會(huì)議高效管理.ppt

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1、主持會(huì)議與參加會(huì)議基礎(chǔ)技能培訓(xùn)KAIZEN2016年11月目錄11.了解會(huì)議2.會(huì)議主持的技巧3.參加會(huì)議的技巧4.實(shí)戰(zhàn)演練(自我反思和行動(dòng)計(jì)劃)一、了解會(huì)議開始?xì)g迎會(huì)議目的議程具體時(shí)間安排紀(jì)律議程1目標(biāo)交換信息產(chǎn)生決議/確認(rèn)行動(dòng)總結(jié)會(huì)議結(jié)束總結(jié)安排下次會(huì)議跟蹤備忘錄跟蹤計(jì)劃會(huì)議是管理的一種手段，是有著共同目標(biāo)的3個(gè)或3個(gè)以上的人的聚會(huì)。會(huì)議種類分為常規(guī)和非常規(guī)兩種：常規(guī)會(huì)議是指較為固定時(shí)間或者內(nèi)容的會(huì)議。（共識(shí)型、傳達(dá)型、討論型）非常規(guī)會(huì)議是指由于生產(chǎn)、質(zhì)量、安全、管理等方面突發(fā)異常，需要通告、協(xié)調(diào)或者決定

2、而召開的會(huì)議。非常規(guī)會(huì)議一般帶有較強(qiáng)的時(shí)間緊迫性。我們公司有哪些常規(guī)會(huì)議？我們公司有哪些非常規(guī)會(huì)議？說(shuō)一說(shuō)：你所參加的會(huì)議中，常見的問(wèn)題有哪些？會(huì)議失敗的原因1管理不善2缺乏組織架構(gòu)3不重視會(huì)議4差劣的環(huán)境5不必要的會(huì)議6提要：會(huì)議的用處7自我檢查8改善之道會(huì)議主持的技巧學(xué)習(xí)會(huì)議準(zhǔn)備會(huì)后跟進(jìn)會(huì)場(chǎng)過(guò)程主持會(huì)議的技巧會(huì)議準(zhǔn)備1.確定主題2.確定內(nèi)容3.主持人記錄人4.確定對(duì)象5.確定時(shí)間6.會(huì)前協(xié)調(diào)7.會(huì)議資料8.會(huì)場(chǎng)布置提前多久會(huì)議邀約與會(huì)人員？1、固定會(huì)議時(shí)間2、臨時(shí)會(huì)議召開時(shí)間會(huì)議資料的準(zhǔn)備會(huì)議名稱《主持會(huì)

3、議技巧》培訓(xùn)會(huì)日期2016年11月23日地點(diǎn)SKF培訓(xùn)教室類別檢查項(xiàng)目完成情況檢查標(biāo)準(zhǔn)與要點(diǎn)備注人主持人孟蕾破冰、策劃案參會(huì)者各部門主管（20人）通知（郵件）請(qǐng)假者***原因會(huì)議準(zhǔn)備王芳物、地、錢會(huì)議記錄王芳記錄即可時(shí)日期2016年11月23日周三起止時(shí)間15：00-17：00議題時(shí)間分配見策劃案開場(chǎng)/過(guò)程/結(jié)束地地點(diǎn)確認(rèn)預(yù)約SKF培訓(xùn)教室布置環(huán)狀設(shè)備調(diào)試投影儀、投影布交通安排無(wú)無(wú)物會(huì)前通知王芳會(huì)議資料教材/簽到單11/20之前指定閱讀/思考問(wèn)題設(shè)備投影儀、投影布11/20之前相關(guān)物品錢預(yù)算無(wú)茶水王芳開課前其

4、它課后滿意度測(cè)評(píng)微信掃一掃歡迎提出寶貴建議二、主持會(huì)議的技巧主持會(huì)議注意會(huì)議時(shí)間公私分明切記會(huì)議目的會(huì)議黃金規(guī)則不運(yùn)用團(tuán)體壓力使議案通過(guò)模式民主不要在非上班時(shí)間開會(huì)清晰議程提前傳閱主持會(huì)議的能力，是考驗(yàn)一個(gè)人是否適合擔(dān)任領(lǐng)導(dǎo)的最簡(jiǎn)單方式。要如何增加開會(huì)的效率，讓每個(gè)人都能各抒己見、各得其所？要注意以下幾點(diǎn)：主持人如何掌握會(huì)議1.1開始會(huì)議1.2遵守時(shí)間1.3全神貫注1.4指導(dǎo)討論1.5對(duì)付無(wú)秩序行為1.6對(duì)付偏離1.7達(dá)成一致1.8總結(jié)將采取的行動(dòng)主持人和決策人的區(qū)別決策人/項(xiàng)目負(fù)責(zé)人主持人位置負(fù)責(zé)該項(xiàng)目的負(fù)

5、責(zé)人/領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)項(xiàng)目會(huì)議的負(fù)責(zé)人責(zé)任范圍負(fù)責(zé)完成項(xiàng)目任務(wù)目標(biāo)負(fù)責(zé)完成任務(wù)目標(biāo)的會(huì)議過(guò)程期望的條件技能（主要項(xiàng)）完成任務(wù)目標(biāo)/成功擁有，獲取和利用知識(shí)，信息和技術(shù)，以獲得任務(wù)的成功。有實(shí)現(xiàn)任務(wù)目標(biāo)的責(zé)任感。關(guān)系的技能，主要是指導(dǎo)項(xiàng)目成員的領(lǐng)導(dǎo)能力。創(chuàng)造一種輕松感和自由坦率的氣氛。確保均衡參與。在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間安排會(huì)議。帶動(dòng)一個(gè)狀態(tài)，讓所有成員都可以看到在計(jì)劃結(jié)束時(shí)間到來(lái)之前的結(jié)論所需的素質(zhì)有實(shí)現(xiàn)任務(wù)目標(biāo)的強(qiáng)烈意愿和動(dòng)機(jī)。追求滿意度與對(duì)參與者心理視角的理解。一般情況下,大家都認(rèn)為領(lǐng)導(dǎo)者負(fù)責(zé)實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的目標(biāo)和推動(dòng)項(xiàng)目進(jìn)展。

6、然而，更理想的是:領(lǐng)導(dǎo)者只負(fù)責(zé)實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的目標(biāo)主持人負(fù)責(zé)推動(dòng)項(xiàng)目進(jìn)展。一、注意會(huì)議時(shí)間最忌諱，拖延時(shí)間不要為了減少參會(huì)人員的負(fù)擔(dān)而迅速結(jié)束會(huì)議，否則只會(huì)讓你的后續(xù)工作更加困難。如果會(huì)議一定要形成決議，在會(huì)前應(yīng)先告知參會(huì)人員，不達(dá)目的不罷休。對(duì)每個(gè)議題的討論時(shí)間有限制；如果在某個(gè)議題討論太久，卻還沒結(jié)果，就把這個(gè)議題記下來(lái)，下次開會(huì)再討論。二、不要忘記會(huì)議目的溝通管理決策無(wú)論是哪一個(gè)目的，最重要的是以行動(dòng)為焦點(diǎn)。例如討論采取什么行動(dòng)，上次行動(dòng)的結(jié)果如何，或是在不同的行動(dòng)方案中選擇一個(gè)。避免沒有討論行動(dòng)的會(huì)議，因?yàn)?/p>

7、那只會(huì)浪費(fèi)時(shí)間。三、會(huì)議的黃金規(guī)則公開稱贊私下批評(píng)會(huì)場(chǎng)過(guò)程-開場(chǎng)白目的定位時(shí)間規(guī)則方式4.幾個(gè)議題，如何發(fā)言5.誰(shuí)主持、誰(shuí)記錄、是否錄音1.為什么開會(huì)2.情緒、方向和高度3.總共多長(zhǎng)，如何分配、休息安排主持人開場(chǎng)白會(huì)場(chǎng)過(guò)程-議題討論獨(dú)占：謝謝，時(shí)間關(guān)系。議題討論離題：有關(guān)嗎？提醒主題。沉悶：體會(huì)，做活動(dòng)。主管在場(chǎng)：留面子，不做結(jié)論。沖突：休會(huì)，調(diào)解。無(wú)法達(dá)成共識(shí)：反對(duì)者的思路說(shuō)明不說(shuō)話：指定發(fā)言,認(rèn)同、不認(rèn)同?由直接主管做決議，大家投票表決。會(huì)場(chǎng)過(guò)程-決議決議會(huì)場(chǎng)過(guò)程-會(huì)議記錄指定專人準(zhǔn)備筆記、錄音、設(shè)備規(guī)定

8、格式內(nèi)容與會(huì)人員簽名會(huì)議記錄指定專人Yourtext準(zhǔn)備筆記、錄音、設(shè)備會(huì)場(chǎng)過(guò)程-會(huì)議記錄Yourtext規(guī)定格式，規(guī)范內(nèi)容Yourtext與會(huì)人員簽到會(huì)議記錄會(huì)場(chǎng)過(guò)程-結(jié)束語(yǔ)結(jié)束語(yǔ)激勵(lì)性或指示性的。會(huì)后跟進(jìn)整理會(huì)議場(chǎng)地會(huì)議記錄發(fā)放定期追蹤任務(wù)分解參加會(huì)議的技巧1.有準(zhǔn)備的赴會(huì)2.做好會(huì)前疏通3.注意會(huì)場(chǎng)儀容4.重視活用數(shù)據(jù)5.樹立良好形象6.保持積極態(tài)度7.協(xié)調(diào)控制會(huì)場(chǎng)有準(zhǔn)備的赴會(huì)誰(shuí)召集這次會(huì)議這