論醫(yī)療器械檔案收集和管理

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1、論醫(yī)療器械檔案收集和管理　　【摘要】本文是筆者在從事多年檔案管理工作的基礎(chǔ)上的一些心得體會(huì)，筆者發(fā)現(xiàn)隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，醫(yī)院管理越來越重要，醫(yī)療器械檔案管理作為醫(yī)院管理的冰山一角，對(duì)研究醫(yī)院現(xiàn)代化管理有一些值得思考的地方?！娟P(guān)鍵詞】檔案管理醫(yī)療器械檔案醫(yī)院管理1引言隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的迅猛發(fā)展和社會(huì)需求的不斷增加，醫(yī)院檔案的門類不斷增加，檔案工作的范圍也在不斷擴(kuò)大。作為一種潛在的生產(chǎn)力，醫(yī)院檔案是知識(shí)、信息的載體，更是醫(yī)院文化的載體。在醫(yī)院的醫(yī)療質(zhì)量和服務(wù)質(zhì)量不斷提高的情況下，加強(qiáng)醫(yī)院器械檔案管理工作顯得尤為重要，醫(yī)療器械檔案管理已成為

2、醫(yī)院管理的重要標(biāo)志，也是醫(yī)院現(xiàn)代化管理的一項(xiàng)重要研究課題。做好醫(yī)療器械檔案的收集與管理工作，對(duì)醫(yī)院的發(fā)展有著深遠(yuǎn)的意義。2醫(yī)療器械檔案的概念和內(nèi)容6醫(yī)療器械檔案是指在醫(yī)療器械審批、購(gòu)置、培訓(xùn)、防護(hù)、驗(yàn)收、應(yīng)用、檢測(cè)、維修、管理、報(bào)廢等動(dòng)態(tài)過程中直接形成的、具有保存利用價(jià)值的文字、圖表、聲像載體材料，以及隨機(jī)材料均屬醫(yī)療器械檔案。根據(jù)《檔案法》規(guī)定，醫(yī)療器械檔案資料要求真實(shí)性，即檔案材料收集的應(yīng)是原始材料；完整性，即檔案材料必須根據(jù)內(nèi)容要求進(jìn)行收集、整理并裝訂成完整的檔案材料。檔案目錄與實(shí)際檔案資料內(nèi)容、數(shù)量頁數(shù)必須相符，不能缺少；動(dòng)態(tài)管理，即醫(yī)療器

3、械設(shè)備在整個(gè)應(yīng)用周期內(nèi)隨時(shí)產(chǎn)生的新的資料，如設(shè)備維修、檢測(cè)、計(jì)量等結(jié)果記錄包括各種保修合同等。[1]筆者對(duì)醫(yī)療器械檔案采用按“分類”管理的模式，為每項(xiàng)設(shè)備建立“專項(xiàng)檔案”，每項(xiàng)一宗，分年度、分目錄管理。6按醫(yī)療設(shè)備的管理等級(jí)，以“臺(tái)件”歸檔，自立項(xiàng)采購(gòu)開始，招標(biāo)、采購(gòu)、到貨、驗(yàn)收、器械設(shè)備的說明書、工作圖、線路圖、檢測(cè)記錄、維修記錄等等都分目錄統(tǒng)一歸檔。我院醫(yī)療器械設(shè)備主要內(nèi)容有：（1）采購(gòu)檔案：采購(gòu)檔案是醫(yī)療器械檔案的第一項(xiàng)，包括購(gòu)買醫(yī)療器械申請(qǐng)、論證報(bào)告、審批、大型設(shè)備效益分析報(bào)告；醫(yī)院審議項(xiàng)、考察記錄、招標(biāo)書、投標(biāo)書、購(gòu)買合同及及其附屬條款，

4、產(chǎn)品明細(xì)、供應(yīng)商公司資質(zhì)文件、招投標(biāo)記錄及匯總文件、醫(yī)療器械資質(zhì)文件、裝箱單、儀器設(shè)備驗(yàn)收表、合格證等；基本情況部分包括醫(yī)療器械的使用說明書、線路圖，以及醫(yī)療器械的場(chǎng)地圖、場(chǎng)地的水、電、暖等線路圖。這一部分作為醫(yī)療器械檔案的重要組成部分，主要為醫(yī)療器械在使用周期內(nèi)監(jiān)測(cè)、維修等過程提供依據(jù)和參考。醫(yī)療器械檔案動(dòng)態(tài)管理中的維修、檢測(cè)等記錄都是以前期采購(gòu)檔案中合同涉及權(quán)限為準(zhǔn)則，所以采購(gòu)檔案的規(guī)范化管理屬于醫(yī)療器械檔案的重要內(nèi)容，在整個(gè)醫(yī)療器械檔案管理中至關(guān)重要。（2）監(jiān)測(cè)維修記錄：醫(yī)療器械在使用周期內(nèi)會(huì)磨損和消耗，近幾年我國(guó)技術(shù)監(jiān)督部門和衛(wèi)生主管部門對(duì)

5、醫(yī)療器械的管理越來越嚴(yán)格，為了增加器械的使用年限和減少設(shè)備故障率，對(duì)醫(yī)療器械的定期監(jiān)測(cè)和維護(hù)是必不可少的。醫(yī)院將每次的維修記錄分為日常維護(hù)記錄、大型維修記錄和報(bào)廢記錄，并對(duì)其進(jìn)行整理歸檔。日常維護(hù)記錄主要是一些價(jià)值和科技含量較低的醫(yī)療器械或者是一些大型醫(yī)療器械的低級(jí)故障。在維修檔案中詳細(xì)記載故障的時(shí)間、維修人員姓名、所維修的部件、使用更換的零部件、故障是否排除、驗(yàn)收人員等。大型維修記錄主要是詳細(xì)記載故障時(shí)間、原因，售后服務(wù)部門所指派維修人的姓名、所維修的部件、使用更換的零部件及制造商、故障排除時(shí)間、驗(yàn)收人員、維修后使用情況等各項(xiàng)內(nèi)容。報(bào)廢記錄主要是

6、針對(duì)那些嚴(yán)重?fù)p壞而又無法維修做報(bào)廢處理設(shè)備的檔案管理。報(bào)廢記錄主要包括設(shè)備的報(bào)廢申請(qǐng)書。由于醫(yī)療器械屬于國(guó)有資產(chǎn)，報(bào)廢流程須級(jí)上報(bào)申請(qǐng)，經(jīng)上級(jí)有關(guān)部門鑒定后方可做報(bào)廢處理。[2]3醫(yī)療器械檔案的收集與管理6通過查看設(shè)備檔案資料，為醫(yī)院對(duì)外談判、科學(xué)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、經(jīng)濟(jì)效益分析等提供重要依據(jù)。如何更好的收集與整理好醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備、提高設(shè)備的使用率，在設(shè)備采購(gòu)、使用、保養(yǎng)維修等工作中得到充分利用，筆者主要采取以下幾項(xiàng)措施：3.1制定完善的醫(yī)療器械檔案管理制度。為確保醫(yī)院醫(yī)療器械檔案完整、準(zhǔn)確、安全，醫(yī)院醫(yī)療器械檔案理堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理的原則，制定完善的醫(yī)療器械檔

7、案管理制度。（1）建立健全管理體系，責(zé)任到人，分工明確。以醫(yī)院綜合檔案室管理體系圖為基礎(chǔ)，確定一名院級(jí)領(lǐng)導(dǎo)為主管領(lǐng)導(dǎo)，負(fù)責(zé)對(duì)醫(yī)療器械檔案的督導(dǎo)，指定綜合檔室專職檔案員對(duì)醫(yī)療器械檔案進(jìn)行立卷、歸檔、日常管理及維護(hù)，指定醫(yī)院醫(yī)療器械管理部門兼職檔案人員對(duì)醫(yī)院器械檔案進(jìn)行收集及預(yù)立卷。（2）建立健全醫(yī)療器械管理制度。建立并完善設(shè)備檔案的收集制度，以確保檔案的完整移交；建立并完善設(shè)備檔案的保管制度，使設(shè)備檔案處于最佳保管狀態(tài)，便于隨時(shí)開展有效的服務(wù)；建立并完善設(shè)備檔案的借閱制度，確保設(shè)備檔案長(zhǎng)期處于監(jiān)控狀態(tài)，不丟失。（3）嚴(yán)格檔案借閱制度，按檔案借閱流程履

8、行借閱手續(xù)。制度要求當(dāng)所借閱的檔案需要帶出檔案室時(shí)，一般只借閱備份的復(fù)印件。超過借閱時(shí)限后，由檔案管理人員進(jìn)行催要，并可根