探討工程檔案管理存在的問題及解決方法.doc

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1、探討工程檔案管理存在的問題及解決方法摘要：本文分析了建筑工程檔案管理的現(xiàn)狀，并從管理維、人文維、技術(shù)維、經(jīng)濟(jì)維等方面探討了其存在的問題，再提出了相關(guān)解決問題的方法。關(guān)鍵詞：建筑工程；檔案；管理中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：工程檔案是記載建筑工程施工活動(dòng)全過程的一項(xiàng)重要內(nèi)容。一個(gè)優(yōu)良的建筑產(chǎn)詁，不僅要求其使用功能安全可靠，而且要求與Z相關(guān)的工程文件、檔案真實(shí)完整。但目前很多建筑公司內(nèi)部有相當(dāng)一部分管理人員在施工過程中忽視工程文件的收集與整理，貝是在交工驗(yàn)收時(shí)憑記憶進(jìn)行補(bǔ)充，出現(xiàn)了許多風(fēng)馬牛不相及的事。這些反復(fù)出現(xiàn)的問題不僅給建

2、筑公司造成經(jīng)濟(jì)效益的直接損失，也給社會(huì)和個(gè)人造成一定的經(jīng)濟(jì)損失。1、工程檔案管理的現(xiàn)狀隨著以建立現(xiàn)代企業(yè)制度為目標(biāo)的企業(yè)改革口益深化，企業(yè)檔案，尤其是傳統(tǒng)的工程檔案管理工作面臨新的巨大挑戰(zhàn)，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：1.1文件收集不全，不符合成套性的要求成套性是做好工程檔案的基礎(chǔ)。不完整、不成套的工程檔案不能系統(tǒng)地、全面地反映工程狀況。工程檔案是否具有成套性主要看其是否可以反映工程的結(jié)構(gòu)安全和使用功能，是否達(dá)到設(shè)計(jì)要求，滿足工程驗(yàn)收的需要。若過程記錄不當(dāng)，或過于簡練，則不能反映施工全過程；若過于繁瑣，就會(huì)增加工程技術(shù)人員的工作量，加大項(xiàng)目施

3、工成本，嚴(yán)重影響工程項(xiàng)冃的進(jìn)度和質(zhì)量。1.2文件內(nèi)容存在失真現(xiàn)象準(zhǔn)確性是做好工程文件的核心。工程文件的準(zhǔn)確性取決于以下幾個(gè)方面。如是否區(qū)分不同的分部或施工段,是否正確運(yùn)用統(tǒng)計(jì)和非統(tǒng)計(jì)評(píng)定方法；在具體計(jì)算時(shí)，混凝土強(qiáng)度的平均值如何取值，標(biāo)準(zhǔn)差如何取值等等很多類似的細(xì)節(jié)問題；檢驗(yàn)批工程質(zhì)量驗(yàn)收的填寫是否規(guī)范；主控項(xiàng)目和一般項(xiàng)目內(nèi)容填寫是否做到詳細(xì)具體，是否常以“符合耍求”、“滿足規(guī)范”來概而論之等等。1.3工程文件歸檔范圍混亂工程項(xiàng)冃的建設(shè)涉及很多不同性質(zhì)、不同管理內(nèi)容的公司、單位，每個(gè)單位、部門都有一套自己慣用的工程文件歸檔范圍，在使用過程

4、中，也難免會(huì)“再次靈活運(yùn)用”。也有的工程文件、檔案管理人員對(duì)工程項(xiàng)目的性質(zhì)、建設(shè)過程不了解，導(dǎo)致重要文件丟失。1.4保管條件不能更好地實(shí)現(xiàn)對(duì)工程文件保管的要求很多工程建筑公司不注重對(duì)工程文件、檔案的保管，除了少數(shù)幾個(gè)單位有獨(dú)立的檔案資料室外，大多數(shù)單位沒有止規(guī)的、獨(dú)立檔案保管室，也存在裝具、溫濕度控制、其他技術(shù)條件、設(shè)備嚴(yán)重不足的情況。2、工程檔案管理存在問題的原因分析工程檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜的、巨大的系統(tǒng)工程，而這項(xiàng)工程之所以存在如此眾多且反復(fù)出現(xiàn)的丿力史性問題，總體來說，可用下面的四維來表示。1.1管理維任何一個(gè)事物的發(fā)展，都需要對(duì)其進(jìn)

5、行管理。主要包括：戰(zhàn)略規(guī)劃、組織結(jié)構(gòu)和人力資源管理。第一，戰(zhàn)略規(guī)劃因素：工程文件、檔案的收集、管理未納入工程項(xiàng)目管理程序，未嚴(yán)格與工程建設(shè)進(jìn)程同步。現(xiàn)在很多建筑公司未根據(jù)工程技術(shù)人員以及工程管理人員的崗位職責(zé)，相應(yīng)地提出工程檔案管理工作的要求；也未掌握各單位、分部、分項(xiàng)工程的建設(shè)規(guī)模和時(shí)限，據(jù)此制定工程檔案的管理任務(wù)書；第二，組織結(jié)構(gòu)因素：工程文件、檔案管理機(jī)構(gòu)具有很大的臨時(shí)性工程建筑公司是一個(gè)職能分配交錯(cuò)的、內(nèi)部多部門的企業(yè)，很多公司除了在總公司設(shè)立專門的檔案管理辦公室外，為了節(jié)省開支，很少在建筑施工地點(diǎn)設(shè)立工程文件、檔案管理部門。即使

6、有，也只不過是臨時(shí)設(shè)立，即在具體實(shí)施一個(gè)項(xiàng)目建設(shè)時(shí)組建一個(gè)部門，負(fù)責(zé)管理工程建設(shè)中形成的文件。1.2人文維組織文化和工程檔案管理制度構(gòu)成了“人文管理”的重要內(nèi)容。首先，最首要的問題就是提高整個(gè)單位對(duì)工程檔案的重視。而現(xiàn)實(shí)恰恰相反,很多單位的工程文件、檔案的信息觀念滯后，檔案價(jià)值未被充分挖掘和認(rèn)識(shí)。其次，未建立有效暢通的交流與溝通渠道,難以培養(yǎng)有效的組織文化所謂有效的組織文化就是一個(gè)組織自上而下對(duì)信念、價(jià)值追求達(dá)成的共識(shí)。2.3技術(shù)維知識(shí)時(shí)代的到來給企業(yè)敲響了警鐘，工程建設(shè)公司更是如此。工程檔案是其最寶貴的資源，也是其進(jìn)行市場競爭的最有力的

7、財(cái)富。然而，在工程項(xiàng)冃建設(shè)單位，除了一些國家重點(diǎn)工程項(xiàng)冃，工程檔案的管理仍然以手工操作為主，只是用word進(jìn)行檔案目錄輸入的工程檔案管理的工作，工作效率極低，對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)的查找、分析十分困難，即使最后能夠成功，也造成時(shí)間、資源、成本的浪費(fèi)。可見，在大多數(shù)的工程建設(shè)公司，對(duì)工程檔案管理的信息技術(shù)的開發(fā)和應(yīng)用已迫在眉睫。2.4經(jīng)濟(jì)維經(jīng)濟(jì)因索是使工程檔案管理困難的又一重要因索。市場、產(chǎn)品服務(wù)、資金等資源的投入則構(gòu)成了經(jīng)濟(jì)維的三大耍素。第一，市場因素：市場競爭H益激烈對(duì)工程檔案管理的挑戰(zhàn)口益激烈的市場競爭致使建筑公司不得不在資金、人員的分配過程中減

8、少對(duì)工程檔案部門的投入,追求更多的經(jīng)濟(jì)效益。當(dāng)前，許多企業(yè)實(shí)行“組織結(jié)構(gòu)扁平化”，精簡機(jī)構(gòu)，削減管理層次從而提高企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)效率。檔案管理機(jī)構(gòu)因?yàn)槲闯浞只l(fā)揮應(yīng)有的作用，甚至喪失獨(dú)特的價(jià)值，往往成