淺談案卷在文書檔案中地位

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1、淺談案卷在文書檔案中地位　　摘要：本文闡述新時(shí)期案卷在文書檔案管理中的重要性。關(guān)鍵詞：案卷檔案管理手段中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A一、案卷的價(jià)值過去，在文書檔案管理中，案卷發(fā)揮了重要的作用。今天，在數(shù)字和網(wǎng)絡(luò)的世界里，案卷仍然具有其自身不能替代的價(jià)值。（一）保持文件之間歷史聯(lián)系的重要手段。文件之間具有內(nèi)在的歷史聯(lián)系，它使文件能夠準(zhǔn)確地再現(xiàn)歷史的真實(shí)。對(duì)于某些種類的文件而言，這種聯(lián)系與生俱來、明確而固定。例如各種圖紙文件，產(chǎn)生時(shí)就是一個(gè)文件整體的組成部分，圖號(hào)確定了它終身不變的歸屬關(guān)系及其要素與標(biāo)

2、識(shí)。但對(duì)機(jī)關(guān)行政文件而言，情況恰恰相反。文件之間的聯(lián)系是逐步產(chǎn)生的、隱含的、容易被破壞的，而且破壞以后難以復(fù)原。因?yàn)橄嚓P(guān)文件不僅生成于不同的單位或部門，而且文件本身沒有記錄和反映歷史聯(lián)系的要素與標(biāo)識(shí)。正是由于這個(gè)原因，案卷作為文件組合體的價(jià)值才彌足珍貴。計(jì)算機(jī)的應(yīng)用不僅沒有改變這種狀況，而且賦予了案卷新的使命。61.保持電子文件之間的歷史聯(lián)系。電子文件是以代碼序列方式記錄在磁盤、光盤等載體上的新型文件，具有特殊的物理性能，不可能像紙質(zhì)案卷那樣，以固定載體的方式保持它們之間的聯(lián)系。建立電子案卷是一種行之

3、有效的方法。它利用計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫技術(shù)，通過賦予并讀取物理標(biāo)識(shí)，使具有同一標(biāo)識(shí)的電子文件的信息構(gòu)成一個(gè)邏輯整體——電子案卷。只要不人為改變物理標(biāo)識(shí)，它們之間的關(guān)系就不會(huì)改變。因此，能確保電子文件之間的聯(lián)系穩(wěn)定而持久。2.進(jìn)行同一記錄兩種版本的統(tǒng)一管理。電子簽名問題的解決，使電子文件具有了完整的檔案價(jià)值。但紙質(zhì)文件仍然具有法律的權(quán)威性，無可替代。同時(shí)，紙質(zhì)檔案也有一個(gè)建立數(shù)字附本的問題。因此，同一文件兩種版本的情況將長期存在。電子案卷能夠有效保持兩者之間的特殊關(guān)系。當(dāng)沒有電子文件時(shí)，電子案卷是紙質(zhì)案卷的案卷

4、目錄及其卷內(nèi)文件目錄；當(dāng)有電子文件時(shí)，就成為電子案卷中相應(yīng)文件目錄的內(nèi)容，并由計(jì)算機(jī)進(jìn)行有關(guān)情況的著錄和統(tǒng)計(jì)。這樣，電子版與紙質(zhì)版文件具有完全相同的歸屬關(guān)系，并作為同一個(gè)文件進(jìn)行管理并發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)：前者通過計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)輔助完成立卷工作并提供日常利用；后者入庫保存，以備查考。63.實(shí)現(xiàn)多媒體信息統(tǒng)一管理與載體分類管理的結(jié)合?？茖W(xué)技術(shù)的發(fā)展，使機(jī)關(guān)文書檔案中的照片、錄音、錄像等文件日益增多。盡管它們具有各不相同的形成規(guī)律和物理性能，但同樣具有內(nèi)在的歷史聯(lián)系。因此，不僅需要進(jìn)行記錄方式和載體的物理整頓

5、，而且需要進(jìn)行內(nèi)容上的邏輯整理。案卷能夠?qū)崿F(xiàn)兩者的有機(jī)結(jié)合。首先將具有歷史聯(lián)系的多媒體文件統(tǒng)一立卷，賦予它們相同的案卷標(biāo)識(shí)，構(gòu)成一個(gè)文件的整體；然后賦予它們各自不同的載體標(biāo)識(shí)，作為分類管理的依據(jù)。案卷作為一個(gè)樞紐，把兩者緊密而有序地聯(lián)接在一起。如果條件具備，電子案卷能夠以數(shù)字的圖、文、聲、像再現(xiàn)歷史的真實(shí)。（二）是開發(fā)利用檔案信息資源的重要基礎(chǔ)。文書檔案是一種重要而特殊的信息資源。經(jīng)過檔案人員長期不懈的努力，已經(jīng)將其建設(shè)成為一個(gè)可被持續(xù)開發(fā)利用的檔案信息體系，即以全宗為單位的檔案信息分類檢索體系。檔案

6、實(shí)體分類體系是建立檔案信息體系的基礎(chǔ)。案卷作為全宗內(nèi)檔案實(shí)體分類的結(jié)果和類目單元，不僅保持所屬文件之間的歷史聯(lián)系，揭示類目的主題和特征，而且明確劃分彼此，區(qū)分文件歸屬，反映分類體系的結(jié)構(gòu)和自身的位置；因此是構(gòu)筑分類體系和信息體系重要的結(jié)構(gòu)要素，也是開發(fā)利用信息資源的重要基礎(chǔ)。1.保護(hù)電子文件的利用價(jià)值。一份檔案文件的價(jià)值只有在相關(guān)文件的整體中才能得到充分的體6現(xiàn)，只有密切聯(lián)系的若干文件才能反映出歷史的來龍去脈和真實(shí)面貌。在數(shù)字信息的海洋里，排列順序不能解決文件關(guān)聯(lián)的問題。同時(shí)，檢索只能找到具有相同的檢

7、索要素、符合特定檢索條件的文件，并不等于這些文件之間具有必然的歷史聯(lián)系。案卷正是從保持歷史聯(lián)系的角度成為了電子文件利用價(jià)值的守護(hù)神。2.提供利用檔案信息的重要途徑。檔案信息體系是有層次的。層次高，則信息量?。粚哟蔚?，則信息量大。案卷作為一個(gè)中間層次，具有信息量和詳略度適中、內(nèi)容概括性與問題、事件專指性統(tǒng)一的優(yōu)勢(shì)，是獲得所需信息、解決內(nèi)容龐雜與需求專一之間矛盾的重要途徑。二、改革立卷方法的思考（一）改革的基本條件。一是機(jī)構(gòu)、職能明確；二是實(shí)施規(guī)范化、制度化管理；三是人員素質(zhì)和專業(yè)水平提高，使立卷工作的難

8、度系數(shù)相對(duì)降低；四是計(jì)算機(jī)的普及和應(yīng)用水平的提高，為立卷工作提供了理想的工具。這些發(fā)展變化都為改革立卷方法提供了好的前提條件。（二）改革的基本思路。立卷是文件檔案管理的基礎(chǔ)，影響各環(huán)節(jié)工作的開展和檔案價(jià)值的保護(hù)，舉足輕重。應(yīng)該發(fā)揮檔案工作理論研究、行業(yè)管理、機(jī)關(guān)檔案室和檔案館等方面的優(yōu)勢(shì)，共同為案卷診病療疾。61.明確案卷概念。一張光盤可以存貯數(shù)百乃至上千個(gè)電子案卷，一個(gè)案卷的多媒體文件則可能存在于不同的保管單位之中。因此，應(yīng)取消案卷“保管單位”的屬性，