度和具體

4、實(shí)施細(xì)則，把規(guī)范的管理制度形成文件下發(fā)，對(duì)檔案的收集、鑒定、整理、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)，做到有章可循，保證每個(gè)操作環(huán)節(jié)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，即統(tǒng)一檔案的鑒定標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一檔案的標(biāo)引標(biāo)準(zhǔn)等等。1.2檔案信息的數(shù)字化利用數(shù)據(jù)庫(kù)傳輸技術(shù)、高速掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮等技術(shù),將紙質(zhì)文件、聲像文件和已經(jīng)歸檔的電子門(mén)類檔案，組織成系統(tǒng)的信息庫(kù)。這項(xiàng)工作由檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化做基礎(chǔ),才能夠有條件實(shí)現(xiàn)。目前高校檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的逐步利用，教務(wù)管理、科研管理和學(xué)生系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)等平臺(tái)的運(yùn)用，為高校檔案數(shù)字化建設(shè)創(chuàng)造了前提和條件。1.3數(shù)字檔案館建設(shè)

5、近年來(lái)高校檔案館的管理特色多樣化，如高校博物館、校史館、榮譽(yù)室、文件利用中心等等，數(shù)字檔案館是檔案信息數(shù)字化的發(fā)展必然，他們都是實(shí)體檔案的不同體現(xiàn)形式。數(shù)字檔案館是無(wú)形的信息組織和利用環(huán)境，實(shí)體檔案館是數(shù)字檔案館的奠基石，對(duì)檔案信息數(shù)字化的統(tǒng)一管理，是數(shù)字檔案館管理內(nèi)容，數(shù)字檔案館的出現(xiàn)，對(duì)現(xiàn)行實(shí)體檔案館提出了新的管理和服務(wù)機(jī)制建設(shè)需求，兩者不是替代關(guān)系，是相互依賴和相互促進(jìn)的關(guān)系，數(shù)字檔案館的建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案信息化的必經(jīng)路徑。2高校檔案信息化管理面臨的問(wèn)題具備高校檔案信息化管理前提，做到校網(wǎng)與檔案管理網(wǎng)絡(luò)的有效連接

6、也面臨很多問(wèn)題：2.1檔案信息化相關(guān)的法規(guī)體系不完善，保證檔案的保密和安全顧慮成為嚴(yán)重障礙國(guó)家高校檔案法規(guī)已有一定基礎(chǔ)，檔案數(shù)字化、信息化還不夠明確完善。如沒(méi)有具體到高校電子文件、電子檔案加工和存儲(chǔ)介質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)漢字沒(méi)有出臺(tái)，產(chǎn)生相關(guān)問(wèn)題很多。如：光盤(pán)數(shù)據(jù)、聲像信息缺陷率較高，存儲(chǔ)文字信息質(zhì)量，顯得過(guò)于寬松，會(huì)使認(rèn)為合格的光［中文字錯(cuò)誤率超標(biāo)等；檔案存儲(chǔ)格式的不統(tǒng)一；網(wǎng)絡(luò)黑客的不斷浮現(xiàn)，也成為阻礙高校檔案信息化發(fā)展的無(wú)形殺手。因此需要符合高校檔案數(shù)字化、信息化要求的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。1.2檔案信息化管理處于探索階段，需領(lǐng)導(dǎo)重視提

7、高檔案意識(shí)《高校檔案管理辦法》明確提出“檔案管理”要納入管理機(jī)制、納入計(jì)劃、納入總結(jié)。某些學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)受檔案管理效益滯后性的影響，把檔案工作總結(jié)成不丟失不缺漏為管理目標(biāo)，對(duì)檔案機(jī)構(gòu)人力、物力、技術(shù)、待遇給予支持不多，使檔案部門(mén)的現(xiàn)代化管理很難走上正軌，無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。2.3缺乏與現(xiàn)代化發(fā)展相配套的復(fù)合型管理人才檔案工作崗位不容易有耀眼工作成績(jī)、工作任務(wù)量又大、評(píng)聘職稱難，都導(dǎo)致優(yōu)秀人才難以引進(jìn)，即使進(jìn)來(lái)也難渡默默無(wú)聞工作性質(zhì)之無(wú)奈，也想辦法離開(kāi)，使檔案工作崗位成為養(yǎng)尊處優(yōu)缺乏生機(jī)，沒(méi)有活力。有的單位重建設(shè)輕利用

8、，買來(lái)了硬件設(shè)備設(shè)施，檔案管理人員沒(méi)有真正利用其先進(jìn)功能作用，沒(méi)有結(jié)合自身情況，做到檔案的數(shù)字化，更是無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案信息化。3面對(duì)問(wèn)題，適應(yīng)發(fā)展，加快檔案信息化管理加大檔案信息資源管理，整合各類檔案信息資源，促進(jìn)檔案信息資源的利用開(kāi)發(fā)。高校檔案信息化管理是檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展的重要表現(xiàn)形式。1.1如何加快高校檔案信息化管理3.1.1標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化原則制定和實(shí)