《董秘手冊平面》PPT課件.ppt

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1、港華集團(tuán)企業(yè)董事會秘書工作手冊V1.O董事會事務(wù)辦公室編制目錄董事會秘書董事會秘書工作附錄附件1234董事會秘書由董事會任免，對董事會負(fù)責(zé)。原則上與應(yīng)屆董事會任期同步。產(chǎn)生任期董事會秘書1職責(zé)義務(wù)權(quán)利要求本企業(yè)有關(guān)人員積極配合工作。參與董事會運作。權(quán)利董事會秘書1職責(zé)義務(wù)權(quán)利忠實。勤勉。信息保密。同業(yè)競爭禁止。義務(wù)董事會秘書1職責(zé)義務(wù)權(quán)利協(xié)助董事會運作。職責(zé)董事會秘書1提前一個月提交書面辭職報告。參照財務(wù)交接制度辦理交接手續(xù)。辭職離職交接董事會秘書1主要工作協(xié)調(diào)會務(wù)日常事務(wù)非會議決策事項登記備案檔案管理董事會秘書工作2會議命名-協(xié)調(diào)會務(wù)股

2、東會類型規(guī)則舉例定期會議【公司全稱】+“股東會”+年份+次數(shù)+“會議”XX港華燃?xì)庥邢薰竟蓶|會2009年第一次會議臨時會議【公司全稱】+“股東會”+年份+次數(shù)+“臨時會議”XX港華燃?xì)庥邢薰竟蓶|會2009年第一次臨時會議董事會秘書工作2會議命名-協(xié)調(diào)會務(wù)董事會類型規(guī)則舉例定期會議【公司全稱】+屆數(shù)+“董事會”+次數(shù)+“會議”XX港華燃?xì)庥邢薰镜谝粚枚聲诙螘h臨時會議【公司全稱】+屆數(shù)+“董事會”+年份+次數(shù)+“臨時會議”XX港華燃?xì)庥邢薰镜谝粚枚聲?009年第一次臨時會議董事會秘書工作2會議形式-協(xié)調(diào)會務(wù)正式集會董事會秘書

3、工作董事會秘書工作2會議形式-協(xié)調(diào)會務(wù)電話、視頻董事會秘書工作董事會秘書工作2會議形式-協(xié)調(diào)會務(wù)書面通訊董事會秘書工作董事會秘書工作2會議形式-協(xié)調(diào)會務(wù)形式合法性依據(jù)正式集會屬法律直接規(guī)定電話、視頻須章程明文規(guī)定書面通信須章程明文規(guī)定會議召開形式應(yīng)有法律依據(jù)。董事會秘書工作董事會秘書工作2會議流程-協(xié)調(diào)會務(wù)計劃提案通知到會記錄簽署發(fā)布跟進(jìn)董事會秘書工作董事會秘書工作2會議流程-協(xié)調(diào)會務(wù)計劃協(xié)調(diào)各方擬定定期會議計劃。董事會秘書工作2會議流程-協(xié)調(diào)會務(wù)提案收集、匯總各方提出的議案及其附件。協(xié)助審核議案及附件形式合規(guī)性。協(xié)助確定議程。董事會秘書

4、工作2會議流程-協(xié)調(diào)會務(wù)通知內(nèi)容時限對象附件證明董事會秘書工作2方式會議流程-協(xié)調(diào)會務(wù)董事會秘書工作2到會保障后勤布置會場核對身份收存證明制作簽到簿引導(dǎo)簽到分發(fā)會冊會議流程-協(xié)調(diào)會務(wù)董事會秘書工作2記錄召集情況召開形式會議議程發(fā)言要點表決情況會議流程-協(xié)調(diào)會務(wù)董事會秘書工作2記錄棄權(quán)表決意向：反對同意會議流程-協(xié)調(diào)會務(wù)董事會秘書工作2記錄擱置審議表決結(jié)果：通過否決會議流程-協(xié)調(diào)會務(wù)董事會秘書工作2記錄書面影音紀(jì)要決議會議流程-協(xié)調(diào)會務(wù)董事會秘書工作2簽署頁簽時限代簽協(xié)調(diào)與會人員簽署、確認(rèn)會議記錄文件。會議流程-協(xié)調(diào)會務(wù)發(fā)布董事會秘書工作2

5、簽署完畢之日起三日內(nèi)，向會議指定執(zhí)行人員提供記錄副本。會議流程-協(xié)調(diào)會務(wù)跟進(jìn)董事會秘書工作2收集、整理執(zhí)行情況并及時反饋非會議程序決策事項-日常事務(wù)根據(jù)法律明文規(guī)定，股東會以書面形式一致表示同意的，可以不召開會議，直接做出決定。如章程有明文規(guī)定，董事會以書面形式一致表示同意的，可以不召開會議，直接做出決定。董事會秘書工作2非會議程序決策事項-日常事務(wù)同時抄送董事會事務(wù)辦公室董事會秘書同時抄送區(qū)域管理機構(gòu)同時抄送董事主送被授權(quán)人/董事請示港燃董事長被授權(quán)人簽批并回復(fù)董事會秘書同時抄送董事會事務(wù)辦公室同時抄送區(qū)域管理機構(gòu)一般事項需要以《臨時董

6、事會決議》決定的事項批示并轉(zhuǎn)發(fā)董事會事務(wù)辦公室同時抄送區(qū)域管理機構(gòu)同時抄送董事協(xié)助落實董事簽署文件郵寄回復(fù)董事會秘書按照規(guī)定需要提交港燃董事長批準(zhǔn)的事項批示并轉(zhuǎn)發(fā)董事會事務(wù)辦公室同時抄送區(qū)域管理機構(gòu)同時抄送董事董事會事務(wù)辦公室根據(jù)批示回復(fù)主送被授權(quán)人同時抄送區(qū)域管理機構(gòu)同時抄送派出董事回復(fù)董事會秘書同時抄送董事會秘書董事會秘書工作2登記備案-日常事務(wù)范圍名稱住所法定代表人姓名注冊資本實收資本公司類型經(jīng)營范圍營業(yè)期限公司發(fā)起人的姓名或者名稱，以及認(rèn)繳和實繳的出資額、出資時間、出資方式董事會秘書工作2登記備案-日常事務(wù)董事、監(jiān)事、經(jīng)理、公司章

7、程應(yīng)當(dāng)向公司登記機關(guān)備案。董事會秘書工作2登記備案-日常事務(wù)于公司登記事項發(fā)生變更之日起五日內(nèi)辦理有關(guān)變更登記。于變更登記事項完成之日起五日內(nèi)向股東、董事、監(jiān)事反饋結(jié)果。董事會秘書工作2檔案管理-日常事務(wù)會議文件議案和附件（或會冊）通知回執(zhí)簽到簿身份證明授權(quán)委托書任免文件簽字確認(rèn)紀(jì)要和/或決議登記備案文件股權(quán)出資協(xié)議或合資合同章程及附件營業(yè)執(zhí)照和外商投資企業(yè)批準(zhǔn)證書驗資報告登記機關(guān)出具的書面文件董事、監(jiān)事、高級管理人員任免文件和有效證件復(fù)印件董事會秘書工作2檔案管理-日常事務(wù)其他股東往來函件與董事會事務(wù)有關(guān)的政府部門批件燃?xì)赓Y質(zhì)證書特許經(jīng)

8、營權(quán)文件董事會秘書工作2檔案管理-日常事務(wù)管理流程收集確認(rèn)處理保管使用董事會秘書工作2檔案管理-日常事務(wù)按公司檔案管理制度分類、編號、登記、裝訂。其中，會議文件按會議的次數(shù)單獨裝訂成冊，形成檔