煉油企業(yè)檔案信息化管理策略研究

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1、煉油企業(yè)檔案信息化管理策略研究　　【摘要】隨著現(xiàn)代科學技術的進一步發(fā)展，作為現(xiàn)代科技的代表性技術，信息化技術已經(jīng)在各行各業(yè)中得到了廣泛的應用，煉油也不例外。在信息科技發(fā)展背景下，煉油企業(yè)檔案管理工作的網(wǎng)絡化進程必須要與時俱進，它是新時期下檔案管理的新目標。從分析現(xiàn)在煉油企業(yè)檔案管理信息化網(wǎng)絡化現(xiàn)狀入手，提出了升級煉油企業(yè)檔案管理信息化的建議和方案，為以后煉油單位檔案管理信息化提供了方向?！娟P鍵詞】煉油企業(yè)；檔案管理；信息化技術；現(xiàn)狀；改進近幾年以來，科學技術迅速發(fā)展，以電子計算機為代表的第三次科技革

2、命風靡全球，信息化技術在各行各業(yè)中得到了極為廣泛的應用。文檔管理、存儲和利用方式隨著信息化技術的應用也是機遇和挑戰(zhàn)并存。因此，如何把握機遇，應對挑戰(zhàn)，是在新世紀、新技術下檔案管理面對的最主要的問題。煉油企業(yè)檔案是其在工作和科研過程中形成的文件，包括紙圖標、文字、錄音等各種各樣的信息，是評價煉油企業(yè)管理工作優(yōu)劣的憑證，是進行科研的基礎。作為關鍵的信息資源，檔案的作用是不能被忽視的，它對煉油企業(yè)的現(xiàn)代化建設起著重要的作用。61.煉油企業(yè)檔案管理實現(xiàn)檔案信息化的必然性及意義1.1煉油企業(yè)檔案管理實現(xiàn)信息化

3、，是社會發(fā)展的客觀要求。煉油企業(yè)檔案管理信息化是煉油企業(yè)實現(xiàn)現(xiàn)代化的必經(jīng)之路，是煉油企業(yè)檔案社會化管理與服務得以深化的必然要求，也是煉油企業(yè)管理水平緊跟時代腳步的需要。通過利用網(wǎng)絡平臺的存儲信息與共享信息功能，企業(yè)內(nèi)部的資料可以有條理的獲得并且通過網(wǎng)絡平臺實現(xiàn)共享和傳遞，節(jié)省了大量的人力、物力，解決了以前各部門信息不通的弊病，在給煉油企業(yè)自身帶來了極大的經(jīng)濟效益的同時，也方便了管理階層和職工本人，有利于煉油企業(yè)的進一步發(fā)展。1.2煉油企業(yè)檔案管理實現(xiàn)信息化，是提高煉油企業(yè)管理水平的內(nèi)在要求。信息化作

4、為未來社會的發(fā)展趨勢，在煉油企業(yè)中的應用也必須要更加的規(guī)?；?，傳統(tǒng)行業(yè)的檔次也要不斷的提高，信息化程度肯定也是逐漸提高。目前，國內(nèi)各大煉油企業(yè)都在向實現(xiàn)檔案管理信息化而努力，改變以往煉油內(nèi)部服務模式，提高職工人員服務的效率和質量，提高相關機構的服務水平，從而提升企業(yè)整體的管理水平，優(yōu)化其管理流程，繼而令煉油企業(yè)的相關管理層能更好的為人民服務，發(fā)揮其功能。2.煉油企業(yè)檔案管理的信息化建設的現(xiàn)狀及所面臨的問題62.1煉油企業(yè)檔案管理的信息化建設缺乏高水平的專業(yè)管理人員。以目前統(tǒng)計的數(shù)據(jù)來看，在煉油企業(yè)中

5、，受過專業(yè)訓練的檔案管理人員只占到三成左右，大部分的管理人員專業(yè)基礎知識都比較欠缺，管理水平較低。服務方式還是老一套，沒有充分利用現(xiàn)代先進的信息傳遞渠道，檔案信息的利用率很低，這就直接影響了煉油企業(yè)檔案的信息化管理的推進。不規(guī)范的管理人員對企業(yè)內(nèi)部檔案的熟悉程度不夠，會經(jīng)常出現(xiàn)不該有的錯誤，這是企業(yè)信息化進程中很大的障礙。2.2煉油企業(yè)檔案管理的信息化建設缺乏必要的資金支持。對煉油企業(yè)檔案管理信息化進程中，需要補充必要的設備來完成既定的目標。設備的購買與更新都需要大量資金的支持，信息化過程中基礎建設

6、的設施包括數(shù)碼產(chǎn)品、計算機、打印設備、刻錄設備、掃描設備等，這些設備需求量大、更新?lián)Q代快且維修費用高，都要有有力的支持資金為保證，對于傳統(tǒng)行業(yè)來說，資金的預算已經(jīng)有了相對固定的模式，管理信息化中需要的資金可能金額稍大就會遭到管理層的反對，使檔案管理信息化進程較慢，拖延的后果就是無法完整的完成信息化建設。2.3煉油企業(yè)檔案管理的信息化建設人員缺乏信息化管理意識。在煉油企業(yè)檔案管理的過程中，人員是主要6的操作對象，也是信息化成敗的關鍵，其信息化管理意識的缺乏嚴重影響著這個改革的進程。煉油企業(yè)領導階層有時

7、候對短期利益過于重視，不愿意進行管理方面的投入，沒有對檔案管理工作有清晰的認識，多數(shù)煉油企業(yè)都是為了應付檢查草草了事，檔案的管理混亂，檔案丟失損壞嚴重。3煉油企業(yè)檔案信息化的措施和建議3.1強化檔案信息安全。在運用新技術的時候，在享受其便利性的同時，也不得不擔負他所帶來的新的風險。網(wǎng)絡時代信息泄露這個世界性的難題在煉油企業(yè)檔案管理的信息化建設過程中也是不可避免。所以在建設過程中要加強信息安全保障，通過必要的技術性措施，對檔案文檔進行保護。強化管理人員的安全防范意識，確保檔案信息不被竊取和泄露。尤其對

8、于關系國家命脈的油企來說，其內(nèi)部資料的保密性很重要，需要企業(yè)上下所有人員的特別關注。3.2做好檔案管理長期計劃。煉油企業(yè)檔案工作是一個長期的過程，必須堅持進行長期的工作安排，在煉油企業(yè)的管理工作中要占有一定的分量，煉油企業(yè)領導要統(tǒng)一安排，避免管理上的混亂，保證企業(yè)不斷發(fā)展的同時，也要使檔案管理工作與時俱進。加快煉油企業(yè)檔案管理信息化，有計劃的大力培養(yǎng)信息化管理人才，推行電子化進程，使檔案管理更加完善豐富。建設信息化中心，保證相關部門和職工都可以及時得到自己的基本信息。