查閱檔案流程.doc

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1、十五、檔案館1、查閱檔案流程查閱者出示有效證件檔案人員詢問查閱目的查閱本校各類檔案。校友補(bǔ)辦畢業(yè)、結(jié)業(yè)學(xué)歷證明，畢業(yè)分配去向證明需填寫《檔案調(diào)閱登記單》委托做中、英文成績單，翻譯證書，需填寫檔案調(diào)閱登記單，檔案人員復(fù)印利用人的學(xué)歷證書、畢業(yè)證書，并預(yù)約取件日期檔案人員檢索檔案入庫調(diào)出檔案查閱者查閱檔案人員填寫《歷屆畢業(yè)、結(jié)業(yè)、退學(xué)學(xué)生補(bǔ)辦畢業(yè)學(xué)歷證明情況表》或復(fù)印學(xué)生卡片檔案人員填寫學(xué)生成績表，如有個(gè)人表則復(fù)印查閱者摘錄有關(guān)材料或交復(fù)印室復(fù)印蓋檔案證明章后交查閱人交計(jì)算機(jī)室輸入打印校對(duì)蓋檔案證明章交查閱人查閱者填寫利用效果填寫調(diào)檔登記表并簽名調(diào)檔人將檔案歸入庫房2、檔案接收指導(dǎo)

2、工作流程每年年初檔案館布置上年度文件材料的歸檔工作和做好本年度文件材料的預(yù)立卷工作部門按立卷方法分類組卷，并做好本年度的預(yù)立卷工作檔案館有關(guān)業(yè)務(wù)室對(duì)部門案卷進(jìn)行詳細(xì)檢查，并指導(dǎo)立卷工作不合格案卷按要求重新整理合格案卷在檔案館提供的管理系統(tǒng)內(nèi)錄入卷內(nèi)目錄，并連同案卷移交檔案館有關(guān)業(yè)務(wù)室接收核對(duì)案卷，在移交清單上簽收對(duì)案卷進(jìn)行編目檔案信息錄入庫房案卷目錄和卷內(nèi)目錄返回部門年終召開兼職檔案員會(huì)議，總結(jié)各部門立卷歸檔情況。并視情況通報(bào)各部門檔案立卷情況3、檔案歸檔范圍（一）歸檔工作的原則（1）歸檔的文件材料必須對(duì)學(xué)校和社會(huì)當(dāng)前與長遠(yuǎn)具有參考作用、憑證作用和研究價(jià)值。（2）歸檔的文件材料

3、必須反映學(xué)校各部門職能活動(dòng)的全過程，保證完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。（3）歸檔的文件材料必須遵循其自然形成規(guī)律，保持彼此間的有機(jī)聯(lián)系，照顧不同部門的不同特點(diǎn)。（4）歸檔材料還應(yīng)包括職能活動(dòng)中產(chǎn)生的除紙質(zhì)文件以外的其它載體的文件材料。（二）歸檔的主要內(nèi)容（1）歸檔的主要內(nèi)容包括文書、教學(xué)、科研、基建、設(shè)計(jì)、產(chǎn)品與科技開發(fā)、設(shè)備儀器、出版、外事、財(cái)會(huì)十一個(gè)系統(tǒng)的內(nèi)容，具體范圍見有關(guān)檔案管理辦法。（2）歸檔的重點(diǎn)以本校形成的不同載體、不同形式的文件材料為主，特別是全局性綜合性的文件材料。其次是上級(jí)和其他單位發(fā)來的文、電及附件。上級(jí)來文中，應(yīng)以針對(duì)學(xué)校的指令性、指導(dǎo)性文件為主。（3）電子檔案歸檔

4、見河海大學(xué)電子檔案管理辦法。（三）不歸檔的文件材料（1）上級(jí)機(jī)關(guān)普發(fā)供參閱、不辦的文件材料；（2）上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來供工作參考的抄件；（3）上級(jí)機(jī)關(guān)征求意見未定稿的文件；（4）重份文件；（5）無查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件；（6）未經(jīng)會(huì)議討論，未經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效文件、電報(bào)草稿，一般性文件的歷次修改稿，鉛印文件的各次校對(duì)稿（學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)人親筆修改稿和負(fù)責(zé)人簽字的最后定稿除外）；（7）從正式文件、電報(bào)上摘錄的供工作參閱的非證明材料；（8）無特殊保存價(jià)值的信封，一般性表態(tài)、詢問一般性問題、提出一般性建設(shè)性意見的人民來信；（9）學(xué)校內(nèi)部互相抄送的文件材料，不應(yīng)履行公文的行文、

5、介紹信等；（10）本校負(fù)責(zé)人兼任外機(jī)關(guān)職務(wù)形成的與本校無關(guān)的文件材料；（11）為參考目的從各方面收集的文件材料；（12）非隸屬機(jī)關(guān)抄送的不需要辦理的文件材料；（13）未生效的合同、協(xié)議、單據(jù)。（以上某些方面如果需要，也可以選擇作資料暫存。）勤勞的蜜蜂有糖吃