合同評審高效管理程序.doc

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1、合同評審管理程序1、目的在本公司向顧客做出提供產(chǎn)品承諾之前，對顧客提出產(chǎn)品的各項(xiàng)要求進(jìn)行充分識別和評審，確保供需雙方對合同規(guī)定的內(nèi)容理解一致，以保證有足夠能力履行合同的全部條款。2、范圍適用于本公司與顧客簽訂的所有銷售合同或訂單的確定和評審控制。3、職責(zé)3.1銷售部負(fù)責(zé)組織確定和評審顧客對產(chǎn)品的要求以及銷售合同的簽訂、修改和監(jiān)督實(shí)施，保持合同確定、評審、簽訂的記錄；3.2生產(chǎn)部負(fù)責(zé)參與特殊合同有關(guān)內(nèi)容的確定和評審；3.3總經(jīng)理負(fù)責(zé)特殊合同的終審和批準(zhǔn)。4、工作程序4.1對顧客要求的識別4.1.1銷售部應(yīng)對訂貨信息進(jìn)行認(rèn)真識別，屬

2、常規(guī)合同的由業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)識別，屬特殊合同的由業(yè)務(wù)部視需要會同生產(chǎn)部進(jìn)行識別。4.1.2識別內(nèi)容識別內(nèi)容包括，產(chǎn)品的貨號、款式、產(chǎn)品技術(shù)質(zhì)量的特殊要求、價(jià)格以及交付和交付后的要求，如包裝方式、運(yùn)輸方式等。4.2合同的形式和類型4.2.1常規(guī)合同合同內(nèi)容所涉及產(chǎn)品在本公司的產(chǎn)品樣本范圍之內(nèi)，其性能指標(biāo)或測試方法、價(jià)格均在本公司規(guī)定之內(nèi)，且數(shù)量和交貨期也在本公司綜合生產(chǎn)能力之內(nèi)。4.2.2特殊合同a）超出本公司產(chǎn)品樣本規(guī)定的產(chǎn)品銷售合同；b）性能指標(biāo)或測試方法超出本公司規(guī)定的產(chǎn)品銷售合同；c）批量大且交貨期短（超過本公司綜合生產(chǎn)能力）的

3、產(chǎn)品銷售合同；d）產(chǎn)品價(jià)格低于本公司規(guī)定的范圍的產(chǎn)品銷售合同；e）標(biāo)書。4.2.3口頭合同a）面談訂貨;b）電話訂貨;c）無書面合同購買現(xiàn)貨。4.2.4要貨通知（訂貨單）事先已簽訂除供貨量和交貨期以外內(nèi)容的合同，然后由用戶逐批提出相應(yīng)型號的供貨量和交貨期的通知（訂單）。4.3合同內(nèi)容4.3.1合同或訂單應(yīng)具備合同主要條款，如：產(chǎn)品名稱、貨號、規(guī)格、數(shù)量、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)或要求、價(jià)格、結(jié)算辦法、交貨期、運(yùn)輸方式及費(fèi)用承擔(dān)，交貨地點(diǎn)，并要求顧客確認(rèn)。4.3.2爭議的預(yù)防和處理按解決合同的糾紛方式及其他有關(guān)條款處理。4.4合同評審和簽訂4.4

4、.1常規(guī)合同的評審和簽訂對于書面訂單由業(yè)務(wù)部人員，按4.1.2和4.3條款的內(nèi)容審核后，由業(yè)務(wù)部經(jīng)理（或其授權(quán)人）終審、簽字即完成合同評審。對于口頭或電話訂單應(yīng)做好電話記錄，按4.1.2條款的內(nèi)容進(jìn)行確認(rèn)評審，能滿足顧客要求的則由業(yè)務(wù)部（或其授權(quán)人）電話記錄中簽名確認(rèn)即可,必要時(shí)傳真給顧客確認(rèn)。合同一式兩份，業(yè)務(wù)員保留一份供發(fā)貨用，業(yè)務(wù)經(jīng)理一份用于生產(chǎn)安排。4.4.2特殊合同評審和簽訂由銷售部門根據(jù)合同內(nèi)容，必要時(shí)組織生產(chǎn)部進(jìn)行評審確認(rèn)。銷售部確定為特殊產(chǎn)品時(shí)，應(yīng)組織生產(chǎn)部對其技術(shù)要求、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、測試方法等特殊要求進(jìn)行評審確認(rèn)，

5、以確保：a）顧客各項(xiàng)要求都有明確規(guī)定。b）與合同或訂單不一致的要求已經(jīng)得到解決。c）本企業(yè)有能力達(dá)到下列要求：①能生產(chǎn)滿足顧客所需質(zhì)量的產(chǎn)品；②根據(jù)合同要求，能按時(shí)交貨；③產(chǎn)品價(jià)格能使企業(yè)獲得合理的利潤。經(jīng)評審確認(rèn)后，報(bào)總經(jīng)理審批，由銷售部經(jīng)理負(fù)責(zé)簽訂合同。4.5.1合同一經(jīng)簽訂，即具法律效力，業(yè)務(wù)部按合同要求和庫存情況轉(zhuǎn)化為《生產(chǎn)通知單》后轉(zhuǎn)發(fā)給生產(chǎn)部實(shí)施，以保證合同的執(zhí)行。4.5.2履行合同時(shí)，業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)跟蹤合同的執(zhí)行情況，如發(fā)生與合同的規(guī)定不一致時(shí)，銷售部要及時(shí)與顧客聯(lián)系，協(xié)商溝通和解決，以使顧客滿意。在包裝和發(fā)貨前，銷售

6、部應(yīng)制定《包裝清單》和《裝箱清單》，指導(dǎo)現(xiàn)場包裝和發(fā)貨。4.6合同的修訂合同的修訂必須符合法律規(guī)定或合同約定的變更條件。當(dāng)需要對合同進(jìn)行修訂或更改時(shí)，根據(jù)合同性質(zhì)分別按4.4.1或4.4.2條款重新評審。合同更改結(jié)果由業(yè)務(wù)部口頭通知相關(guān)部門。4.7合同確認(rèn)和評審應(yīng)詳細(xì)記錄，合同、合同評審、合同修訂記錄，由業(yè)務(wù)部按《記錄控制程序》執(zhí)行。5、相關(guān)文件4.2.4《記錄控制程序》6、質(zhì)量記錄《包裝清單》《裝箱清單》