撰寫文字材料的方法和技巧.doc

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1、撰寫文字材料的方法和技巧——關(guān)于撰寫材料的五個(gè)問題張麗花（瓊臺(tái)師范高等?？茖W(xué)校中文系海口571100）摘要：本文主要以如何撰寫文字材料為中心，著重講述了關(guān)于撰寫材料的五個(gè)問題，分別是：一、撰寫材料有哪些基本步驟；二、怎樣提高材料寫作水平三、撰寫材料通常要注意哪些問題；四、材料的結(jié)構(gòu)怎樣構(gòu)建；五、怎樣掌握提升材料質(zhì)量的小竅門。關(guān)鍵詞：材料基本步驟工作中我們有時(shí)要撰寫一些文字材料，材料是一個(gè)通俗的泛稱，通常指在辦公或生活中涉及的文件、通知、電報(bào)、講話等文體的總稱，為了方便，下面敘述中把文字材料統(tǒng)一簡(jiǎn)稱為材料。每種材料有各自的具體要求，但一般來說有以下幾項(xiàng)基本要求：一要意圖清楚，即說什么，

2、明確提出問題;二要結(jié)構(gòu)合理，即怎么說，圍繞問題怎么展開，提出解決問題的方案，有頭有尾，有理有據(jù)，主次分明;三要語言流暢，即說得好，在前面的基礎(chǔ)上，要把材料寫得有聲有色，回味無窮，切忌把材料弄得干巴巴的，倒人味口。材料的質(zhì)量高低有時(shí)會(huì)左右工作落實(shí)，提高辦公效率，甚至改變別人對(duì)你的印象。材料的好壞可以有高下之分：最基本的就是講清楚，讓人明白你在講什么；再好點(diǎn)的就是講到位，讓人明白你講的主題是什么，干凈簡(jiǎn)練，該說的說，不該說的不說，不脫泥帶水；最好的材料講得美，不但讓人明白你講什么，而且引人入勝，如沐春風(fēng)，別人愛看愛聽，通過這篇材料學(xué)到了東西，得到啟發(fā)。第一個(gè)問題：撰寫材料有哪些基本步驟按

3、照撰寫材料的順序，一般可以分為七個(gè)主要步驟，即：把握方向、領(lǐng)會(huì)意圖、理清思路、搭好框架、充實(shí)內(nèi)容、修飾語言、反復(fù)校對(duì)。如同建房屋一樣，把握方向相當(dāng)于建房選址，領(lǐng)會(huì)意圖如同確定房屋用途，理清思路相當(dāng)于完成施工圖紙，搭好框架相當(dāng)于打好地基和建好整棟房屋的主體結(jié)構(gòu)，充實(shí)內(nèi)容如同徹好每個(gè)房間，修飾語言如同室內(nèi)裝修，反復(fù)校對(duì)就是在裝修過程中不斷修改。一、把握方向。方向比速度更重要。每個(gè)行業(yè)都有一定的規(guī)章制度和行文規(guī)范，特別是涉及到政治性問題尤其如此。撰寫材料前一定要懂得國(guó)家法律和相關(guān)行業(yè)的規(guī)章制度，不能出現(xiàn)與文件和上級(jí)精神不符合的文字和語言。一般來說來，在把握方向上要做到合法、合理、合情。二、

4、領(lǐng)會(huì)意圖。撰寫材料都是為了說明-5-作者簡(jiǎn)介：張麗花（1981—），女，漢族，山東省東阿縣。瓊臺(tái)師范高等?？茖W(xué)校中文系。主要研究方向：中國(guó)現(xiàn)當(dāng)代文學(xué)。問題，這就涉及到領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)的工作意圖。有些領(lǐng)導(dǎo)會(huì)明確說明講哪幾方面問題，這樣相對(duì)來說容易把握。有些領(lǐng)導(dǎo)沒有明確說明，或者由于時(shí)間關(guān)系沒有完整的思路，這就需要撰寫人自己揣摩領(lǐng)導(dǎo)意圖，一般來說要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的辦事風(fēng)格來揣摩，要符合該領(lǐng)導(dǎo)一貫的行文述事風(fēng)格。由于大多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)事務(wù)都比較繁忙，往往交代一件事情后有時(shí)會(huì)遺忘，這就需要主動(dòng)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，征詢意見，防止在材料出現(xiàn)較大的偏差。三、理清思路。這是整個(gè)撰寫材料的重心，需要占有整個(gè)撰寫材料至少50％以上

5、的時(shí)間，由于每份材料的要求不一樣，思路到底怎樣展開需要具體而論，但有幾點(diǎn)需要把握，一是要結(jié)構(gòu)清楚。如材料分為幾個(gè)問題，第一問題講什么，第二個(gè)問題講什么，清清楚楚，明明白白。二是要比例合適。什么是重點(diǎn)，什么是次重點(diǎn)，什么是修飾，重點(diǎn)部分應(yīng)該濃墨重彩，著重闡述，次要部分一筆帶過。如果人的身材比例不協(xié)調(diào)，頭重腳輕，哪怕五官再端正，也會(huì)變成怪物。三是邏輯順序正確。先講什么，后講什么，要有一定順序。四、搭好框架。根據(jù)前面的思路，搭構(gòu)好整個(gè)材料的框架，就和建房子是一樣的，把每棟房屋比喻成材料的大點(diǎn)，一、二、三、四……，把房屋的每一層比喻成材料的次點(diǎn)，（一）、（二）、（三）、（四）……，把每個(gè)房間

6、比喻成小點(diǎn)，1、2、3、4……，依次類推，每棟房屋是什么用途，每層房屋是什么用途，每個(gè)房間是什么用途，這時(shí)要基本確定下來。需要說明的是，整個(gè)要點(diǎn)的語言結(jié)構(gòu)力求相同，這樣顯得結(jié)構(gòu)緊湊，思維縝密。五、充實(shí)內(nèi)容。對(duì)每個(gè)要點(diǎn)充實(shí)適當(dāng)?shù)膬?nèi)容，所有的內(nèi)容必須能夠受要點(diǎn)的約束和領(lǐng)導(dǎo)，不能混淆，切忌出現(xiàn)以下幾種情況：不能統(tǒng)領(lǐng)：要點(diǎn)不能完全概括所屬內(nèi)容；要點(diǎn)沖突：要點(diǎn)所表達(dá)的內(nèi)涵與所屬內(nèi)容相互沖突；內(nèi)容交叉：各要點(diǎn)內(nèi)容互相交叉。要防上出現(xiàn)以上問題，主要還是要理清思路上做文章。六、修飾語言。唐代詩(shī)人賈島為“僧推月下門”和“僧敲月下門”反復(fù)斟酌；也有“只為一個(gè)字，折斷數(shù)徑須”的典故；還有文章“三分靠寫，七

7、分靠改”之說。房子建好了需要裝修，材料寫好了也得修飾。一看語言表達(dá)到不到位，二看語言通不通順，三看語言精不精練，四看語言出不出彩。這里有個(gè)取巧的辦法，就是把材料盡可能多給別人修改，“三人行必有我?guī)煛保瑩Q個(gè)人換條思路，材料經(jīng)過多人修改后語言上一般比自己閉門造車要漏洞要少些。七、反復(fù)校對(duì)。這是文章最后一道工序，主要是防止出現(xiàn)錯(cuò)字、漏字，犯一些低級(jí)錯(cuò)誤。試想，如果一份好材料質(zhì)量再高，但出現(xiàn)幾個(gè)錯(cuò)別字，就像吃一頓海鮮大餐快完才發(fā)現(xiàn)盤子里有個(gè)死蒼蠅，那可是大倒味口，