高校檔案管理模式中信息化建設(shè)

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1、高校檔案管理模式中信息化建設(shè)　　摘要：十一五”總體規(guī)劃中將我國檔案管理信息化建設(shè)作為檔案事業(yè)發(fā)展的目標(biāo)。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，為實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)帶來保障。新的技術(shù)、標(biāo)準(zhǔn)以及方法的出現(xiàn)，為高校檔案管理信息化建設(shè)提供了技術(shù)支撐。信息化的檔案管理體系，是未來我國高校檔案管理發(fā)展的必然方向，大力推進(jìn)檔案管理信息化的進(jìn)程是高校檔案管理工作者的重要任務(wù)和攻關(guān)課題。關(guān)鍵詞：檔案；管理；信息化；建設(shè)；攻關(guān)1高校檔案管理信息化的內(nèi)容及意義高校檔案管理涉及多個(gè)相關(guān)學(xué)科，諸如計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、管理以及信息等。高校檔案管理信息化建設(shè)的主要內(nèi)容包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)、檔案信息資源整合、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)

2、范以及安保體系等四個(gè)方面的建設(shè)。1.1基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施涉及硬件和軟件兩個(gè)方面。其中，應(yīng)用系統(tǒng)的開發(fā)作為軟件支持存在，其基本要求是軟件操作簡便，易于廣泛推廣，具備組卷、分卷、維護(hù)以及查詢等多種功能；管理界面友好；軟件可及時(shí)更新，修補(bǔ)漏洞；較高的兼容性。9硬件建設(shè)需要同時(shí)考慮以下三個(gè)問題。首先，數(shù)字化校園與數(shù)字檔案和數(shù)字檔案館的建設(shè)同步，其次，將存儲和備份電子文件的相關(guān)硬件設(shè)備作為內(nèi)部局域網(wǎng)建設(shè)的重點(diǎn)，第三，提高本地備份及存儲電子文件的硬件配置，建設(shè)異地備份設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)。1.2檔案信息資源整合高校檔案信息資源的整合需要注意以下幾個(gè)方面

3、的問題。第一，高校各單位檔案部門收集并歸檔已有的電子文件，及時(shí)錄入信息數(shù)據(jù)庫，避免資源的流失；第二，對將要接收的電子文檔提前做好準(zhǔn)備工作，包括組織、技術(shù)和人員上的準(zhǔn)備，建立數(shù)據(jù)中心，統(tǒng)一接收和管理高校各單位信息資源，開通檢索服務(wù)；第三，建設(shè)檔案網(wǎng)站或者數(shù)字檔案館，成立數(shù)字化服務(wù)中心，為各單位提交信息提供高效服務(wù)。1.3標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的制定高校檔案管理工作的重要職能之一是制定和完善標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，其依據(jù)為《檔案法》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》等相關(guān)政策法規(guī)。建立的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)需要滿足實(shí)際需求，能夠科學(xué)的指導(dǎo)高校檔案管理信息化建設(shè)的全過程，確保信息化建設(shè)、管理和運(yùn)作過程有章可循

4、，保證規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化以及制度化的檔案管理信息化建設(shè)大方向不變。其主要職責(zé)為高校電子文件信息采集、管理、存儲格式標(biāo)準(zhǔn)、執(zhí)行細(xì)則等標(biāo)準(zhǔn)與制度的建立；制定電子文件歸檔、整理、公布、利用的格式要求和工作規(guī)范；9建立和完善電子文件保管、存儲及安全利用的制度等。1.4安保系統(tǒng)的建設(shè)信息安全是檔案管理工作首先需要確保的重點(diǎn)之一。安保體系的建設(shè)主要包括計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等硬件安全系統(tǒng)的建設(shè)，同時(shí)還包括內(nèi)外網(wǎng)隔離、網(wǎng)絡(luò)防火墻、文檔加密、訪問控制、用戶訪問認(rèn)證以及網(wǎng)絡(luò)密鑰的管理，雙管齊下，確保數(shù)字檔案系統(tǒng)信息傳遞的安全。2高校檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及問題2.1高校檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀2.

5、1.1基礎(chǔ)設(shè)施薄弱，管理手段老化目前國內(nèi)許多高校在信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)上投入力度不夠，用普通計(jì)算機(jī)代替專業(yè)服務(wù)器，在管理方式和方法上也一直沿用傳統(tǒng)的管理手段，效率低下，缺漏較多。雖然在一定程度上利用了計(jì)算機(jī)存儲和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，但是并未形成一體化的系統(tǒng)。生成與接收電子文檔，是高校檔案管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)功用，但是目前的現(xiàn)狀是高校檔案管理的軟件與配套程序建設(shè)速度慢，管理不科學(xué)，制約了信息化建設(shè)的步伐。2.1.2檔案管理方式落后、檔案結(jié)構(gòu)不合理從目前的檔案管理方式來看，從業(yè)人員缺少科學(xué)化管理的培訓(xùn)，多數(shù)從業(yè)者并非檔案專業(yè)，專業(yè)知識匱乏，沒有系統(tǒng)、科學(xué)的檔案管理知識，對已有管理系統(tǒng)掌握

6、不夠深入。9從檔案結(jié)構(gòu)來看，目前多數(shù)高校關(guān)注的檔案類別多為紙質(zhì)，而對視頻、音頻以及其他實(shí)物檔案的關(guān)注不夠。而且從檔案涉及的方面來說，多為教學(xué)、會議以及其他文字記錄的檔案，而對設(shè)備、基建檔案，以及高校日常工作中的檔案記錄較為缺乏。此外，檔案收集工作滯后，不夠全面，導(dǎo)致了檔案可復(fù)用性差，利用價(jià)值較低。2.1.3高校檔案管理開發(fā)利用率較低目前，高校檔案管理仍舊受到傳統(tǒng)檔案管理理念的影響，重保管輕利用，已經(jīng)收錄的檔案資料無法惠及教職工與學(xué)生，利用效率低下，檔案因此失去了應(yīng)有的參考價(jià)值，導(dǎo)致高校檔案資源的極大浪費(fèi)，長此以往將會形成惡性循環(huán)，極大的影響檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

7、此外，檔案利用的壟斷局面仍舊存在，高校檔案多數(shù)被行政人員利用，同時(shí)還有一部分科研人員，雖然目前各大高校已經(jīng)致力于擴(kuò)大檔案利用人群，但是力度仍舊不夠，同時(shí)宣傳乏力，沒有對宣傳形成有效的縱深，因此收效甚微。如何打破傳統(tǒng)的檔案管理模式，改變落后的管理理念，推廣先進(jìn)、科學(xué)的管理方法，是檔案從業(yè)人員需要認(rèn)真考慮的問題。2.2高校檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程出現(xiàn)的問題2.2.1投資規(guī)模大與資金來源少的矛盾9檔案信息化建設(shè)需要大量的資金作為后盾，其建設(shè)速度受到資金來源及穩(wěn)定性的制約。信息化建設(shè)中基礎(chǔ)設(shè)備的投資包括服務(wù)器、交換機(jī)、掃描儀、微縮設(shè)備等，這類設(shè)備需要大量的資金來購置。此外