淺議工程檔案管理中應(yīng)注意問題

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1、淺議工程檔案管理中應(yīng)注意問題　　摘要：目前工程檔案管理工作中存在的主要問題有：檔案管理的意識不強；檔案管理的基礎(chǔ)工作不扎實；檔案管理的人才匱乏，并提出了加強工程檔案管理工作的一系列，希望能進一步提高工程檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)水平。關(guān)鍵詞：工程檔案管理基礎(chǔ)工作1存在主要問題及原因1.1工程檔案資料管理制度不健全，職責(zé)沒有落實到位目前，某單位的部分工程建設(shè)單位在檔案管理體制上存在一定問題，沒有設(shè)立工程檔案管理組織，沒有制訂應(yīng)有的檔案管理規(guī)章制度，有些建設(shè)單位雖然制訂有，但也不健全。同時，沒有采取積極有效的措施，把檔案資料規(guī)范管理工作落到實處上，造成具體管理人員缺少責(zé)任感。這主要是因為某些建設(shè)

2、單位領(lǐng)導(dǎo)檔案意識不強，對檔案工作認(rèn)識不足引起的，日常工程建設(shè)管理中只注重抓工程施工建設(shè)，抓“形象工程”，只注意安全生產(chǎn)、工程質(zhì)量，而忽視了屬于內(nèi)勤服務(wù)范疇的檔案資料管理工作，某些檔案工作人員，因沒有工作壓力，往往處于一種應(yīng)付狀態(tài)。1.2管理經(jīng)費投入不足，保管條件較差6在各建設(shè)項目單位中，只有少數(shù)幾個單位有獨立的檔案資料室，但也存在裝具不足情況，有的檔案資料只能成捆堆放在地上，檔案“六防”措施上更是難以落實，特別是防盜、消防措施大部分建設(shè)單位，沒有獨立資料室，往往是和工程人員辦公室合二為一進行使用，這樣雖然看起來查找利用檔案資料很方便，也節(jié)省了房間，其實上是很不利檔案資料的安全保管的。主要

3、因為受工程所具有的建設(shè)時間緊、協(xié)作參與單位多、管理復(fù)雜、機構(gòu)臨時性等特點影響，部分建設(shè)單位是臨時抽調(diào)人員組成臨時機構(gòu)，他們的辦公用房也是臨時租用，房子緊張，很難落實專用房間作為檔案資料室。也有部分建設(shè)單位是基于工程結(jié)束竣工驗收后檔案資料的歸宿考慮，認(rèn)為工程檔案資料遲早是要移交給單位綜合檔案室保管的，沒有必要投入經(jīng)費去購置設(shè)施用于檔案資料的安全管理，只要表現(xiàn)上能應(yīng)付過去就行了，沒有從思想認(rèn)識上去重視。另有一些工程建設(shè)單位卻是因工程資金緊缺，辦公費用緊張，盡量能省則省，往往不愿拿出足夠的資金用于檔案管理，改善保管條件。1.3管理人員專業(yè)知識不強，管理欠規(guī)范6目前，某單位工程檔案資料管理人員只

4、有少數(shù)幾個是專職人員，并經(jīng)過檔案部門的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，而大部分檔案資料管理人員是臨時調(diào)抽，并身兼數(shù)職，有的由負(fù)責(zé)施工管理人員兼任，有的由單位辦公室人員兼，既沒參加過正規(guī)的檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，平時又忙于應(yīng)付手頭日常工作，所以就很難在檔案管理業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)上花時間、下功夫，檔案業(yè)務(wù)知識欠缺，管理很難做到規(guī)范。往往出現(xiàn)工程檔案資料的收集、整理與工程施工建設(shè)進度相脫節(jié)情況，檔案整理歸檔處在相對滯后的狀況上，造成工程資料不能有序規(guī)范管理，呈現(xiàn)零散狀態(tài)，隨著資料的堆積，整理歸檔勢必跟不上去。因而，有些建設(shè)單位檔案資料管理人員有時為了找一張圖紙或一份技術(shù)資料要忙上一段時間，甚至半天。還有的管理人員對檔案資料提供利用

5、管理不嚴(yán)格、隨用隨拿，也沒按規(guī)定辦理利用登記手續(xù)，往往容易造成工程資料損壞遺失。鑒此，可以看出建設(shè)單位的工程檔案管理人員業(yè)務(wù)水平高低、能力強弱，在很大程度上影響檔案資料管理規(guī)范化、科學(xué)化水平。2工程檔案管理的對策及建議2.1加強法制建設(shè)，完善工程管理制度應(yīng)監(jiān)督檢查工程檔案資料的形成、收集、整理和移交歸檔工作，擬制工程檔案資料管理制度標(biāo)準(zhǔn)。各單位落實上級要求，將檔案工作納入本單位總體發(fā)展規(guī)劃和年度計劃設(shè)立專門的職能部門，強化檔案管理工作的力度，將其與年底評獎機制掛鉤。并根據(jù)工程檔案資料管理有關(guān)法規(guī)制度，制定本單位工程檔案資料的實施細則，用于管理檔案歸檔工作。與參建單位簽署《責(zé)任書》，對工程

6、檔案歸檔中獎勵與處罰機制進行具體明確，使參建單位領(lǐng)導(dǎo)和技術(shù)人員重視工程檔案的歸檔工作。2.2注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)，指定專人負(fù)責(zé)6檔案管理人員應(yīng)提前介入，直接參與工程的調(diào)查、施工、驗收等過程，較快、較全面的掌握第一手資料。為加強工程檔案管理人員的專業(yè)水平，提高他們對檔案管理的責(zé)任心，應(yīng)對工程檔案管理人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，階段性地組織檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)班。并在工地現(xiàn)場至少設(shè)1名-2名檔案員，負(fù)責(zé)現(xiàn)場攝影、錄像、收集和整理現(xiàn)場檔案資料，并配合工程技術(shù)人員完成相關(guān)任務(wù)；按照《細則》要求，結(jié)合本單位實際，制定本單位陣地工程檔案資料管理制度和辦法，在強調(diào)質(zhì)量，抓住環(huán)節(jié)，注重落實上下功夫。2.3重視聲像檔案的收集，

7、擇優(yōu)保留首先應(yīng)進行已完工程的聲像資料的搶救性收集，早期工程建設(shè)圖片在單位的老同志那里基本都有保留，可通過電話或?qū)懶诺姆绞铰?lián)系求得圖片，將其掃描到電腦里永久保存。也可由老同志回憶工程中主要技術(shù)指標(biāo)及工程重要點位技術(shù)數(shù)據(jù)，如管線的埋深及走向等，方便今后對工程的維護。對現(xiàn)有資料應(yīng)擇優(yōu)保留，區(qū)分類別存檔。如對圖片進行整理，保留主要圖片，確保圖片能反映整個工程即可，將多余的、重復(fù)性的圖片刪除節(jié)省存儲空間，對音像資料進行必要的剪輯后刻盤保存。每