高效會議秘訣(藍(lán)色基調(diào)).ppt

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1、高效會議秘訣LOGOLOGO目錄頁第*頁目錄頁會議概述會議為什么低效如何提高會議效能LOGO過渡頁第*頁過渡頁第一章會議概述LOGO正文.第一章第*頁會議概述01第一節(jié)什么是會議會議習(xí)學(xué)議會討論、商議聚會、見面、集會會議的意思就是人們聚集在一起，圍繞特定主題進(jìn)行討論、交流的活動。會議是一種群體溝通的方式。LOGO正文.第一章第*頁會議概述01第一節(jié)什么是會議人類開會的歷史可謂是源遠(yuǎn)流長。公元前2198年，大禹在浙江紹興的會稽山召集了全國的部落首領(lǐng)，慶功封爵并商討全國的財政問題。據(jù)說，會稽山原名茅山，因

2、召開此會而更名。公元前681年，齊桓公召集宋、陳、蔡、邾四國，在北杏會盟，首開國際會議的先河。隨著齊國國力和國際地位的逐漸升高，齊國召開的國際會議的頻率和規(guī)模也越來越高。因此，齊桓公也被譽(yù)為是“文山會?！钡淖鎺煚?。會議起源LOGO正文.第一章第*頁會議概述01第一節(jié)什么是會議中國的會有多少整個世界在某種程度上說是一個時時處處充滿會議的世界。中國的會有多少？從中央到地方一年要開多少會？這是一個無法統(tǒng)計的數(shù)字?！冬F(xiàn)代快報》2005年7月9日報道了來自會議市場上的信息：1999年，北京只有一二百家服務(wù)于會展

3、的專業(yè)公司，而2005年竟達(dá)到4000家以上。會議養(yǎng)活了如此之多的服務(wù)公司，形成了滋生腐敗的溫床。2011年，中國首個《中國會議藍(lán)皮書》在京發(fā)布，藍(lán)皮書指出，目前我國每年舉辦的各種會議多達(dá)幾千萬個，年均增長20%。LOGO正文.第一章第*頁會議概述01第一節(jié)什么是會議在白領(lǐng)中，會議恐懼癥已經(jīng)不是個新詞兒了。對于現(xiàn)在很多商政人士而言，在會議室里度過一天已經(jīng)是一件司空見慣的事，似乎每天都有開不完的會。2011年，中國青年報社會調(diào)查中心通過民意中國網(wǎng)和網(wǎng)易新聞中心，對2223人進(jìn)行的一項調(diào)查顯示，53.6％

4、的人表示自己在日常工作中參加的會議過多。具體而言，57.4％的人每星期平均開會2次以上。受訪者中，40.8％的人是企業(yè)職員，300％的人是事業(yè)單位員工，12.9％的人是政府機(jī)關(guān)工作人員。另外，只有不到三成的白領(lǐng)認(rèn)為自己參加的會議有意義，而剩余的大多數(shù)白領(lǐng)均表示厭煩開會，甚至有人為此變成職場“恐會族”。LOGO正文.第一章第*頁會議概述01第二節(jié)會議有什么作用會議作用集思廣益頭腦風(fēng)暴問題討論產(chǎn)生決策聽取匯報分配任務(wù)融合意見達(dá)成共識資訊分享政策宣傳表彰先進(jìn)激勵士氣先請各位管理者思考一下？您答對了嗎？LOG

5、O正文.第一章第*頁會議概述01第三節(jié)會議的時機(jī)選擇啥時該開會？啥時不需要開會？問題需涉及不同崗位員工或多部門協(xié)調(diào)解決；有重要事情需要把參與人集中到一起傳達(dá)；領(lǐng)導(dǎo)者需要公開表彰先進(jìn)以激勵士氣等。發(fā)起人想從參會者那里獲取信息或建議；發(fā)起人想讓參會者參與解決問題或制定決策；領(lǐng)導(dǎo)者需要聽取下屬的工作匯報并監(jiān)督進(jìn)度；適于開會的情況123456LOGO正文.第一章第*頁會議概述01第三節(jié)會議的時機(jī)選擇已經(jīng)形成慣例的每周例會，卻沒有什么事情要討論；會議成本太大，或還有比開會更好的辦法；問題用電話、備忘錄或個別談話

6、等方式解決起來更好；所談事務(wù)密級較高，不宜擴(kuò)大知情范圍；發(fā)起人對要解決的問題已經(jīng)作出決定；大家之間怨氣大、敵對情緒濃，開會前需要時間平靜。123456LOGO正文.第一章第*頁會議概述01第四節(jié)會議的成本分析先請各位管理者思考一下？會議有哪些成本？LOGO正文.第一章第*頁會議概述01第四節(jié)會議的成本分析一家公司會不會開會，決定了該公司的競爭優(yōu)勢。一家公司開會的效率與執(zhí)行，決定了該公司全面管理的效率與執(zhí)行。會議是公司管理的必備工具。而會議的成本則常常被忽略。請看，“文山會?！钡某杀臼牵簳r間成本金錢成本

7、效益成本機(jī)會成本會議成本LOGO正文.第一章第*頁會議概述01第四節(jié)會議的成本分析時間成本時間成本＝參加會議的人數(shù)×（與會者的準(zhǔn)備時間＋與會者的旅行時間＋正式會議時間＋會議休息及耽擱時間）。而實際上我們用到會議上的時間遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于實際計算的比例。大多數(shù)的會議并沒有按照承諾的時間準(zhǔn)時結(jié)束。而且，會議將我們整塊的工作時間搞得支離破碎，從而降低了我們非開會時間的工作效率。LOGO正文.第一章第*頁會議概述01第四節(jié)會議的成本分析金錢成本金錢成本＝開會的時間成本×與會人員平均每小時的工資＋場地費(fèi)、設(shè)施費(fèi)、文件復(fù)印

8、費(fèi)、交通費(fèi)、茶水費(fèi)、餐飲住宿費(fèi)等的成本。LOGO正文.第一章第*頁會議概述01第四節(jié)會議的成本分析效益成本效益成本＝參會人員若不用參加會議，那么在這段時間可以為公司帶來的效益。LOGO正文.第一章第*頁會議概述01第四節(jié)會議的成本分析機(jī)會成本機(jī)會成本＝開會過程中，因未及時接聽重要客戶的電話而損失一大筆生意＋不能及時處理客戶的投訴而得罪一批客戶＋不能及時解決自己管轄范圍內(nèi)的突發(fā)事件帶來的問題及持續(xù)影響等。LOGO正文.第一章第*頁會議概述01第四節(jié)會議的成