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1、高效會議管理技巧主講：課程目標(biāo)了解會議的目的、種類和體系了解會議效率不高的原因及對策掌握有效為會議做準(zhǔn)備的要領(lǐng)掌握會議中的溝通和反饋技巧掌握會議主持人的會議管理技巧學(xué)會提高會議效率和質(zhì)量的技巧會議需要管理嗎？會議管理還需要技巧嗎？？？？整個世界在某種程度上說是一個時時處處充滿會議的世界。會議的正面作用是解決問題，反面作用則是帶來難題，因此，會議既需要管理，更不能缺少技巧！第一講當(dāng)今會議面面觀會議的意義會議的目的會議的種類會議的頻繁會議成本的計算集思廣益圖會議想法想法想法好創(chuàng)意好點子甲乙丙會議的意義會議是一個集思廣益的渠道會議顯示一個組織或一個部門的存在會議是一種群體溝通的方式會議
2、的目的開展有效的溝通傳達資訊監(jiān)督員工、協(xié)調(diào)矛盾達成協(xié)議與解決問題資源共享開發(fā)創(chuàng)意激勵士氣鞏固主管地位達成協(xié)議與解決問題點明困難所在發(fā)現(xiàn)問題并尋找解決方法衡量問題的輕重緩急想出新點子評議新點子確定行動綱領(lǐng)會議的種類按人數(shù)分類按開會方式分類按開會目的分類1.團隊會議2.一對一會議1.面對面會議2.電話會議3.視頻會議1.宣布人事安排、講解政2.策的會議2.當(dāng)眾表揚或批評別人的4.會議3.臨時處理突發(fā)事件的會議4.固定的團隊會議5.集思廣益的會議會議的頻率固定的部門會議：建議頻率：至少每月一次注意事項：不能多與每周一次，否則容易形成拖沓的不良習(xí)慣；將會議時間記錄在筆記本上，以防因一時疏
3、忽造成工作上的被動。建議頻率：至少每兩月一次注意事項：利用全體大會通報政策，但不能頻繁，否則回給公司造成沉重的負擔(dān)。全體會議建議頻率：隨時注意事項：切忌太頻繁，否則會使員工感覺日日有危機，會讓公司陷入工作無序的可怕境地。處理突發(fā)事件的會議建議頻率：按需要注意事項：可以按需要天天發(fā)生，但是會議長度最好不要超過1小時。一對一會議會議成本的計算會議的時間成本直接的會議成本效率損失成本第二講會議效率不高的原因及解決方案會議效率不高的原因及預(yù)防性管理高效會議的八大特征會議規(guī)范高效會議的預(yù)防性管理（二）5.參會者要有聽的技能6.要充分作好準(zhǔn)備工作7.明確開會原因及目的高效會議的八大特征只有必
4、要時才召集好好籌劃過擬訂和分發(fā)了議程表遵守時間一切按部就班請了最有經(jīng)驗的和有才能的人出席作出了評論和歸納記錄所有決定、建議和負責(zé)人會議規(guī)范種類時間安排方面的規(guī)范固定的會議流程規(guī)范會議本身要遵守的規(guī)則固定的會議流程規(guī)范開始歡迎會議目的議程具體時間安排規(guī)章制度3議程1分享話題和目標(biāo)交換信息產(chǎn)生生意/做決定/確認行動總結(jié)2結(jié)束會議總結(jié)安排下次會議跟蹤備忘錄跟蹤計劃會議本身要遵守的規(guī)則（一）1.參會者要將工作安排交給會議主席2.超過1小時的會議要有書面的通知3.所有參會者都要有準(zhǔn)備發(fā)言的心態(tài)4.會議要能準(zhǔn)時開始、準(zhǔn)時結(jié)束5.負責(zé)人對決議能否達成負主要責(zé)任會議本身要遵守的規(guī)則（二）6.在會
5、上要維護別人的尊嚴7.要有人提出不同的意見8.會后要能拿到書面的記錄9.參會者要履行反饋職責(zé)10.要請第三方監(jiān)控會議質(zhì)量第三講開會前的準(zhǔn)備工作是否要開會準(zhǔn)備工作的作用1H5W準(zhǔn)備工作核對單主持人的準(zhǔn)備工作如果已經(jīng)按慣例每周聚會會議成本太大還有比開會更好的方法沒什么特別的事情要討論你是唯一做決策并且知道該怎么做的人（開會讓他人參與只能把問題弄糟）無需開會的五個如果如果必須把信息同時傳達給很多人有些事情需要當(dāng)眾表揚或批評要讓別人參與決策以集思廣益聽取部門匯報工作給小組委派任務(wù)必須開會的五個如果準(zhǔn)備工作的作用選擇最恰當(dāng)?shù)倪x擇方式使參會者能對討論有清楚的方向可循清楚的告知參會者應(yīng)有何種行
6、為表現(xiàn)節(jié)省時間與減少沖突會議準(zhǔn)備的5W1H法WhyWhatWhenWhoWhereHow會議準(zhǔn)備工作核對單1.了解會議的目的3.確定會議的形式5.決定會議的時間7.決定會議的地點9.確定出席人數(shù)11.是否準(zhǔn)備會議名簽13.是否安排與會者住宿15.確定視聽教材17.準(zhǔn)備會場周邊位置圖19.確定自己人的相關(guān)資料2.是否一定要開會4.安排會議的議程6.確定會議的主持人8.研究會場如何布置10.安排出席者座位12.是否安排交通工具14.是否發(fā)出了會議通知16.確定輔助教材18.是否要求與會者準(zhǔn)備資料20.是否安排會后娛樂項目并做好事先通知主持人的4個準(zhǔn)備設(shè)定溝通目標(biāo)制訂行動計劃預(yù)備可能的
7、爭執(zhí)進行SWOT分析SWOT分析Strength優(yōu)勢Weakness劣勢Opportunity機會Threat威脅自身環(huán)境第四講成功會議的五種策略如何做開場白如何分配發(fā)言時間如何掌握議事進度如何達成決議—決策方式如何圓滿結(jié)束會議如何做開場白定義：3~5分鐘的談話，系統(tǒng)、簡潔及有明確宗旨。內(nèi)容：開會目的，時間安排，議事方式，紀(jì)律規(guī)則等。程序：概觀會議進行程序；提供與會議有關(guān)的資訊；規(guī)范議程；指定會議記錄者；征求對議程設(shè)計的意見。如何分配發(fā)言時間主持人的發(fā)言時間應(yīng)掌握在20%要盡量保
