Excel在工作中的使用技巧總結(jié).docx

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1、Excel在日常工作中的使用技巧總結(jié)第一部分前言：也許你已經(jīng)在Excel中完成過(guò)上百?gòu)垐?bào)表，也許你已利用Excel函數(shù)實(shí)現(xiàn)過(guò)很多復(fù)雜運(yùn)算，也許你認(rèn)為Excel也不過(guò)如此，甚至了無(wú)新意。但我們平日里無(wú)數(shù)次重復(fù)的得心應(yīng)手的使用方法只不過(guò)是Excel全部技巧的百分之一。本人通過(guò)在工作中對(duì)Excel2003版和2007版的使用，總結(jié)出一些使用技巧，希望能讓大家領(lǐng)略一下Excel的別樣風(fēng)情，讓繁瑣的工作變得輕松愉快。第二部分Excel2003版和2007版主要區(qū)別：對(duì)我們的日常工作中常用功能來(lái)說(shuō)，Excel2003版和2007版的主要區(qū)別從下表中可見(jiàn)一斑。項(xiàng)目Excel

2、2003Excel2007數(shù)據(jù)容量256列65536行。16384列1048576行。重復(fù)項(xiàng)的刪除可以通過(guò)編寫(xiě)宏來(lái)實(shí)現(xiàn)，對(duì)操作者要求較高。有快捷按鈕，并可以選擇多個(gè)包含重復(fù)項(xiàng)的列進(jìn)行刪除，操作非常簡(jiǎn)便。自動(dòng)篩選選項(xiàng)只能單項(xiàng)選擇?？蛇M(jìn)行多項(xiàng)選擇。顏色的篩選可以通過(guò)編寫(xiě)宏來(lái)實(shí)現(xiàn)，對(duì)操作者要求較高。可在自動(dòng)篩選下拉列表中進(jìn)行操作，可對(duì)填充顏色及字體顏色進(jìn)行篩選。表格或單元格區(qū)域中排序?qū)蛹?jí)只有3個(gè)層級(jí)。有64個(gè)層級(jí)，并可進(jìn)行顏色排序。公式中的嵌套層級(jí)只有7個(gè)層級(jí)。有64個(gè)層級(jí)。除上面表格中所列之外，同一文件用2007版存儲(chǔ)大約可以減少50%～65%的存儲(chǔ)空間；并且Ex

3、cel2007徹底拋棄了以往的下拉式菜單，做成了更加直觀的標(biāo)簽式菜單，大大方便了用戶的操作。尤其是對(duì)新手來(lái)說(shuō)，完全可以在“零”時(shí)間內(nèi)上手操作，所以本人建議大家換版使用Excel2007。第三部分以Excel2007版本為例的常用使用技巧：一、利用粘貼鏈接，實(shí)現(xiàn)不同工作薄中相同項(xiàng)目的統(tǒng)一更改1.工作薄數(shù)據(jù)鏈接的功用：常用于數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)匯總，將各分表的數(shù)據(jù)鏈接到總表指定單元格，當(dāng)分表數(shù)據(jù)發(fā)生變化時(shí)，總表的統(tǒng)計(jì)匯總數(shù)據(jù)將自動(dòng)更改。合理地利用該功能，可大大提高工作效率。2.工作薄數(shù)據(jù)鏈接的創(chuàng)建：⑴打開(kāi)要鏈接數(shù)據(jù)的工作?。ǚ直砉ぷ鞅。?，選定要鏈接的數(shù)據(jù)（如圖1中的E26:K

4、26），單擊“開(kāi)始”選項(xiàng)卡中的復(fù)制按鈕（或按+快捷鍵），將選定數(shù)據(jù)復(fù)制到剪貼板中。圖1⑵打開(kāi)需要?jiǎng)?chuàng)建鏈接的工作?。纯偙砉ぷ鞅。?，選擇要插入數(shù)據(jù)的單元格或區(qū)域。地址⑴單擊“開(kāi)始”選項(xiàng)卡中粘貼按鈕的“▼”，在彈出的命令列表中單擊“粘貼鏈接”選項(xiàng)。（如圖2）圖2此時(shí)圖2中的B3:H3就引用了圖1中的E26:K26數(shù)據(jù)。當(dāng)分表中E26:K26數(shù)據(jù)發(fā)生變化時(shí)，總表中B3:H3中的顯示數(shù)據(jù)也將隨之變化。1.功能擴(kuò)展及注意事項(xiàng)：粘貼鏈接既可以在Excel工作薄之間建立鏈接，也可以在Excel工作薄與其他應(yīng)用程序?qū)ο螅ㄈ鏦ord）之間建立鏈接。建立鏈接的工

5、作薄或?qū)ο螅瓤墒潜緳C(jī)的，也可以是網(wǎng)絡(luò)中其它計(jì)算機(jī)。如果鏈接對(duì)象不是本機(jī)上的，需要在工作薄名稱前加上計(jì)算機(jī)或Web地址（如圖2）。一、通過(guò)建立工作組，成組填充多張表格的固定單元格1.工作組的功用：在工作中，很多時(shí)候需要同時(shí)在多張表格的相同單元格中輸入同樣的內(nèi)容，或需要將多張表格中相同位置的單元格統(tǒng)一設(shè)置（或改變）格式。通過(guò)在同一工作薄中選取多個(gè)工作表建立工作組，可以輕松實(shí)現(xiàn)多表相同單元格或單元格區(qū)域同時(shí)操作。2.工作組的建立和取消：⑴打開(kāi)包含多個(gè)工作表并要對(duì)其相同單元格進(jìn)行統(tǒng)一操作的工作薄，選取多張工作表，建立工作組，之后便可對(duì)工作組內(nèi)的所有工作表進(jìn)行統(tǒng)一操作

6、了。方法如下：圖3?要選取兩個(gè)或多個(gè)相鄰的工作表時(shí)，首先單擊要選取的第一個(gè)工作表的標(biāo)簽，然后在按住鍵的同時(shí)單擊要選取的最后一個(gè)工作表的標(biāo)簽。?要選取不相鄰的兩個(gè)可多個(gè)工作表時(shí)，單擊要選取的第一個(gè)工作表的標(biāo)簽，然后在按住鍵的同時(shí)單擊其它待選取的工作表的標(biāo)簽。?如果要選取整個(gè)工作薄的所有工作表，可在任意一工作表中將鼠標(biāo)指針移動(dòng)到的工作表標(biāo)簽位置，然后單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的右鍵菜單中單擊“選定全部工作表”命令。在工作組建立成功之后，將在工作表頂部的標(biāo)題欄中顯示“[工作組]”字樣（如圖3）。⑴取消工作組比建立工作組更加容易，只要單擊任意一個(gè)非

7、工作組的工作表標(biāo)簽或在任意一個(gè)工作組的工作表標(biāo)簽處單擊鼠標(biāo)右鍵，然后單擊右鍵菜單中的“取消組合工作表”選項(xiàng)即可（如圖3）。一、條件格式的使用1.條件格式的功用：使用條件格式可以突顯所關(guān)注的單元格或單元格區(qū)域；強(qiáng)調(diào)異常值；使用數(shù)據(jù)條、顏色刻度和圖標(biāo)集來(lái)直觀地顯示數(shù)據(jù)。2.什么是條件格式：條件格式是基于條件更改單元格區(qū)域的外觀。如果條件為True，則基于該條件設(shè)置單元格區(qū)域的格式；如果條件為False，則不基于該條件設(shè)置單元格區(qū)域的格式。3.Excel2007中的條件格式：在Excel2007中，條件格式最多可包含64個(gè)條件（早期版本只支持3個(gè)條件），且單元格中的

8、條件格式區(qū)域可以重疊。此外，Excel