《會議管理》工段長課程1.ppt

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1、工段長培訓(xùn)課程有效的會議管理主講人：畢全國課件版本：V1.0編制時間：2010年3月1考考你的秘書是幾段：執(zhí)著于結(jié)果有什么不同？任務(wù)與結(jié)果的差別，是很多企業(yè)的“心病”：有時候并不是員工不盡力，大家似乎都在工作，但企業(yè)卻拿不到結(jié)果，導(dǎo)致銷售下降，質(zhì)量波動，人心浮動，沒有業(yè)績。同樣，這也是員工們的疑惑：我這么努力，“圓滿”地完成了任務(wù)，為什么老板還是不滿意？　　關(guān)鍵就在于，我們沒有把重點(diǎn)放到結(jié)果上，被“完成任務(wù)”迷惑了。其實(shí)在大多數(shù)情況下，對于我們想要的結(jié)果，不是辦不到，是因?yàn)槲覀儧]有執(zhí)著地辦到。模擬測試：總經(jīng)理要秘書安排會議總經(jīng)理要求秘書安排次日上午九點(diǎn)

2、開一個會議。在這件事下，什么是任務(wù)？什么是結(jié)果？通知到所有參會的人員，想要的結(jié)果是什么呢？下面是一至九段秘書的不同做法。　　一段秘書的做法：發(fā)通知——用電子郵件或在黑板上發(fā)個會議通知，然后準(zhǔn)備相關(guān)會議用品，并參加會議。　　二段秘書的做法：抓落實(shí)——發(fā)通知后，再打一通電話與參會的人確認(rèn)，確保每個人被及時通知到。　　三段秘書的做法：重檢查——發(fā)通知，落實(shí)到人后，第二天在會前30分鐘提醒與會者參會，確定有沒有變動，對臨時有急事不能參加會議的人，立即匯報(bào)給總經(jīng)理，保證總經(jīng)理在會前知悉缺席情況，也給總經(jīng)理確定缺席的人是否必須參加會議留下時間。　　四

3、段秘書的做法：勤準(zhǔn)備——發(fā)通知，落實(shí)到人，會前通知后，去測試可能用到的投影、電腦等工具是否工作正常，并在會議室門上貼上小條：此會議室明天幾點(diǎn)到幾點(diǎn)有會議。　　五段秘書的做法：細(xì)準(zhǔn)備——發(fā)通知，落實(shí)到人，會前通知，也測試了設(shè)備，還先了解這個會議的性質(zhì)是會？總裁的議題是什么？然后給與會者發(fā)去過去與這個議題相關(guān)的資料，供他們參考（領(lǐng)導(dǎo)通常都是很健忘的，否則就不會經(jīng)常對過去一些決定了的事，或者記不清的事爭吵）。　　六段秘書的做法：做記錄——發(fā)通知，落實(shí)到人，會前通知，測試了設(shè)備，也提供了相關(guān)會議資料，還在會議過程中詳細(xì)做好會議記錄（在得到允許的情況下，做一

4、個錄音備份）。　　七段秘書的做法：發(fā)記錄——會后整理好會議記錄（錄音）給總經(jīng)理，然后請求總經(jīng)理是否發(fā)給參加會議的人員，或者其他人員。　　八段秘書的做法：定責(zé)任——將會議上確定的各項(xiàng)任務(wù)，一對一地落實(shí)到相關(guān)責(zé)任人，然后經(jīng)當(dāng)事人確認(rèn)后，形成書面?zhèn)渫?，交給總經(jīng)理與當(dāng)事人一人一份，并定期跟蹤各項(xiàng)任務(wù)的完成情況，并及時匯報(bào)總經(jīng)理。　　九段秘書的做法：做流程——把上述過程幫成標(biāo)準(zhǔn)化的“會議”流程，讓任何一個秘書都可以根據(jù)這個流程，把會議服務(wù)的結(jié)果做到九段，形成不依賴于任何人的會議服務(wù)體系！　　從以上九個不同段位的秘書的工作方法我們可以看出，由于對結(jié)果的追求

5、程度不同，秘書的工作內(nèi)容也發(fā)生了很大變化2大多數(shù)的企業(yè)在會議里決定其基本走向……花在開會上的時間越來越多……開會的頻率越來越高……每天都在開會，您會開會嗎？——調(diào)查發(fā)現(xiàn)，在浪費(fèi)時間的事情列表上，會議總是居于首位。因?yàn)闀h通常都沒有很好的組織和召開。3了解完整的會議及會議過程的一般規(guī)律系統(tǒng)地掌握會議的各項(xiàng)技術(shù)學(xué)會組織、策劃及控制會議的基本技巧使自己的會議省時、有效課程目標(biāo)組織有效的會議！參加有用的會議！4課程內(nèi)容-會議的基本概念-富有成效的會議-有效的會議管理5會議的基本概念◇什么是會議？◇為什么要開會？◇會議成本6什么是會議？2個或2個以上的人提供信息收

6、集信息解決問題作決策推銷觀念培訓(xùn)學(xué)習(xí)…...進(jìn)行交流、溝通、約定的活動會議是7什么是會議？會議是一個集思廣益的渠道☆集思廣益圖會議是一種群體溝通的方式8小組討論：你主持召集的會議和你經(jīng)常參加的會議有哪些？頻次如何？（5‘）班組班前會（1次/天）廠部例會（1次/月）生產(chǎn)夕會（工段例會）（1次/天）車間例會（1次/周）車間午會工段長碰頭會（1次/天）質(zhì)量例會（1次/周）AUDIT會議（1次/兩天）車間晨會（1次/天）質(zhì)量提升會（1次/天）設(shè)備協(xié)調(diào)會（1次/周）工段總結(jié)會（1次/月）科室例會（1次/周）會議的種類會議的時間隨著管理層次的上升而上升，據(jù)統(tǒng)計(jì)，高管

7、80%的時間在開會，工段長20%的時間在開會；9公司大部屋會議質(zhì)量問題分析會老鼠會議案例分享10為什么要開會？☆開展有效的溝通☆傳達(dá)資訊☆達(dá)成協(xié)議與解決問題☆監(jiān)督員工、協(xié)調(diào)矛盾☆資源共享☆開發(fā)創(chuàng)意☆激勵士氣☆鞏固主管地位6步驟：點(diǎn)明困難所在→發(fā)現(xiàn)問題并尋找解決辦法→衡量問題的輕重緩急→想出新點(diǎn)子→評議新點(diǎn)子→確定行動計(jì)劃；但開會也讓您…?工作時間被分割?人多口雜，討論耗時?晚上加班?沒有產(chǎn)能?別人發(fā)言比自己開口多?耽誤重要工作或客戶11終結(jié)無效率的浪費(fèi)，管理您的會議！12會議成本1.時間成本2.直接的會議成本3.效率損失成本13本節(jié)回顧什么是會議？為什么

8、要開會？會議的成本——一個集思廣益的渠道，一種群體溝通方式；——開展溝通、傳達(dá)資